Privacyverklaring

Onder Kortrijk begrijpen we zowel Stad als OCMW

Datum van de laatste update: 7 juli 2018

De bescherming van uw privacy is erg belangrijk voor Kortrijk. 
In deze privacyverklaring verneemt u meer over o.a. :

  • de persoonsgegevens - digitaal en op papier - die wij van u verwerken
  • de verwerkingsdoeleinden en rechtsgronden waarom wij uw persoonsgegevens verwerken
  • uw rechten en de wijze waarop u deze kan uitoefenen
  • de maatregelen die we nemen om uw persoonsgegevens te beschermen 

Identificatie

  • “Kortrijk” of “wij”: de gemeentelijke bestuursdiensten van stad Kortrijk, gevestigd in Grote Markt 54, 8500 Kortrijk en OCMW Kortrijk, gevestigd in Budastraat 27, 8500 Kortrijk, die eveneens de verantwoordelijken zijn voor de verwerking van de persoonsgegevens zoals weergegeven in deze privacyverklaring.
  • “Gebruiker” of “u”: elke natuurlijke persoon, rechtspersoon of overheidsinstelling van wie gegevens worden verwerkt

Terminologie

  • “Persoonsgegevens”: gegevens die op u als natuurlijke persoon betrekking hebben.
  • “Verwerken”: een bewerking of een geheel van bewerkingen op persoonsgegevens, al dan niet geautomatiseerd, zoals bv. het verzamelen, structureren, bewaren, raadplegen, bijwerken, gebruiken, combineren, wissen of vernietigen van persoonsgegevens.
  • “Cookie”: Kleine tekstbestanden die een website op uw computer of mobiel toestel opslaat op het moment dat u de website bezoekt.

Het beheer van uw persoonsgegevens verloopt overeenkomstig de geldende regelgeving (zoals voorzien in de Verordening (EU) 2016/679 van het Europees Parlement en de Raad van 27 april 2016 betreffende de bescherming van natuurlijke personen in verband met de verwerking van persoonsgegevens ). Kortrijk past dit toe op zowel geïnformatiseerde als manuele gegevensverwerking.

We vragen u deze privacyverklaring zorgvuldig door te nemen vooraleer u gebruik maakt van onze dienstverlening (fysiek of digitaal) en u persoonsgegevens doorgeeft aan Kortrijk. 

Toekomstige aanpassingen van deze privacyverklaring kunnen niet worden uitgesloten. Kortrijk behoudt zich bijgevolg het recht voor om deze privacyverklaring te allen tijde te kunnen aanpassen, mits u hiervan op de hoogte wordt gesteld via deze website.

Bent u minderjarig (jonger dan 16 jaar) ?

Bent u jonger dan 16 jaar, dan moedigen wij u aan, vooraleer u persoonsgegevens aan Kortrijk meedeelt bij het bezoek van onze website en/of bij het bezoek aan onze kantoren, om:

  • deze privacyverklaring samen met uw ouders of wettelijke vertegenwoordiger aandachtig te lezen.
  • de toestemming van uw ouders of wettelijke vertegenwoordiger te vragen voor uw (online) activiteiten op onze website en wanneer u een beroep doet op onze diensten of producten.

Wij vragen aan uw ouders en wettelijke vertegenwoordigers om: 

  • betrokken te zijn bij de (online) activiteiten op deze onze website en/of de aangeboden diensten of producten.
  • expliciete toestemming te geven bij het bezorgen van persoonsgegevens aan Kortrijk.
  • expliciete toestemming te geven bij de aankoop van aangeboden diensten of producten. 

De persoonsgegevens die wij van u verwerken

Wanner u een beroep doet op onze dienstverlening, diensten of producten aankoopt of onze website bezoekt, kunt u bepaalde gegevens bij ons achterlaten. Dit kunnen persoonsgegevens zijn.
De gegevens worden gebruikt voor verschillende verwerkingsdoeleinden met variabele bewaringstermijnen.

Bekijk de tabel (pdf)

Wij hebben niet de intentie om bijzondere en of gevoelige persoonsgegevens te verwerken, tenzij dit wettelijk vereist is of mits uw toestemming.
In het kader van de uitvoering van onze wettelijke bevoegdheden van algemeen belang, verwerkt Kortrijk uw persoonsgegevens uitsluitend voor de realisatie van deze doeleinden.
We delen uw gegevens enkel met instanties waartoe we een wettelijke verplichting hebben, tenzij mits expliciete toestemming van de betrokkene.

