Privacyverklaring

Onder Kortrijk begrijpen we zowel Stad als OCMW

Datum van de laatste update: 10 september 2020

De bescherming van uw privacy is erg belangrijk voor Kortrijk. 
In deze privacyverklaring verneem je meer over o.a. :

  • de persoonsgegevens - digitaal en op papier - die wij van je verwerken
  • de verwerkingsdoeleinden en rechtsgronden waarom wij jouw persoonsgegevens verwerken
  • jouw rechten en de wijze waarop je deze kan uitoefenen
  • de maatregelen die we nemen om jouw persoonsgegevens te beschermen 

Identificatie

  • “Kortrijk” of “wij”: de gemeentelijke bestuursdiensten van stad Kortrijk, met hoofdzetel te Grote Markt 54, 8500 Kortrijk en OCMW Kortrijk, met hoofdzetel te Budastraat 27, 8500 Kortrijk, die eveneens de verantwoordelijken zijn voor de verwerking van de persoonsgegevens zoals weergegeven in deze privacyverklaring.
  • “Gebruiker” of “je”: elke natuurlijke persoon, rechtspersoon of overheidsinstelling van wie gegevens worden verwerkt

Terminologie

  • “Persoonsgegevens”: gegevens die op jou als natuurlijke persoon betrekking hebben.
  • “Verwerken”: een bewerking of een geheel van bewerkingen op persoonsgegevens, al dan niet geautomatiseerd, zoals bv. het verzamelen, structureren, bewaren, raadplegen, bijwerken, gebruiken, combineren, wissen of vernietigen van persoonsgegevens.
  • “Cookie”: Kleine tekstbestanden die een website op jouw computer of mobiel toestel opslaat op het moment dat je de website bezoekt.

Het beheer van jouw persoonsgegevens verloopt overeenkomstig de geldende regelgeving (zoals voorzien in de Verordening (EU) 2016/679 van het Europees Parlement en de Raad van 27 april 2016 betreffende de bescherming van natuurlijke personen in verband met de verwerking van persoonsgegevens ). Kortrijk past dit toe op zowel geïnformatiseerde als manuele gegevensverwerking.

We vragen je deze privacyverklaring zorgvuldig door te nemen vooraleer je gebruik maakt van onze dienstverlening (fysiek of digitaal) en je persoonsgegevens doorgeeft aan Kortrijk. 

Toekomstige aanpassingen van deze privacyverklaring kunnen niet worden uitgesloten. Kortrijk behoudt zich bijgevolg het recht voor om deze privacyverklaring te allen tijde te kunnen aanpassen, mits je hiervan op de hoogte wordt gesteld via deze website.

Bent u minderjarig (jonger dan 16 jaar) ?

Ben je jonger dan 16 jaar, dan moedigen wij je aan, vooraleer je persoonsgegevens aan Kortrijk meedeelt bij het bezoek van onze website en/of bij het bezoek aan onze kantoren, om:

  • deze privacyverklaring samen met jouw ouders of wettelijke vertegenwoordiger aandachtig te lezen.
  • de toestemming van jouw ouders of wettelijke vertegenwoordiger te vragen voor jouw (online) activiteiten op onze website en wanneer je een beroep doet op onze diensten of producten.

Wij vragen aan jouw ouders en wettelijke vertegenwoordigers om: 

  • betrokken te zijn bij de (online) activiteiten op deze onze website en/of de aangeboden diensten of producten.
  • expliciete toestemming te geven bij het bezorgen van persoonsgegevens aan Kortrijk.
  • expliciete toestemming te geven bij de aankoop van aangeboden diensten of producten. 

De persoonsgegevens die wij van jou verwerken

Wanneer je een beroep doet op onze dienstverlening, diensten of producten aankoopt of onze website bezoekt, kan je bepaalde gegevens bij ons achterlaten. Dit kunnen persoonsgegevens zijn.
De gegevens worden gebruikt voor verschillende verwerkingsdoeleinden met variabele bewaringstermijnen.

Bekijk de tabel (pdf)

Wij hebben niet de intentie om bijzondere en of gevoelige persoonsgegevens te verwerken, tenzij dit wettelijk vereist is of mits jouw toestemming.
In het kader van de uitvoering van onze wettelijke bevoegdheden van algemeen belang, verwerkt Kortrijk jouw persoonsgegevens uitsluitend voor de realisatie van deze doeleinden.
We delen jouw gegevens enkel met instanties waartoe we een wettelijke verplichting hebben, tenzij mits expliciete toestemming van de betrokkene.

Tevens maken wij gebruik van diverse gegevens in het kader van onze wettelijke opdracht als lokaal bestuur. Dit kunnen gegevens zijn die we niet rechtstreeks van jou hebben verkregen.

