Voorrangsregeling
Jeugdgroepen hebben een onbeperkt voorrangsboekingsrecht.
Scholen, socio-economische- en sportverenigingen kunnen ten vroegste drie maanden vóór de geplande datum definitief boeken.
Privégebruikers en bedrijven kunnen ten vroegste twee maanden vóór de geplande datum definitief boeken.
Aanvraag
Je vult een formulier in via de website. Als jouw boeking inpasbaar is, krijg je een voorlopige boeking. Het boekingssysteem stuurt je een prijsvoorstel via e-mail. Opgelet, die e-mail kan bij jouw 'ongewenste e-mails' belanden. Hou dat in de gaten. Je krijgt één week de tijd om via e-mail jouw akkoord over het prijsvoorstel te bezorgen. Na het ontvangen van jouw akkoord is de boeking definitief. Ook als je niet akkoord gaat en de voorlopige boeking wil annuleren, vernemen we dat graag.
Boeking
Eens de boeking definitief is geworden, ontvang je via e-mail een factuur voor de betaling van 100% van de geraamde huurprijs. Omwille van administratieve redenen kan De Warande beslissen om pas nadien te factureren of vooraf slechts deels te factureren.
Wij ontvangen jouw betaling via overschrijving binnen de gestelde termijn, vermeld op de factuur.
Waarborg
Daggebruik
Als je boekt voor daggebruik bedraagt de waarborg 100% van de geraamde huurprijs met een maximum van €100,00.
Verblijf met overnachting
Voor jeugdgroepen bedraagt de waarborg 50% van de geraamde huurprijs, met een minimum van €100,00.
Voor andere groepen bedraagt de waarborg 75% van de geraamde huurprijs, met een minimum van €100,00.
Maximum waarborg
We hebben het plafond van de waarborg voor jeugdgroepen die op kamp komen vastgelegd op €1500,00.
Annuleringsprocedure
Als jouw boeking niet kan doorgaan, neem je schriftelijk contact met ons op. Voor een annulering rekenen wij onderstaande kosten aan:
Kampgroepen
= jeugdverblijfgroepen vanaf 4 nachten
We ontvangen het bericht dat je wil annuleren tussen twee jaar en drie maanden voor de begindatum van jouw verblijf: de annuleringskost bedraagt 25 procent van de geraamde kostprijs, met een minimum van €50,00.
We ontvangen het bericht dat je wil annuleren tussen drie maanden en één maand voor de begindatum van jouw verblijf: de annuleringskost bedraagt 50% van de geraamde kostprijs.
We ontvangen het bericht dat je wil annuleren tussen één maand en één week voor de begindatum van jouw verblijf: de annuleringskost bedraagt 90% van de geraamde kostprijs.
We ontvangen het bericht dat je wil annuleren tussen één week en de begindatum van jouw verblijf: de annuleringskost bedraagt 100% van de geraamde kostprijs.
Andere groepen
We ontvangen het bericht dat je wil annuleren meer dan één maand voor de begindatum van jouw verblijf: de annuleringskost bedraagt 25% van de geraamde kostprijs, met een minimum van €50,00.
We ontvangen het bericht dat je wil annuleren tussen één maand en twee weken voor de begindatum van jouw verblijf: de annuleringskost bedraagt 50% van de geraamde kostprijs.
We ontvangen het bericht dat je wil annuleren tussen twee weken en één week voor de begindatum van jouw verblijf: de annuleringskost bedraagt 90 % van de geraamde kostprijs.
We ontvangen het bericht dat je wil annuleren tussen één week en de begindatum van jouw verblijf: de annuleringskost bedraagt 100% van de geraamde kostprijs.
Drankafname
Iedereen is verplicht drank af te nemen via De Warande. Je vindt een lijst van beschikbare dranken en de prijzen via onze website. Informeer bij het onthaal naar de speciale regeling voor grote afnames.
(Huisgemaakte) Aperitief, warme alcoholische dranken en borrels kan je tegen betaling van een schenkrecht meebrengen. Opgelet, deze regeling vraag je vooraf aan. Wat niet kan: andere wijnen, bieren en schuimwijnen,... meebrengen die in het standaardassortiment voorkomen. Dit schenkrecht is afhankelijk van de grootte van het lokaal en van de hoeveelheid van verbruik van onze dranken.
Overnachtingsgroepen erkend jeugdwerk zijn vrijgesteld van deze regeling.
Ten laatste 14 dagen vooraf stuur je ons via ons online bestelformulier de lijst en aantallen van dranken die je wenst. Wij nemen de niet verbruikte dranken terug, maar wees redelijk in jouw inschatting. Mocht er drank tekort zijn tijdens de activiteit, kunnen wij nog aanvullen vanuit onze reserve.
Bij de gevraagde dranken krijg je standaard de bijpassende glazen in een handige vaatwasbak en een flesopener. De dranken, behalve wijnen en cava, worden aangeboden in kleine flesjes. Enkel voor speciale bieren, wijnen en cava voorzien we passende glazen.
Op aanvraag kan je ook de partytafels verkrijgen.
Na gebruik sorteer je de lege en volle flessen in de juiste bakken. Mocht dit niet gebeuren, dan moeten wij de werkuren daaraan besteed, aanrekenen.
Factuur
Schade
Na het verblijf controleren wij de gebruikte accommodatie en materialen zeer grondig. We storten de waarborg, verminderd met de geleden schade, terug op het rekeningnummer van de aanvrager. Dit zal binnen een redelijke termijn gebeuren.
Als het bedrag van de waarborg ontoereikend blijkt, zullen we het saldo aanrekenen via een extra factuur.
Drank
Na de telling van de verbruikte dranken en controle van de gebruikte materialen, ontvang je daarvoor een restfactuur.
Termijn
Je betaalt de ontvangen factuur binnen één maand na factuurdatum op het rekeningnummer
IBAN BE22 0910 2219 5447 BIC GKBBBEBB
Als we jouw betaling laattijdig ontvangen, rekenen we per maand een administratiekost van €10,00 extra aan.
Prijzen
Alle huurprijzen zijn terug te vinden in de lijst met prijzen (retributies) die jaarlijks door de gemeenteraad van stad Kortrijk wordt goedgekeurd.