Privacyverklaring

• “Persoonsgegevens”: gegevens die op jou als natuurlijke persoon betrekking hebben.
• “Verwerken”: een bewerking of een geheel van bewerkingen op persoonsgegevens, al dan niet geautomatiseerd, zoals bv. het verzamelen, structureren, bewaren, raadplegen, bijwerken, gebruiken, combineren, wissen of vernietigen van persoonsgegevens.
• “Cookie”: kleine tekstbestanden die een website op jouw computer of mobiel toestel opslaat op het moment dat je de website bezoekt.

• “Kortrijk” of “wij”: de gemeentelijke bestuursdiensten van stad Kortrijk, met hoofdzetel te Grote Markt 54, 8500 Kortrijk en OCMW Kortrijk, met hoofdzetel te Budastraat 27, 8500 Kortrijk, die eveneens de verantwoordelijken zijn voor de verwerking van de persoonsgegevens zoals weergegeven in deze privacyverklaring.
• “Gebruiker” of “je”: elke natuurlijke persoon, rechtspersoon of overheidsinstelling van wie gegevens worden verwerkt

Ben je jonger dan 16 jaar, dan moedigen wij je aan, vooraleer je persoonsgegevens aan Kortrijk meedeelt bij het bezoek van onze website en/of bij het bezoek aan onze kantoren, om:

• deze privacyverklaring samen met jouw ouders of wettelijke vertegenwoordiger aandachtig te lezen.
• de toestemming van jouw ouders of wettelijke vertegenwoordiger te vragen voor jouw (online) activiteiten op onze website en wanneer je een beroep doet op onze diensten of producten.

Wij vragen aan jouw ouders en wettelijke vertegenwoordigers om: 

• betrokken te zijn bij de (online) activiteiten op deze onze website en/of de aangeboden diensten of producten.
• expliciete toestemming te geven bij het bezorgen van persoonsgegevens aan Kortrijk.
• expliciete toestemming te geven bij de aankoop van aangeboden diensten of producten. 

Wanneer je een beroep doet op onze dienstverlening, diensten of producten aankoopt of onze website bezoekt, kan je bepaalde gegevens bij ons achterlaten. Dit kunnen persoonsgegevens zijn  die we al dan niet rechtstreeks van jou hebben verkregen.
De gegevens worden gebruikt voor verschillende verwerkingsdoeleinden met variabele bewaringstermijnen.

Bekijk de tabel (pdf)

Wij verwerken jouw gegevens enkel als we er een duidelijk en gerechtvaardigd doel voor hebben. Dit kan enkel:

• om een wettelijke verplichting na te komen
• om onze taken van algemeen belang of een opdracht van openbaar gezag te vervullen
• om een overeenkomst uit te voeren
• wanneer je hiervoor toestemming hebt gegeven
• om een ernstige bedreiging voor jouw gezondheid te bestrijden

We delen jouw gegevens enkel met instanties mits expliciete toestemming van de betrokkene of als regelgeving ons daartoe verplicht..

Voor de verwerking van persoonsgegevens doen we een beroep op diverse IT-partners. Kortrijk sluit als verwerkersverantwoordelijke, verwerkersovereenkomsten af met de IT-partners in kwestie met het oog op het maximaal garanderen van de privacy van alle betrokkenen.

Binnen de werking van onze diensten kunnen we foto’s of opnames maken waarop ook bezoekers of gebruikers van onze dienstverlening te zien zijn (bv. bewoners van woonzorgcentra, bezoekers van wijkcentra, deelnemers aan activiteiten van sport plus, …). We maken hier een duidelijk onderscheid tussen niet-gerichte en gerichte beelden:

• Niet-gerichte beelden hebben niet de bedoeling om één of enkele personen duidelijk in beeld te brengen, maar schetsen eerder een algemeen sfeerbeeld. Stad en OCMW Kortrijk kunnen deze beelden gebruiken voor didactische, opleidings- en/of promotionele doeleinden, zowel in gedrukte media als op digitale media.
• Bij gerichte beelden gaat het om individuele afbeeldingen of afbeeldingen waarin één of enkele personen tijdens een groepsactiviteit worden uitgelicht of een afbeelding waarvoor wordt geposeerd. Voor het gebruik van dergelijke beelden zal telkens uitdrukkelijk toestemming gevraagd worden aan betrokkene en aangeduid worden voor welke kanalen de foto(‘s) gebruikt zullen worden. Je kan deze toestemming ook steeds intrekken.

De briefwisseling die je richt aan de diensten van Stad en OCMW Kortrijk worden gedigitaliseerd door Bpost, en intern digitaal ter beschikking gesteld van de bestemmeling.

Naar aanleiding van de verkiezingen worden er kiezerslijsten opgemaakt.
De kiezerslijsten bevatten de namen, geboortedatum en hoofdverblijfplaats van Belgische en niet-Belgische kiezers.