Tevens maken wij gebruik van diverse gegevens in het kader van onze wettelijke opdracht als lokaal bestuur. Dit kunnen gegevens zijn die we niet rechtstreeks van u hebben verkregen.

De rechten en de wijze waarop u uw rechten als gebruiker kan uitoefenen

De rechten

Overeenkomstig artikel 7.3 en artikel 13 tot en met 22 van de vermelde Verordening (EU) 2016/679 heeft u, na schriftelijk verzoek zoals hierna vermeld, het recht om:

  • uw toestemming tot gegevensverwerking te allen tijde in te trekken. 
  • Het intrekken van uw toestemming heeft evenwel geen impact op de rechtmatigheid van de verwerking die gebeurde vóór de intrekking van uw toestemming. 
  • inzage te verkrijgen tot uw persoonsgegevens of er een kopie van te verkrijgen.
  • uw onjuiste persoonsgegevens te laten corrigeren of uw onvolledige persoonsgegevens te laten vervolledigen.
  • uw persoonsgegevens te laten wissen, voor zover de verwerking niet nodig is voor de nakoming van een wettelijke of reglementaire verplichting, de vervulling van onze taak van algemeen belang, de instelling en uitoefening van een rechtsvordering of met het oog op de archivering.
  • de beperking van de verwerking van uw persoonsgegevens te verkrijgen.
  • de overdraagbaarheid van uw persoonsgegevens te verkrijgen, zodat uw persoonsgegevens naar u of naar een door u genoemde organisatie worden doorgezonden, indien dit technisch mogelijk is en de verwerking berust op uw toestemming of de verwerking noodzakelijk is voor de uitvoering van een overeenkomst waarbij u partij bent en de verwerking via geautomatiseerde procedés wordt verricht en voor zover de verwerking niet nodig is voor de vervulling van onze taak van algemeen belang.
  • bezwaar te maken tegen de verwerking van uw persoonsgegevens ten behoeve van profilering of direct marketing of een uitsluitend op geautomatiseerde verwerking gebaseerd besluit.

De uitoefeningswijze

Om deze vermelde rechten te kunnen uitoefenen, vragen wij u een schriftelijk verzoek in te dienen bij Kortrijk door ons een gedateerde en ondertekend brief te sturen naar het hoger vermelde adres ter attentie van het Informatieveiligheidscomité of door een e-mail te sturen naar privacy@kortrijk.be.

Om er zeker van te zijn dat het verzoek effectief door de juiste persoon wordt ingediend, vragen wij u om een kopie van uw identiteitskaart mee te sturen met het verzoek. Maak in deze kopie uw pasfoto, geboorteplaats- en datum, geslacht, nationaliteit, kaartnummer, handtekening en rijksregisternummer zwart. Dit ter bescherming van uw privacy. 

Na ontvangst van uw verzoek reageren wij zo snel mogelijk en in ieder geval binnen de maand. Afhankelijk van de complexiteit van het verzoek, kan deze termijn met twee maanden worden verlengd. Van dergelijke verlenging wordt u in kennis gesteld. 

De uitoefening van de vermelde rechten is kosteloos. Toch behouden wij ons het recht voor om u een redelijke vergoeding aan te rekenen voor de administratieve kosten die gepaard kunnen gaan aan het verstrekken van de door u gevraagde informatie of het treffen van de door u gevraagde maatregelen.

Naast de hierboven vermelde rechten, heeft u overeenkomstig artikel 77 tot en met 82 van de vermelde Verordening (EU) 2016/679 eveneens het recht om :

  • een klacht in te dienen bij de Gegevensbeschermingsautoriteit wegens persoonsgegevensinbreuk. Dat kan via brief of e-mail, zoals voorzien in de volgende link: https://www.gegevensbeschermingsautoriteit.be/melding-van-gegevenslekken.
  • een voorziening in rechte te stellen tegen de Gegevensbeschermingsautoriteit wegens het niet behandelen van uw klacht of het niet in kennis stellen van de voortgang of het resultaat van uw ingediende klacht ;
  • een voorziening in rechte in te dienen bij het gerecht tegen Kortrijk (Stad of OCMW)wegens persoonsgegevensinbreuk.

De maatregelen om uw persoonsgegevens te beschermen

De maatregelen die wij hanteren

Kortrijk neemt passende technische en organisatorische maatregelen om uw persoonsgegevens te beschermen en om een optimaal beveiligingsniveau te kunnen waarborgen. 