Foto en video

Binnen de werking van onze diensten kunnen we foto’s of opnames maken waarop ook bezoekers of gebruikers van onze dienstverlening te zien zijn (bv. bewoners van woonzorgcentra, bezoekers van wijkcentra, deelnemers aan activiteiten van sport plus, …).We maken hier een duidelijk onderscheid tussen niet-gerichte en gerichte beelden:

  • Niet-gerichte beelden hebben niet de bedoeling om één of enkele personen duidelijk in beeld te brengen, maar schetsen eerder een algemeen sfeerbeeld. Stad en OCMW Kortrijk kunnen deze beelden gebruiken voor didactische, opleidings- en/of promotionele doeleinden, zowel in gedrukte media als op digitale media.
  • Bij gerichte beelden gaat het om individuele afbeeldingen of afbeeldingen waarin één of enkele personen tijdens een groepsactiviteit worden uitgelicht of een afbeelding waarvoor wordt geposeerd. Voor het gebruik van dergelijke beelden zal telkens uitdrukkelijk toestemming gevraagd worden aan betrokkene en aangeduid worden voor welke kanalen de foto(‘s) gebruikt zullen worden. Je kan deze toestemming ook steeds intrekken.

De rechten en wijze waarop je jouw rechten als gebruiker kan uitoefenen

De rechten

Overeenkomstig artikel 7.3 en artikel 13 tot en met 22 van de vermelde Verordening (EU) 2016/679 heb je, na schriftelijk verzoek zoals hierna vermeld, het recht om:

  • jouw toestemming tot gegevensverwerking te allen tijde in te trekken. 
  • Het intrekken van jouw toestemming heeft evenwel geen impact op de rechtmatigheid van de verwerking die gebeurde vóór de intrekking van jouw toestemming. 
  • inzage te verkrijgen tot jouw persoonsgegevens of er een kopie van te verkrijgen.
  • jouw onjuiste persoonsgegevens te laten corrigeren of jouw onvolledige persoonsgegevens te laten vervolledigen.
  • jouw persoonsgegevens te laten wissen, voor zover de verwerking niet nodig is voor de nakoming van een wettelijke of reglementaire verplichting, de vervulling van onze taak van algemeen belang, de instelling en uitoefening van een rechtsvordering of met het oog op de archivering.
  • de beperking van de verwerking van jouw persoonsgegevens te verkrijgen.
  • de overdraagbaarheid van jouw persoonsgegevens te verkrijgen, zodat jouw persoonsgegevens naar jou of naar een door jou genoemde organisatie worden doorgezonden, indien dit technisch mogelijk is en de verwerking berust op jouw toestemming of de verwerking noodzakelijk is voor de uitvoering van een overeenkomst waarbij je partij bent en de verwerking via geautomatiseerde procedés wordt verricht en voor zover de verwerking niet nodig is voor de vervulling van onze taak van algemeen belang.
  • bezwaar te maken tegen de verwerking van jouw persoonsgegevens ten behoeve van profilering of direct marketing of een uitsluitend op geautomatiseerde verwerking gebaseerd besluit.

De uitoefeningswijze

Om deze vermelde rechten te kunnen uitoefenen, vragen wij je een schriftelijk verzoek in te dienen bij Kortrijk door ons een gedateerde en ondertekend brief te sturen naar het hoger vermelde adres ter attentie van het Informatieveiligheidscomité of door een e-mail te sturen naar privacy@kortrijk.be.

Om er zeker van te zijn dat het verzoek effectief door de juiste persoon wordt ingediend, vragen wij je om een kopie van jouw identiteitskaart mee te sturen met het verzoek. Maak in deze kopie jouw pasfoto, geboorteplaats- en datum, geslacht, nationaliteit, kaartnummer, handtekening en rijksregisternummer zwart. Dit ter bescherming van jouw privacy. 

Na ontvangst van jouw verzoek reageren wij zo snel mogelijk en in ieder geval binnen de maand. Afhankelijk van de complexiteit van het verzoek, kan deze termijn met twee maanden worden verlengd. Van dergelijke verlenging stellen we je in kennis. 

De uitoefening van de vermelde rechten is kosteloos. Toch behouden wij ons het recht voor om je een redelijke vergoeding aan te rekenen voor de administratieve kosten die gepaard kunnen gaan aan het verstrekken van de door jou gevraagde informatie of het treffen van de door jou gevraagde maatregelen.

Naast de hierboven vermelde rechten, heb je overeenkomstig artikel 77 tot en met 82 van de vermelde Verordening (EU) 2016/679 eveneens het recht om :

  • een klacht in te dienen bij de Gegevensbeschermingsautoriteit wegens persoonsgegevensinbreuk. Dat kan via brief of e-mail, zoals voorzien in de volgende link: https://www.gegevensbeschermingsautoriteit.be/melding-van-gegevenslekken.
  • een voorziening in rechte te stellen tegen de Gegevensbeschermingsautoriteit wegens het niet behandelen van jouw klacht of het niet in kennis stellen van de voortgang of het resultaat van jouw ingediende klacht ;
  • een voorziening in rechte in te dienen bij het gerecht tegen Kortrijk (Stad of OCMW) wegens persoonsgegevensinbreuk.

De maatregelen om jouw persoonsgegevens te beschermen

De maatregelen die wij hanteren

Kortrijk neemt passende technische en organisatorische maatregelen om jouw persoonsgegevens te beschermen en om een optimaal beveiligingsniveau te kunnen waarborgen. 

