Déclaration de confidentialité
Par Courtrai, nous entendons à la fois la Ville et le Centre public d'action sociale (CPAS).
Date de la dernière mise à jour : 13 septembre 2024
La protection de votre vie privée est très importante pour Courtrai.
Dans cette déclaration de confidentialité, vous en apprendrez davantage sur, entre autres :
- les données personnelles - numériques et sur papier - que nous traitons à votre sujet
- les finalités du traitement et les bases juridiques sur lesquelles nous traitons vos données personnelles
- vos droits et comment vous pouvez les exercer
- les mesures que nous prenons pour protéger vos données personnelles
La gestion de vos données personnelles est effectuée conformément à la réglementation applicable (telle que prévue par le Règlement (UE) 2016/679 du Parlement européen et du Conseil du 27 avril 2016 relatif à la protection des personnes physiques à l'égard du traitement des données à caractère personnel). Courtrai applique ce principe au traitement des données tant informatisé que manuel.
Nous vous demandons de lire attentivement cette déclaration de confidentialité avant d'utiliser nos services (physiques ou numériques) et de fournir vos données personnelles à Courtrai.
Des modifications futures de cette déclaration de confidentialité ne peuvent être exclues. Courtrai se réserve donc le droit de modifier cette déclaration de confidentialité à tout moment, à condition que vous en soyez informé via ce site Web
Terminologie
- « Données personnelles » : données vous concernant en tant que personne physique.
- « Traitement » : toute opération ou tout ensemble d’opérations effectuées ou non à l’aide de procédés automatisés et appliquées à des données à caractère personnel, telles que la collecte, la structuration, la conservation, la consultation, l’adaptation, l’utilisation, l’interconnexion, l’effacement ou la destruction de données à caractère personnel.
- « Cookie » : petits fichiers texte qu’un site Web stocke sur votre ordinateur ou appareil mobile lorsque vous visitez le site Web.
Identification
- « Courtrai » ou « nous » : les services administratifs communaux de la ville de Courtrai, dont le siège est situé Grote Markt 54, 8500 Courtrai et le CPAS de Courtrai, dont le siège est situé Budastraat 27, 8500 Courtrai, qui sont également responsables du traitement des données personnelles comme indiqué dans la présente déclaration de confidentialité.
- « Utilisateur » ou « vous » : toute personne physique, personne morale ou autorité publique dont les données sont traitées
Êtes-vous mineur (moins de 16 ans) ?
Si vous avez moins de 16 ans, nous vous encourageons, avant de fournir des données personnelles à Courtrai lorsque vous visitez notre site Web et/ou lorsque vous visitez nos bureaux, de:
- lire attentivement cette déclaration de confidentialité avec vos parents ou votre représentant légal.
- demander l'autorisation de vos parents ou de votre représentant légal pour vos activités (en ligne) sur notre site Web et lorsque vous utilisez nos services ou produits.
Nous demandons à vos parents et tuteurs légaux de :
- participer aux activités (en ligne) sur notre site Web et/ou aux services ou produits proposés.
- donner un consentement explicite lors de la fourniture de données personnelles à Courtrai.
- donner un consentement explicite lors de l’achat de services ou de produits proposés.
Les données personnelles que nous traitons à votre sujet
Lorsque vous utilisez nos services, achetez des services ou des produits ou visitez notre site Web, vous pouvez nous laisser certaines informations. Il peut s’agir de données personnelles que nous avons obtenues directement ou indirectement de vous.
Les données sont utilisées à des fins de traitement diverses avec des durées de conservation variables.
Nous ne traitons vos données que si nous avons un objectif clair et justifié pour le faire. Ceci n'est possible que :
- pour se conformer à une obligation légale
- pour accomplir nos missions d'intérêt général ou une mission de puissance publique
- exécuter un accord
- lorsque vous avez donné votre permission pour cela
- pour lutter contre une menace grave pour votre santé
Nous ne partageons vos données avec les autorités qu'avec l'autorisation explicite de la personne concernée ou si la réglementation nous y oblige.
