Het evenementenloket is een dienst van de stad Kortrijk die u helpt bij het organiseren van een evenement. U kunt er terecht voor het ontlenen van materiaal, het verkrijgen van een vergunning voor het gebruik van het openbaar domein, het organiseren van fuiven en concerten,...
Het aanvragen van een evenement bestaat uit twee delen: eerst vult u een online formulier in met de basisgegevens van uw evenement en daarna krijgt u toegang tot uw persoonlijke evenementendossier waar u alle nodige documenten en informatie kunt toevoegen. Het evenementenloket zal uw aanvraag beoordelen en u op de hoogte houden van de status en eventuele voorwaarden.
Een aanvraag doen voor:
- Het ontlenen van materiaal.
- Het verkrijgen van een vergunning voor het gebruik van het openbaar domein.
- Het organiseren van een fiets- of wandeltocht of een loopwedstrijd op de openbare weg.
- Het organiseren van fuiven en concerten.
- Het afschieten van feestvuurwerk.
- Het verkrijgen van een subsidie voor straat- of buurtfeest of openlucht evenement.
- ...
Wanneer moet je je aanvraag indienen?
- Minimum 14 weken op voorhand voor sportwedstrijden op de openbare weg.
- Minimum 8 weken op voorhand voor alle evenementen met uitzondering van kleine straat en buurtfeesten.
- Minimum 6 weken op voorhand voor straat en buurtfeesten waarbij er (1 of 2) straten verkeersvrij moeten gehouden worden.
- Minimum 3 weken op voorhand voor materiaalaanvragen en kleine straat- en buurtfeesten waarbij geen straten moeten afgezet worden.
De aanvraag moet volledig zijn tegen bovenstaande termijnen . Dus niet enkel een aanmelding van het evenement.
Hoe moet je je aanvraag indienen?
- Vul eerst het basisformulier in met de algemene info (wanneer, waar, wie). Na het indienen van het basisformulier wordt het vervolgdossier automatisch geopend. Je kan dit direct invullen of op een later moment doen. Je vindt het immers terug in je evenementaanvragen als je opnieuw inlogt.
- Het vervolgdossier bestaat, afhankelijk van het type evenement, uit een aantal tabbladen. Vul ieder tabblad in en bewaar. In deze tabbladen kan je ook materiaal aanvragen. Dien het vervolgdossier in wanneer volledig ingevuld.
- Na het indienen van het vervolgdossier zal een dossierbehandelaar je verder begeleiden bij je evenementaanvraag.
- In een aantal gevallen zal je gevraagd worden om extra veiligheidsvragen in te vullen en/of bijlages van een aantal documenten bij je dossier te voegen (tabblad ‘documenten’).
- Hiervoor zal de dossierbehandelaar met je contact opnemen via de portaalreacties. Van iedere portaalreactie wordt je via e-mail verwittigd. Via diezelfde portaalreacties kan je met je dossierbehandelaar communiceren.
- Eventuele vergunningen en/of attesten die je nodig zou hebben, worden door je dossierbehandelaar opgeladen onder het tabblad ‘documenten’.