Wanneer politieke partijen of kandidaten voldoen aan de voorwaarden uit de kieswetgeving om een kiezerslijst te verkrijgen, dan zijn steden en gemeenten verplicht deze lijst af te leveren aan hen. 
De aanvragers kunnen deze lijst enkel gebruiken voor het enige doel waarvoor ze is bestemd, nl. direct marketing verkiezingsdoeleinden.

Aangezien de kieswetgeving het verstrekken van die kiezerslijst verplicht, kunnen burgers hun gemeentebestuur niet vragen om hun persoonsgegevens a priori te schrappen uit de kiezerslijst.

Als burgers niet willen dat hun persoonsgegevens door politieke partijen voor verkiezingsdoeleinden worden gebruikt, kunnen ze dit melden bij het stadsbestuur. Hun gegevens worden dan gemarkeerd in de kiezerslijst om aan te geven aan de ontvangers dat ze bezwaar hebben tegen het gebruik van hun gegevens voor direct marketingdoeleinden.

Je kan dat doen door te mailen naar verkiezingen@kortrijk.be of na afspraak aan de onthaalbalie van het stadhuis.

De website Kortrijk.be beschikt over een publieke chatbot die rond specifieke thema’s een 24/7-hulpverlening aanbiedt. Deze chatbot geeft enkel generieke antwoorden en registreert geen persoonlijke gegevens. De burger wordt niet geacht persoonsgegevens door te geven in de vraagstelling.  Deze gesprekken worden 90 dagen bijgehouden voor analytische en technische doeleinden.  Gedurende deze periode kunnen deze worden geconsulteerd door de beheerder bij problemen. 

Indien de burger geen afdoende antwoord ontvangt van de chatbot, kan hij via de chatbot een ticket aanmaken voor verdere opvolging door de stad Kortrijk. Daarin worden wel persoonsgegevens van de burger geregistreerd. De contactgegevens en vraag worden in dat geval geregistreerd. Deze gegevens worden geconsulteerd door team 1777 voor verdere afhandeling van de vraag/melding. 

De rechten

Overeenkomstig artikel 7.3 en artikel 13 tot en met 22 van de vermelde Verordening (EU) 2016/679 heb je, na schriftelijk verzoek zoals hierna vermeld, het recht om:

• jouw toestemming tot gegevensverwerking te allen tijde in te trekken. 
  Het intrekken van jouw toestemming heeft evenwel geen impact op de rechtmatigheid van de verwerking die gebeurde vóór de intrekking van jouw toestemming. 
• inzage te verkrijgen in jouw persoonsgegevens of er een kopie van te verkrijgen.
• jouw onjuiste persoonsgegevens te laten corrigeren of jouw onvolledige persoonsgegevens te laten vervolledigen.
• jouw persoonsgegevens te laten wissen, voor zover de verwerking niet nodig is voor de nakoming van een wettelijke of reglementaire verplichting, de vervulling van onze taak van algemeen belang, de instelling en uitoefening van een rechtsvordering of met het oog op de archivering.
• de beperking van de verwerking van jouw persoonsgegevens te verkrijgen.
• de overdraagbaarheid van jouw persoonsgegevens te verkrijgen, zodat jouw persoonsgegevens naar jou of naar een door jou genoemde organisatie worden doorgezonden, indien dit technisch mogelijk is en de verwerking berust op jouw toestemming of de verwerking noodzakelijk is voor de uitvoering van een overeenkomst waarbij je partij bent en de verwerking via geautomatiseerde procedés wordt verricht en voor zover de verwerking niet nodig is voor de vervulling van onze taak van algemeen belang.
• bezwaar te maken tegen de verwerking van jouw persoonsgegevens ten behoeve van profilering of direct marketing of een uitsluitend op geautomatiseerde verwerking gebaseerd besluit.

De uitoefeningswijze

Om deze vermelde rechten te kunnen uitoefenen, vragen wij je een schriftelijk verzoek in te dienen bij Kortrijk door ons een gedateerde en ondertekend brief te sturen naar het hoger vermelde adres ter attentie van het Informatieveiligheidscomité of door een e-mail te sturen naar privacy@kortrijk.be.

Om er zeker van te zijn dat het verzoek effectief door de juiste persoon wordt ingediend, vragen wij je om een (kopie van een) identiteitsbewijs mee te sturen met het verzoek. Maak in deze kopie persoonsgegevens die niet strikt noodzakelijk zijn voor jouw verzoek of die je niet met ons wenst te delen op dat moment, zwart.  

Na ontvangst van jouw verzoek reageren wij zo snel mogelijk en in ieder geval binnen de maand. Afhankelijk van de complexiteit van het verzoek, kan deze termijn met twee maanden worden verlengd. Van dergelijke verlenging stellen we je in kennis. 