Zo troffen we onder meer volgende maatregelen:

  • de samenwerking met een door Kortrijk aangestelde functionaris voor gegevensbescherming, die ingeval van vragen of problemen kan worden gecontacteerd via email op het adres privacy@kortrijk.be;
  • het alleen toekennen van toegang tot bepaalde van u verkregen persoonsgegevens aan bepaalde personen die de persoonsgegevens nodig hebben voor de uitvoering van hun functie.
  • het onderwerpen van die personen aan vertrouwelijkheidsverbintenissen.
  • het bijhouden van een register van verwerkingsactiviteiten.
  • het op regelmatige tijdstippen testen, evalueren en bijsturen van de doeltreffendheid van onze veiligheidsmaatregelen.
  • het afdwingen van garanties met betrekking tot het toepassen van passende technische en organisatorische beveiligingsmaatregelen, ingeval van onderaanneming die in opdracht van Kortrijk persoonsgegevens verwerkt.
  • het uitvoeren van een gegevensbeschermingseffectenbeoordeling voorafgaand aan de verwerking van persoonsgegevens waarbij nieuwe technologieën worden gebruikt die een hoog risico inhouden voor de rechten en vrijheden van de betrokkene(n).
  • het melden van een inbreuk en andere belangrijke info aan de toezichthoudende autoriteit en in voorkomend geval aan de betrokkene(n), indien het een inbreuk in verband met persoonsgegevens betreft die een hoog risico inhoudt voor de rechten en vrijheden van de betrokkene(n);
  • het desgevraagd samenwerken met de toezichthoudende autoriteiten en het raadplegen van de toezichthoudende autoriteiten bij het vervullen van onze taken.

De maatregelen die wij van u vragen

Hoewel wij alle mogelijke inspanningen doen om uw persoonsgegevens te beschermen, is een effectieve bescherming enkel mogelijk indien u zelf ook de nodige maatregelen neemt. 

Wij vragen u bijgevolg om :

  • volledige en accurate informatie aan ons te verstrekken.
  • de nodige zorg te dragen over de vertrouwelijkheid van uw persoonsgegevens en eventuele gebruikersgegevens (zoals gebruikersnaam en paswoord). Deze zijn immers strikt persoonlijk en niet-overdraagbaar.

Het gebruik van cookies

Cookies worden gebruikt om de functionaliteit en de gebruikservaring van een website te optimaliseren.
De cookies worden niet aan derden door gegeven.

Overzicht van gebruikte cookies:
Op websites worden verschillende soorten cookies gebruikt:

  • Essentiële cookies
    Essentiële cookies zijn cookies die noodzakelijk zijn om een website (beter) te laten functioneren, bijvoorbeeld cookies die de laadtijd van webpagina’s beheren.
  • Functionele cookies
    Functionele cookies verzamelen informatie over de keuzes en voorkeuren van de gebruiker en bieden, bijvoorbeeld de mogelijkheid om taalinstellingen te onthouden.
  • Analytische of performance cookies
    Analytische of performance cookies verzamelen informatie over het gedrag van gebruiker om de prestaties van de website in kwestie te meten en de gebruikservaring te verbeteren.
  • Targeting of advertising cookies
  • Targeting of advertising cookies volgen het surfgedrag van de gebruiker op om klant- of gebruikersprofielen samen te stellen.
    Die profielen worden meestal gebruikt om relevante en gepersonaliseerde advertenties te tonen die overeenkomen met de interesses van de bijhorende gebruikers.
    Bovendien worden ze gebruikt om de doeltreffendheid van advertentiecampagnes te meten en om marktanalyses uit te voeren.

Specifiek overzicht
Hieronder vindt u een overzicht van de verschillende categorieën van cookies die gebruikt worden op onze website:

  • SessionID
    Type: Functioneel - Essentieel
    Doel: Beheer van de sessie
    Bewaartermijn:  Einde van de sessie
  • Lang 
    Type: Essentieel 
    Doel:  Beheer van de taal van de gebruiker 
    Bewaartermijn: 1 maand

Cookies beheren

U kunt cookies steeds uitschakelen in uw browser-instellingen. Hieronder vindt u instructies voor:

Hou er rekening mee dat, wanneer u cookies uitschakelt, de website minder goed zou kunnen werken.

Vragen en of opmerkingen

Mocht u na het lezen van deze privacyverklaring nog vragen of opmerkingen hebben, dan kan u steeds contact opnemen met de stad Kortrijk via email op het adres privacy@kortrijk.be.

Privacyverklaring van stad Kortrijk en OCMW KortrijK als pdf-bestand 

Zie ook gebruiksvoorwaarden website stad Kortrijk