Coördinator Burgerzaken (Bevolking)

B1-B3 | Voltijds | vast | stad

Het team centraal onthaal en burgerzaken van de stad Kortrijk bestaat uit vier subteams: centraal onthaal, burgerlijke stand, andere nationaliteiten en bevolking. Als coördinator geef je leiding aan het subteam bevolking, een team van 14 medewerkers die samen verantwoordelijk zijn voor de bewonersregistratie en afgifte van daaraan gerelateerde officiële documenten in Kortrijk. Je coördineert de dagelijkse operationele werking, coacht en begeleidt je medewerkers in het behandelen, uitvoeren en opvolgen van hun taken met als doel een efficiënte administratieve registratie en opvolging van bewonersgegevens van de Kortrijkse burger. Op basis van je expertise in bevolkingsmaterie trek je inhoudelijke dossiers en projecten. Daarnaast neem je deels ook hetzelfde takenpakket op van de medewerkers die je aanstuurt. Je staat mee in voor het beheer van de infrastructuur en werkmiddelen en neemt administratieve taken op die verbonden zijn aan de werking van je team.

Wat zijn je verantwoordelijkheden? 

Je coördineert de werking van team bevolking,  geeft leiding aan je medewerkers en werkt actief mee (zowel front- als backoffice).

• Je geeft leiding aan jouw medewerkers, coacht en motiveert hen volgens de principes van de visie en het personeelsbeleid van stad Kortrijk, waar we gaan voor een evenwicht en combinatie van een resultaat- en mensgerichte aanpak. 

• Je werkt actief mee en bent verantwoordelijk voor de dagelijkse werkplanning. Je zorgt voor een efficiënte personeelsbezetting, zoekt naar oplossingen bij bezettingsproblemen en garandeert de continuïteit van de dienstverlening. 

• Je gaat na of opdrachten correct en efficiënt gebeuren en zorgt waar nodig voor duidelijke afspraken indien deze ontbreken. 

Je realiseert de doelstellingen van het beleid en zet in op efficiënte en kwaliteitsvolle dienstverlening.

• Je bent verantwoordelijk voor de kwaliteitsvolle realisatie van de klantgerichte dienstverlening van team bevolking. Je hebt hierbij oog voor digitalisering, vereenvoudiging en verbetering van processen. 

• Je bent het aanspreekpunt voor de organisatie, de burgers en de medewerkers bij problemen. Indien nodig kom je tussen bij conflicten met klanten en neem je een bemiddelende rol op.

Je zet je schouders onder projecten binnen je eigen team of binnen de organisatie.

• Op basis van jouw expertise, kritische analyse van werkprocessen en signalen die je oppikt uit het werkveld, suggereer je proactief verbetervoorstellen om de werking en de dienstverlening verder te optimaliseren.

• Je ondersteunt het team, de directie of de organisatie bij projecten waar jij en/of je team een meerwaarde kunnen bieden.

Je ontwikkelt je eigen expertise en dat van jouw team.

• Op basis van je kennis en expertise bouw je een duidelijk dienstverlening op. Je stelt je expertise ten dienste van je team en collega’s. 

• Je volgt nauwgezet wijzigingen in wetgeving of reglementen op en voert ze door in de werking van het team en de organisatie.

Belangrijk voor deze functie: 

• De dienstverlening wordt met het team in beurtrol en volgens een planning verzekerd. Tijdens de weekdagen wordt permanentie voorzien van 9u tot 17u. Op maandag is het stadhuis open tot 19u en op zaterdagvoormiddag tot 12u30 (beurtrol 1/5). Je werkt gemiddeld 38 uur per week.
• Ervaring in de materie van burgerzaken of de wetgeving is een pluspunt, maar belangrijker is de goesting om je hierin in te werken.

Neem de volledige infobundel goed door

Wat mag je van ons verwachten?

Wij voorzien een contract van onbepaalde duur op B1-B3-niveau. Wat bieden we nog meer?

• Mooi verlofpakket, flexibele uren.
• Eindejaarspremie.
• Maaltijdcheques (€7,50).
• Gratis openbaar vervoer en fietsvergoeding (€0,36/km)
• Abonnement voor Mobit deelfietsen en mogelijkheid tot fietslease.
• Hospitalisatie- en groepsverzekering én aansluiting GSD-V.
• Een fijne werkomgeving met veel ontwikkelingskansen en activiteiten.

We houden rekening met relevante ervaring uit je voorbije loopbaan (maximum 18 jaar). Anciënniteit uit de openbare sector of onderwijs kan je onbeperkt meenemen. Meer info over loon en voordelen.

Aan welke voorwaarden moet je voldoen?

• Je bent in het bezit van een bachelor diploma of een diploma dat rechtstreeks toegang geeft tot niveau B (zie: Bijlage 2 | Vlaanderen.be)  OF Je bent niet in het bezit van een bachelor diploma of een diploma dat rechtstreeks toegang geeft tot niveau B maar slaagt voor een niveau- en capaciteitstest.
• EN Je beschikt over minstens 2 jaar aantoonbare relevante beroepservaring in het leiden van een team of van een project(team) (bijvoorbeeld als leidinggevende, coördinator van een project, (informeel) verantwoordelijke of aanspreekpunt voor de dagelijkse werking zoals het opmaken van de dagelijkse planning, uurroosters, personeelszaken,…).

Ervaring in de materie van team burgerzaken is een pluspunt, maar belangrijker is de goesting om je hierin in te werken.

Ben je een interne kandidaat? 

• Je hebt een contract onbepaalde duur en minstens 1 jaar anciënniteit en je bent niet lager ingeschaald dan B-niveau bij Stad of OCMW Kortrijk.
• OF Je hebt een contract onbepaalde duur en minstens 1 jaar niveau-anciënniteit op C- niveau (bij Kortrijk of in een ander bestuur verworven).

Heb je interesse?

Solliciteren kan enkel online, nog tot en met 31 augustus 2025. Meer informatie over het verdere verloop van de selectie vind je in de infobundel.

Nu solliciteren

Heb je vragen? 

Je vindt een pak informatie over solliciteren bij Kortrijk, loon en voordelen, tips om je voor te bereiden op een selectiegesprek... bij de veelgestelde vragen. Niet gevonden wat je zocht? Neem dan contact op met Charlotte Goddeeris, de selectieverantwoordelijke voor deze procedure, via vacatures@kortrijk.be of  056 27 85 03.

Bij Kortrijk staan we open voor de diversiteit van kandidaten zonder onderscheid in geslacht, geloof, huidskleur, leeftijd, seksuele voorkeur of eventuele handicap.