De uitoefening van de vermelde rechten is kosteloos. Toch behouden wij ons het recht voor om je een redelijke vergoeding aan te rekenen voor de administratieve kosten die gepaard kunnen gaan met het verstrekken van de door jou gevraagde informatie of het treffen van de door jou gevraagde maatregelen.

Naast de hierboven vermelde rechten, heb je overeenkomstig artikel 77 tot en met 82 van de vermelde Verordening (EU) 2016/679 eveneens het recht om :

• een klacht in te dienen bij een toezichthoudende autoriteit, met name in de lidstaat waar hij gewoonlijk verblijft, hij zijn werkplek heeft of waar de beweerde inbreuk is begaan, indien hij van mening is dat de verwerking van hem betreffende persoonsgegevensinbreuk maakt op deze verordening. In België zijn dit de Gegevensbeschermingsautoriteit en de Vlaamse Toezichtscommissie. Dat kan via brief of online, zoals voorzien in de volgende link: 
  • Klacht indienen | Gegevensbeschermingsautoriteit 
  • Vlaamse Toezichtscommissie
• een voorziening in rechte te stellen tegen de Gegevensbeschermingsautoriteit of de Vlaamse Toezichtscommissie wegens het niet behandelen van jouw klacht of het niet in kennis stellen van de voortgang of het resultaat van jouw ingediende klacht;
• een voorziening in rechte in te dienen bij het gerecht tegen Kortrijk (Stad of OCMW) wegens persoonsgegevensinbreuk.

De maatregelen die wij hanteren

Kortrijk neemt passende technische en organisatorische maatregelen om jouw persoonsgegevens te beschermen en om een optimaal beveiligingsniveau te kunnen waarborgen. 

Zo troffen we onder meer volgende maatregelen:

• de aanstelling van een functionaris voor gegevensbescherming, die ingeval van vragen of problemen kan worden gecontacteerd via email op het adres privacy@kortrijk.be;
• het alleen toekennen van toegang tot bepaalde van jou verkregen persoonsgegevens aan bepaalde personen die de persoonsgegevens nodig hebben voor de uitvoering van hun functie.
• het onderwerpen van die personen aan vertrouwelijkheidsverbintenissen.
• het bijhouden van een register van verwerkingsactiviteiten.
• het op regelmatige tijdstippen testen, evalueren en bijsturen van de doeltreffendheid van onze veiligheidsmaatregelen.
• het afdwingen van garanties met betrekking tot het toepassen van passende technische en organisatorische beveiligingsmaatregelen, ingeval van onderaannemers die in opdracht van Kortrijk persoonsgegevens verwerken.
• het uitvoeren van een gegevensbeschermingseffectenbeoordeling voorafgaand aan de verwerking van persoonsgegevens waarbij nieuwe technologieën worden gebruikt die een hoog risico inhouden voor de rechten en vrijheden van de betrokkene(n).
• het melden van een inbreuk en andere belangrijke info aan de toezichthoudende autoriteit en in voorkomend geval aan de betrokkene(n), indien het een inbreuk in verband met persoonsgegevens betreft die een hoog risico inhoudt voor de rechten en vrijheden van de betrokkene(n);
• het desgevraagd samenwerken met de toezichthoudende autoriteiten en het raadplegen van de toezichthoudende autoriteiten bij het vervullen van onze taken.

De maatregelen die wij van jou vragen

Hoewel wij alle mogelijke inspanningen doen om jouw persoonsgegevens te beschermen, is een effectieve bescherming enkel mogelijk indien je zelf ook de nodige maatregelen neemt. 

Wij vragen je bijgevolg om :

• volledige en accurate informatie aan ons te verstrekken.
• de nodige zorg te dragen voor de vertrouwelijkheid van uw persoonsgegevens en eventuele gebruikersgegevens (zoals gebruikersnaam en paswoord). Deze zijn immers strikt persoonlijk en niet-overdraagbaar.

Het AVG-decreet voorziet in de verplichting tot het opmaken van een protocol voor elke elektronische mededeling van persoonsgegevens. Hieronder vind je een oplijsting van de geldende protocollen afgesloten tussen Kortrijk en Vlaamse instanties en externe overheden:

