Boekingsprocedure Warande

Voorrangsregeling

Jeugdgroepen hebben een onbeperkt voorrangsboekingsrecht.

Scholen, socio-economische en sportverenigingen kunnen ten vroegste drie maanden voor de geplande datum definitief boeken.

Privégebruikers en bedrijven kunnen ten vroegste twee maanden voor de geplande datum definitief boeken.

Aanvraag

Je vult een formulier in via de website. Als jouw boeking inpasbaar is krijg je via het secretariaat een geraamde huurprijs toegestuurd. Is de gevraagde periode al bezet, kan je vragen om op de wachtlijst te komen.

Bij deze geraamde huurprijs ontvang je ook de vraag om een eerste betaling te storten. Deze betaling bedraagt 100% van de geraamde huurprijs.

Bij het versturen van de raming zetten wij jouw boeking in optie voor een periode van 14 dagen.

Boeking

Wij ontvangen jouw storting van de eerste betaling binnen de gestelde termijn. (14 dagen) Jouw boeking is nu definitief.

Waarborg

Daggebruik

Als je boekt voor daggebruik bedraagt de waarborg 100% van de geraamde huurprijs met een maximum van €100,-

Verblijf met overnachting

Voor jeugdgroepen bedraagt de waarborg 50% van de geraamde huurprijs, met een minimum van €100,-

Voor andere groepen bedraagt de waarborg 75% van de geraamde huurprijs, met een minimum van €100,-

Maximum waarborg

We hebben het plafond van de waarborg voor jeugdgroepen die op kamp komen vastgelegd op €1500,-.

Annuleringsprocedure

Als jouw boeking niet kan doorgaan, neem je schriftelijk contact met ons op. Voor een annulering rekenen wij onderstaande kosten aan:

Kampgroepen

= jeugdverblijfgroepen vanaf 4 nachten

We ontvangen het bericht dat je wil annuleren tussen twee jaar en drie maanden voor de begindatum van jouw verblijf: de annuleringskost bedraagt 25 procent van de geraamde kostprijs, met een minimum van €50,-.

We ontvangen het bericht dat je wil annuleren tussen drie maanden en één maand voor de begindatum van jouw verblijf: de annuleringskost bedraagt 50 procent van de geraamde kostprijs.

We ontvangen het bericht dat je wil annuleren tussen één maand en één week voor de begindatum van jouw verblijf: de annuleringskost bedraagt 90 procent van de geraamde kostprijs.

We ontvangen het bericht dat je wil annuleren tussen één week en de begindatum van jouw verblijf: de annuleringskost bedraagt 100 procent van de geraamde kostprijs.

Andere groepen

We ontvangen het bericht dat je wil annuleren meer dan één maand voor de begindatum van jouw verblijf: de annuleringskost bedraagt 25 procent van de geraamde kostprijs, met een minimum van €50,-.

We ontvangen het bericht dat je wil annuleren tussen één maand en twee weken voor de begindatum van jouw verblijf: de annuleringskost bedraagt 50 procent van de geraamde kostprijs.

We ontvangen het bericht dat je wil annuleren tussen twee weken en één week voor de begindatum van jouw verblijf: de annuleringskost bedraagt 90 procent van de geraamde kostprijs.

We ontvangen het bericht dat je wil annuleren tussen één week en de begindatum van jouw verblijf: de annuleringskost bedraagt 100 procent van de geraamde kostprijs.

Drankafname

Iedereen is verplicht drank af te nemen via De Warande. Je krijgt een lijst met het standaardassortiment meegestuurd met de geraamde huurprijs. Informeer bij het secretariaat naar de speciale regeling voor grote afnames.

(huisgemaakte) Aperitief, warme alcoholische dranken en borrels kan je tegen betaling van een schenkrecht meebrengen. Wat niet kan: andere wijnen, bieren en schuimwijnen, etc. die in het standaardassortiment voorkomen, zelf meebrengen. Dit schenkrecht is afhankelijk van de grootte van het lokaal en van de hoeveelheid van verbruik van onze dranken.

Overnachtingsgroepen erkend jeugdwerk zijn vrijgesteld van deze regeling.

Ten laatste zeven dagen vooraf stuur je ons een lijst door met het geschatte verbruik. Wij nemen de niet verbruikte dranken terug, maar wees redelijk in jouw inschatting. Mocht er drank tekort zijn tijdens de activiteit, kunnen wij nog aanvullen vanuit onze reserve.

Bij de gevraagde dranken krijg je standaard de bijpassende glazen in een handige vaatwasbak, flesopeners en bierplateaus. Op aanvraag kan je ook de partytafels met bijhorende hoezen verkrijgen.

Na gebruik sorteer je de lege en volle flessen in de juiste bakken, mocht dit niet gebeuren, dan moeten wij de werkuren daaraan besteed aanrekenen.

Factuur

Schade

Na het verblijf controleren wij de gebruikte accommodatie exhaustief (zeer grondig). We storten de waarborg, verminderd met de geleden schade, terug op het rekeningnummer van de aanvrager. Dit zal binnen een redelijke termijn gebeuren.

Als het bedrag van de waarborg ontoereikend blijkt, zullen we ook het saldo aanrekenen.

Drank

Na de telling van de verbruikte dranken en controle van de gebruikte materialen, ontvang je daarvoor een restfactuur.

Termijn

Je betaalt de ontvangen factuur binnen één maand na factuurdatum op het rekeningnummer

IBAN BE33 4627 3186 0146 BIC KREDBEBB

Als we jouw betaling laattijdig ontvangen, rekenen we per maand een administratiekost van €10,- extra aan.

Prijzen

Alle huurprijzen zijn terug te vinden in de prijzenfolder, die opgesteld is door de raad van bestuur van vzw De Warande en jaarlijks door de gemeenteraad van stad Kortrijk wordt goedgekeurd.