Evenementenloket

Door technische problemen is het momenteel niet mogelijk om een evenementaanvraag in te dienen.

Onze diensten stellen alles in het werk om dit zo snel mogelijk op te lossen.

Onze excuses voor het ongemak.

Veel gestelde vragen

Het evenementenloket is een dienst van de stad Kortrijk die je helpt bij het organiseren van een evenement. Je kunt er terecht voor het ontlenen van materiaal, het verkrijgen van een vergunning voor het gebruik van het openbaar domein, het organiseren van fuiven en concerten, ...

Het aanvragen van een evenement bestaat uit verschillende delen:

• Eerst vul je een online formulier in met de basisgegevens van je evenement.
• Daarna krijg je toegang tot jouw persoonlijk evenementendossier waar je alle nodige documenten en informatie kan toevoegen.
• Het evenementenloket zal je aanvraag beoordelen en je op de hoogte houden van de status en eventuele voorwaarden.

Wat kan je aanvragen in het evenementenloket?

• Materiaal voor je evenement. Vanaf 2025 is een nieuw retributiereglement van kracht met de nieuwe tarieven van de materialen en diensten. Die inkomsten gebruiken we om te blijven investeren in kwalitatief materiaal. Op die manier kunnen we de verenigingen en organisatoren nog beter bedienen.
• Een vergunning voor het gebruik van het openbaar domein.
• Een toestemming voor het organiseren van een fiets- of wandeltocht of een loopwedstrijd op de openbare weg.
• Een toestemming voor het organiseren van fuiven en concerten.
• Een vergunning voor het afschieten van feestvuurwerk.
• Een subsidie voor een straat- of buurtfeest of openluchtevenement.
• ... 

Wanneer moet je je aanvraag indienen?

• Minimum 14 weken op voorhand voor sportwedstrijden op de openbare weg.
• Minimum 8 weken op voorhand voor alle evenementen met uitzondering van kleine straat- en buurtfeesten.
• Minimum 6 weken op voorhand voor straat- en buurtfeesten waarbij er (1 of 2) straten verkeersvrij moeten gehouden worden.
• Minimum 3 weken op voorhand voor materiaalaanvragen en kleine straat- en buurtfeesten waarbij geen straten moeten afgezet worden.

De aanvraag moet volledig zijn tegen bovenstaande termijnen. Dus niet enkel een aanmelding van het evenement. 

Hoe moet je je aanvraag indienen?

1. Vul eerst het basisformulier in met de algemene info: wanneer, waar, wie. Na het indienen van het basisformulier wordt het vervolgdossier automatisch geopend. Je kan dit direct invullen of op een later moment doen. Je vindt het immers bij je evenementaanvragen als je opnieuw inlogt.
2. Het vervolgdossier bestaat, afhankelijk van het type evenement, uit een aantal tabbladen. Vul ieder tabblad in en bewaar. In deze tabbladen kan je ook materiaal aanvragen. Dien het vervolgdossier in wanneer volledig ingevuld.
3. Na het indienen van het vervolgdossier zal een dossierbehandelaar je verder begeleiden bij je evenementaanvraag.
4. In een aantal gevallen zal je gevraagd worden om extra veiligheidsvragen in te vullen en/of bijlages van een aantal documenten bij je dossier te voegen (tabblad ‘documenten’).
5. Hiervoor zal de dossierbehandelaar met je contact opnemen via de portaalreacties. Van iedere portaalreactie word je via e-mail verwittigd. Via diezelfde portaalreacties kan je met je dossierbehandelaar communiceren.

• Eventuele vergunningen en/of attesten die je nodig zou hebben, worden door je dossierbehandelaar opgeladen onder het tabblad ‘documenten’.