Gepubliceerd op vrijdag 23 oktober 2026
Fulltime | Vast | loonschaal 202 | Academie
Als administratief medewerker deeltijds kunstonderwijs verzorg je een geheel van administratieve en uitvoerende taken, je verleent info aan bezoekers en leerlingen van de academie en verwerkt vragen van interne of externe klanten met als doel de werking van het deeltijds kunstonderwijs ondersteunen en een vlotte correcte en klantvriendelijke dienstverlening te verzekeren.
Wat zijn je verantwoordelijkheden?
- Je staat in voor de administratieve ondersteuning van een team, dienst of werking door allerlei
administratieve, praktische of logistieke taken uit te voeren.
Dit kunnen o.a. de volgende taken zijn (niet limitatieve lijst):- Verzorgen van allerlei schriftelijke communicatie zoals brieven, mailings...
- Nazien van documenten, formulieren en drukwerk
- Verzorgen van leerlingen- en leerkrachtenadministratie en opvolgen van digitale inschrijvingen
- Beheren van reservaties
- Mee zorgen voor drukwerk en catering
- Beheren van gebruik van leslokalen en andere ruimtes
- Je staat in voor het onthaal van bezoekers en leerlingen door hen te informeren, door te verwijzen of te helpen met het oog op een klantvriendelijke en correcte dienstvelening.
Dit kunnen o.a. de volgende taken zijn (niet limitatieve lijst):- Je vormt een brug tussen de leefwereld van de bezoekers, leerlingen en het beleid.
- Je bent vlot aanspreekbaar en beschikt over een luisterend oor.
- Instaan voor het onthaal. o Informeren, doorverwijzen en helpen van bezoekers aan de balie.
- Toezicht houden op leerlingen die na school aankomen, tijdens pauzes en leswissels
- Bewaken van de rust en orde in het gebouw.
- Je staat in voor de opvolging en afhandeling van A tot Z van de aan jou toegewezen opdrachten.
Dit kunnen o.a. de volgende taken zijn (niet limitatieve lijst):- Proactief beheren van deze opdrachten in functie van jouw specifieke kennis en knowhow.
- Controleren en vervolledigen van deze opdrachten en leggen van de nodige contacten met interne en externe klanten om deze opdrachten optimaal te beheren en af te handelen.
- Toepassen van de correcte reglementering, wetgeving en interne procedures.
- Verzamelen en invullen van de nodige documenten en formulieren.
- Rapporteren over de stand van zaken van de opdrachten aan alle betrokkenen (zowel monde ling als schriftelijk).
- Verzorgen van een correcte archivering van je afgehandelde opdrachten.
- Je zorgt voor een goede informatiedoorstroming met het oog op een optimale samenwerking en klant gerichte dienstverlening.
Dit kunnen o.a. de volgende taken zijn (niet limitatieve lijst):- Constructief deelnemen aan het werkoverleg.
- Ter beschikking stellen van je expertise aan collega’s.
- Rapporteren van de stand van zaken van je taakuitvoering aan jouw leidinggevende.
- Formuleren van suggesties voor een betere dienstverlening.
- Signaleren van onregelmatigheden, defecten, klachten, problemen… o
- Doorverwijzen van vragen van burgers, verenigingen, overlegplatformen.
- Je werkt mee aan polyvalente opdrachten, die misschien niet rechtstreeks tot jouw taakomschrijving behoren, in functie van de continuïteit van de dienst.
Dit kunnen o.a. de volgende taken zijn (niet limitatieve lijst):- Helpen bij het organiseren van een tentoonstelling en evenement.
- Organiseren en backstage/frontoffice ondersteunen van projecten, toonmomenten en evenementen.
- Mee verzorgen van de permanentie in de dienst en stemt goed af met collega’s in belang van de continuïteit van de dienstverlening.
- Overnemen van kleine opdrachten van een collega tijdens vakantieperiode.
- Je hebt aandacht voor je eigen professionele ontwikkeling zodat je je werk op een kwaliteitsvolle manier kan uitvoeren.
Dit kunnen o.a. de volgende taken zijn (niet limitatieve lijst):- Bereid zijn om vormingen, trainingen en opleidingen te volgen die relevant zijn voor het werk.
- Vragen naar feedback bij de leidinggevende en collega’s.
- Lezen van de nodige vakliteratuur.
- Informatie opnemen en toepassen op je uit te voeren taken.
Neem de volledige infobundel goed door
Hoe solliciteren?
Solliciteren kan tot uiterlijk 8 november 2026. Stuur je CV en motivatie naar academie@kortrijk.be. De gesprekken worden ingepland vanaf 16/11. Voor meer info over de procedure of de inhoud van de job kan je terecht bij de Deskundige interne organisatie Rosalien Eggermont: rosalien.eggermont@kortrijk.be