Zo troffen we onder meer volgende maatregelen:

  • de aanstelling van een functionaris voor gegevensbescherming, die ingeval van vragen of problemen kan worden gecontacteerd via email op het adres privacy@kortrijk.be;
  • het alleen toekennen van toegang tot bepaalde van jou verkregen persoonsgegevens aan bepaalde personen die de persoonsgegevens nodig hebben voor de uitvoering van hun functie.
  • het onderwerpen van die personen aan vertrouwelijkheidsverbintenissen.
  • het bijhouden van een register van verwerkingsactiviteiten.
  • het op regelmatige tijdstippen testen, evalueren en bijsturen van de doeltreffendheid van onze veiligheidsmaatregelen.
  • het afdwingen van garanties met betrekking tot het toepassen van passende technische en organisatorische beveiligingsmaatregelen, ingeval van onderaannemers die in opdracht van Kortrijk persoonsgegevens verwerken.
  • het uitvoeren van een gegevensbeschermingseffectenbeoordeling voorafgaand aan de verwerking van persoonsgegevens waarbij nieuwe technologieën worden gebruikt die een hoog risico inhouden voor de rechten en vrijheden van de betrokkene(n).
  • het melden van een inbreuk en andere belangrijke info aan de toezichthoudende autoriteit en in voorkomend geval aan de betrokkene(n), indien het een inbreuk in verband met persoonsgegevens betreft die een hoog risico inhoudt voor de rechten en vrijheden van de betrokkene(n);
  • het desgevraagd samenwerken met de toezichthoudende autoriteiten en het raadplegen van de toezichthoudende autoriteiten bij het vervullen van onze taken.

De maatregelen die wij van jou vragen

Hoewel wij alle mogelijke inspanningen doen om jouw persoonsgegevens te beschermen, is een effectieve bescherming enkel mogelijk indien je zelf ook de nodige maatregelen neemt. 

Wij vragen je bijgevolg om :

  • volledige en accurate informatie aan ons te verstrekken.
  • de nodige zorg te dragen voor de vertrouwelijkheid van uw persoonsgegevens en eventuele gebruikersgegevens (zoals gebruikersnaam en paswoord). Deze zijn immers strikt persoonlijk en niet-overdraagbaar.

Het gebruik van cookies

Cookies worden gebruikt om de functionaliteit en de gebruikservaring van een website te optimaliseren.
De cookies worden niet aan derden door gegeven.

Overzicht van gebruikte cookies:
Op onze websites worden verschillende soorten cookies gebruikt:

  • Essentiële cookies
    Essentiële cookies zijn cookies die noodzakelijk zijn om een website (beter) te laten functioneren, bijvoorbeeld cookies die de laadtijd van webpagina’s beheren.
  • Functionele cookies
    Functionele cookies verzamelen informatie over de keuzes en voorkeuren van de gebruiker en bieden, bijvoorbeeld de mogelijkheid om taalinstellingen te onthouden.
  • Analytische of performance cookies
    Analytische of performance cookies verzamelen informatie over het gedrag van gebruiker om de prestaties van de website in kwestie te meten en de gebruikservaring te verbeteren.
  • Targeting of advertising cookies
  • Targeting of advertising cookies volgen het surfgedrag van de gebruiker op om klant- of gebruikersprofielen samen te stellen.
    Die profielen worden meestal gebruikt om relevante en gepersonaliseerde advertenties te tonen die overeenkomen met de interesses van de bijhorende gebruikers.
    Bovendien worden ze gebruikt om de doeltreffendheid van advertentiecampagnes te meten en om marktanalyses uit te voeren.

 

Cookies beheren

We streven er naar om op alle websites van Kortrijk en portalen die via onze website worden aangeboden, de mogelijkheid aan te bieden om jouw cookievoorkeuren zelf te beheren. Functioneel-essentieel cookies kunnen daarbij niet afgevinkt worden, analytische wel. 

U kunt cookies steeds uitschakelen in jouw browser-instellingen. Hieronder vind je instructies voor:

Je kan ook op elk moment de reeds geïnstalleerde cookies verwijderen van jouw toestel (computer of mobiel). Ga hiervoor naar het menu 'Instellingen' of 'Opties' van je browser en duid in het tabblad 'Privacy' de juiste instellingen aan voor het gebruik van cookies. Het kan wel zijn dat je hierdoor minder performant gebruik kan maken van de website, of bepaalde functionaliteiten niet kan gebruiken. 

Als je in de adresbalk van jouw browser op het hangslot klikt, kriig je alle actieve cookies te zien, en kan je ook zelf jouw cookievoorkeuren gaan beheren. 
 

Vragen en of opmerkingen

Mocht je na het lezen van deze privacyverklaring nog vragen of opmerkingen hebben, dan kan je steeds contact opnemen met de functionaris voor gegevensbescherming (DPO) voor Kortrijk, dhr. Nick Vandommele.
T 0473 86 26 19 | privacy@kortrijk.be

Privacyverklaring van stad Kortrijk en OCMW KortrijK als pdf-bestand 

Zie ook gebruiksvoorwaarden website stad Kortrijk