De invoering van het Koninklijk besluit "E-invoicing" van 9 maart 2022 betreffende e-facturatie en aanbestedingen verplicht leveranciers om e-facturen te versturen aan de overheid (Europese, federale, Vlaamse en lokale besturen) in overeenstemming met de Peppol-modaliteiten.
Vanaf 1 januari 2026 zijn alle Belgische btw-plichtige ondernemingen verplicht om gestructureerde elektronische facturen te gebruiken.
Wat is een e-factuur?
Een e-factuur of e-invoice is een digitaal bestand dat is opgemaakt volgens een vaste structuur. Europa ontwikkelde in dit kader het platform Peppol. Dit is een beveiligd netwerk om bestanden, zoals bijvoorbeeld een e-factuur of andere zakelijke documenten, uit te wisselen. PDF-facturen vallen niet onder deze noemer omdat een PDF-factuur nog geen volwaardige automatische verwerking bij de ontvanger mogelijk maakt. Via e-facturatie verplicht bij overheidsopdrachten vind je meer info.
Voordelen e-facturatie
E-facturatie biedt volgende voordelen: facturen worden sneller en automatisch verwerkt en dus ook sneller betaald. Er is geen risico op verlies. Je spaart bovendien de kosten van papier en verzending uit.
Starten met e-facturatie
Er zijn 3 methodes om jouw facturen elektronisch te bezorgen : via jouw boekhoudpakket, via een facturatietool (Billit, Octopus,...) of via Mercurius (portaal federale overheid). Verstuur je factuur slechts op 1 wijze. Verstuur ook geen kopie per mail.
Hoe weet ik of mijn facturatie-of boekhoudpakket e-facturen kan versturen?
Hiervoor neem je best contact op met jouw IT-leverancier.
Wat als ik het geschikte facturatiepakket nog niet heb?
Ga dan naar het Mercuriusportaal om jouw facturen manueel in te geven. Voor vragen kan je terecht op Bosa.
Vormvereisten facturen
Heb je een btw-nummer, dan ben je verplicht de vormvereisten volgens de btw-wetgeving te gebruiken.
Volgende informatie is noodzakelijk :
- BTW-nummer van de verkoper
- IBAN-nummer van de verkoper
- BTW- of KBO -nummer van één van onze entiteiten
- Vermeld steeds het juiste BTW-percentage (b.v. BTW-verlegd, kleine onderneming, vrijstelling o.b.v. art. 44)
- Vermeld steeds het bestelbonnummer of aanwendingsnummer via het veld "orderreference" of "PO-nummer"
- Omschrijving en datum van dienst/levering/werk
- Naam van de bestellende dienst
- Stuur per bestelbon een afzonderlijke factuur
- Voeg de originele PDF als bijlage mee bij de e-factuur
- In geval van aanbestedingen en/of raamovereenkomsten:
- verwijzing naar de overeenkomst: dossiernummer of CBS/VB-besluit;
- verwijzing naar de vorderingsstaat indien van toepassing
- vorderingsstaat in PDF toevoegen als bijlage indien van toepassing
- informatie over kortingen en toeslagen
- informatie over de factuurposten
- uitsplitsing van het BTW-tarief.
Aandachtspunten
- Facturatie zonder officiële referentie wordt niet aanvaard:
Een ‘bestelaanvraag’ is geen geldig document. Enkel het document ‘bestelbon’ is geldig om bestellingen, diensten of opdrachten voor werken uit te voeren. Krijg je geen bestelbon, vraag die dan eerst aan de bestellende dienst van stad of OCMW Kortrijk.
- Factureer steeds aan de juiste entiteit:
Stad Kortrijk
Grote Markt 54
8500 Kortrijk
BE 0207 494 678
Peppol ID 0208:0207494678
OCMW Kortrijk
Budastraat 27
8500 Kortrijk
BE 0212 189 676
Peppol ID 0208:0212189676
3. Je factuurdatum kan nooit voor de datum van de goedkeuring van het PV liggen indien er wordt gewerkt met vorderingsstaten bij een aanbesteding van werken.
4. Voor opdrachten van leveringen en diensten beschikt de aanbestedende overheid over een behandelingstermijn van 30 kalenderdagen vanaf de datum van de levering of dienst om de formaliteiten betreffende het nazicht en de betaling te vervullen. Deze termijn gaat in de dag volgend op de dag waarop de leveringen of diensten ter bestemming zijn gekomen, voor zover de aanbestedende overheid tegelijk over de regelmatig opgemaakte factuur beschikt, alsook over de andere, eventueel vereiste documenten.
5. Voor opdrachten van werken beschikt de aanbestedende overheid over een behandelingstermijn van 30 kalenderdagen vanaf de datum van ontvangst van de schuldvordering en de gedetailleerde staat van de gerealiseerde werken. De betaling kan echter slechts plaatsvinden voor zover de aanbestedende overheid tegelijk over de regelmatig opgemaakte factuur beschikt, alsook over de andere, eventueel vereiste documenten.
Indien de ontvangstdatum van de schuldvordering niet vaststaat of indien de aanbesteder de schuldvordering ontvangt vóór de realisatie van de werken, vastgesteld door de gedetailleerde staat van de gerealiseerde werken, vinden het nazicht en de betaling plaats binnen een termijn van 30 dagen na de realisatie van de werken.
Uitzonderingen
Uitzonderlijk kan er nog een factuur per mail verstuurd worden. Dit kan als
- je factureert vanuit een rechtspersoonlijkheid zonder ondernemingsnummer
- Je factureert naar een Interlokale Vereniging (ILV Verkeersveiligheid, ILV Be-Part, …)
- je factureert buiten een overheidsopdracht (b.v. belasting, huur,...)
- niet-Europese leverancier buiten het bereik van het peppol-netwerk
Enkel bij 1 van deze uitzonderingen kan je jouw pdf-factuur nog via mail versturen.
voor de stad Kortrijk : graag naar facturen@kortrijk.be
voor het OCMW Kortrijk : graag naar ocmw.facturen@kortrijk.be