• Protocol voor de elektronische mededeling van persoonsgegevens van het Agentschap Binnenlands Bestuur naar Stad Kortrijk in het kader van de Stadsmonitor voor Centrumsteden > klik hier.
• Protocol voor de elektronische mededeling van persoonsgegevens van Stad Kortrijk naar Agentschap Binnenlands Bestuur in het kader van de Stadsmonitor voor Centrumsteden (GIS) > klik hier.
• Protocol voor de elektronische mededeling van persoonsgegevens van het Agentschap Zorg en Gezondheid naar Stad Kortrijk in het kader van het doorgeven van persoonsgegevens conform artikel 34/1 van het decreet van 21 november 2003 betreffende het preventieve gezondheidsbeleid > klik hier.
• Protocol voor de elektronische mededeling van persoonsgegevens van Stad Kortrijk naar PZ Vlas in het kader van het doorgeven van persoonsgegevens conform artikel 34/1 van het decreet van 21 november 2003 betreffende het preventieve gezondheidsbeleid> klik hier.
• Protocol voor de elektronische uitwisseling van persoonsgegevens tussen provinciegouverneur West-Vlaanderen en Stad Kortrijk in het kader van het project rivierherstel Leie en meander > klik hier.
• Protocol voor de elektronische uitwisseling van persoonsgegevens tussen Stad Kortrijk en Meemoo in het kader van de (wederzijdse) uitwisseling van Materiaal en Metadata > klik hier.
• Protocol voor de elektronische uitwisseling van gegevens tussen VLAIO en Stad Kortrijk in het kader van de controle van coronasteunmaatregelen aan ondernemingen > klik hier.
• Protocol ter omkadering van de elektronische mededeling van persoonsgegevens tussen het Agentschap Justitie en Handhaving en Stad Kortrijk in het kader van de toegang tot het Vlaams Handhavingsplatform > klik hier.
• Protocol voor de wederzijdse elektronische mededeling van persoonsgegevens tussen het Agentschap Binnenlands Bestuur, het Agentschap Wonen in Vlaanderen, Stad Kortrijk en OCMW Kortrijk, in het kader van de Vlaamse Huisvestigingstool en de huisvesting van tijdelijk ontheemden uit Oekraïne, om het Vlaamse aanbod van opvangplaatsen in kaart te brengen > klik hier.

• FO nr. 04/2017 9 maart 2017 (Recente kadastergegevens)
  Beraadslaging over het verlenen van een algemene machtiging aan de Vlaamse steden en Gemeenten, om via elektronische weg de persoonsgegevens te ontvangen van de Algemene Administratie van de Patrimoniumdocumentatie ("AAPD") voor toepassing van diverse bepalingen onder de Vlaamse reglementering door de steden en gemeenten.
• FO nr. 18/2015 28 mei 2015 (DIV i.k.v. GAS-boetes)
  Beraadslaging over het verlenen van een algemene machtiging aan de Steden en Gemeenten, de autonome gemeentebedrijven en het Brussels Hoofdstedelijk Parkeeragentschap om via elektronische weg de persoonsgegevens te ontvangen van de Directie Inschrijving van Voertuigen (hierna de "DIV") voor de identificatie en de bestraffing van overtreders van gemeentelijke reglementen of verordeningen.
• FO nr 14/2016 van 21 januari 2016 (DIV)
  Beraadslaging houdende de eenmalige machtiging om de gemeenten toegang te verlenen tot het repertorium van de DIV voor de identificatie van personen die door het gebruik van een voertuig, parkeerretributie, -belasting of parkeergeld schuldig zijn - Herziening van de beraadslaging FO n° 05/2015 van 19 maart 2015 (AF-MA-2015-099).
• RR nr. 13/2013 13 februari 2013 (Rijksregistergegevens van niet-inwoners) 
  Aanvraag van de VVSG ten behoeve van de gemeenten om toegang te krijgen tot de informatiegegevens van het Rijksregister met het oog op de uitvoering van de aan hen toevertrouwde taken.
• RR nr. 28/2009 18 mei 2009 (Rijksregistergegevens voor bibliotheken)
  Aanvraag van Bibnet ten behoeve van de Nederlandstalige openbare bibliotheken in Vlaanderen en Brussel om toegang te bekomen tot de informatiegegevens van het Rijksregister voor identificatie en beheer van hun leden.
• RR nr 38/2009 17 juni 2009
  Aanvraag ingediend door de Federale Overheidsdienst Informatie- en Communicatietechnologie (Fedict) om gemachtigd te worden tot het verkrijgen van sommige gegevens van het Rijksregister om deze in het raam van de eBirth-toepassing door te geven aan de bevolkingsdiensten. (RN/MA/2009/016)

Je vindt de vorige versies van deze privacyverklaring hieronder:

• versie 240913
• versie 240626
• versie 240205
• versie 230929
• versie 221121
• versie 221017
• versie 220807
• versie 220621
• versie 220530
• versie 220331
• versie 210830
• versie 210709
• versie 210625
• versie 210506
• versie 210301
• versie 210222
• versie 210118
• versie 200910
• versie 200907
• versie 190327

Mocht je na het lezen van deze privacyverklaring nog vragen of opmerkingen hebben, dan kan je steeds contact opnemen met de functionaris voor gegevensbescherming (DPO) voor Kortrijk, dhr. Nick Vandommele.
T 0473 86 26 19 | privacy@kortrijk.be