Nous faisons appel à différents partenaires informatiques pour traiter les données personnelles. En tant que responsable du traitement des données, Courtrai conclut des accords de traitement des données avec les partenaires informatiques concernés en vue de garantir une confidentialité maximale à toutes les parties concernées.
Photo et vidéo
Dans le cadre du fonctionnement de nos services, nous pouvons prendre des photos ou des enregistrements qui montrent également les visiteurs ou les utilisateurs de nos services (par exemple, les résidents des centres de soins résidentiels, les visiteurs des centres communautaires, les participants à des activités sportives et autres, etc.). Nous faisons ici une distinction claire entre les images non ciblées et ciblées :
- Les images non directionnelles ne visent pas à montrer clairement une ou quelques personnes, mais plutôt à donner une impression générale de l'atmosphère. La Ville et le CPAS de Courtrai peuvent utiliser ces images à des fins éducatives, de formation et/ou promotionnelles, tant dans les médias imprimés que numériques.
- Les images ciblées sont des images individuelles ou des images mettant en valeur une ou plusieurs personnes lors d'une activité de groupe ou une image pour laquelle on pose. Pour l'utilisation de telles images, une autorisation explicite sera toujours demandée à la personne concernée et il sera indiqué pour quels canaux la ou les photos seront utilisées. Vous pouvez également retirer ce consentement à tout moment.
Correspondance
La correspondance que vous envoyez aux services de la Ville et du CPAS de Courtrai est numérisée par Bpost et mise à disposition interne du destinataire sous format numérique.
Messages électoraux personnalisés
Après les élections, les listes électorales sont établies. Les listes électorales contiennent les noms, dates de naissance et résidence principale des électeurs belges et non belges.
Si les partis politiques ou les candidats remplissent les conditions prévues par la législation électorale pour obtenir une liste électorale, les villes et les communes sont tenues de leur remettre cette liste. Les candidats ne peuvent utiliser cette liste qu'aux seules fins pour lesquelles elle est destinée, c'est-à-dire à des fins de marketing direct électoral.
La législation électorale exigeant la mise à disposition de cette liste électorale, les citoyens ne peuvent pas demander à leurs autorités communales de supprimer a priori leurs données personnelles de la liste électorale.
Si les citoyens ne souhaitent pas que leurs données personnelles soient utilisées par des partis politiques à des fins électorales, ils peuvent le signaler au conseil municipal. Leurs coordonnées seront ensuite inscrites sur la liste électorale pour indiquer aux destinataires qu’ils s’opposent à l’utilisation de leurs coordonnées à des fins de marketing direct. Vous pouvez le faire en envoyant un e-mail à verkiezingen@kortrijk.be ou sur rendez-vous à l'accueil de la maison communale.
Chatbot / Assistant virtuel
Le site Kortrijk.be dispose d'un chatbot public qui offre une assistance 24h/24 et 7j/7 sur des sujets spécifiques. Ce chatbot ne fournit que des réponses génériques et n'enregistre aucune donnée personnelle. Les citoyens ne sont pas tenus de fournir des données personnelles lorsqu’ils soumettent des questions. Ces conversations sont conservées pendant 90 jours à des fins analytiques et techniques. Durant cette période, ceux-ci pourront être consultés par l'administrateur en cas de problème.
Si le citoyen ne reçoit pas de réponse satisfaisante du chatbot, il peut créer un ticket via le chatbot pour un suivi ultérieur par la ville de Courtrai. Les données personnelles du citoyen y sont enregistrées. Dans ce cas, les coordonnées et la question seront enregistrées. Ces données seront consultées par l'équipe 1777 pour le traitement ultérieur de la question/du rapport.
Les droits et la manière dont vous pouvez exercer vos droits en tant qu'utilisateur
Les droits
Conformément à l'article 7.3 et aux articles 13 à 22 du règlement (UE) 2016/679 précité, vous avez le droit, sur demande écrite comme indiqué ci-dessous, de :
- retirer à tout moment votre consentement au traitement des données.
Toutefois, le retrait de votre consentement n’affectera pas la légalité de tout traitement effectué avant votre retrait.
- accéder ou obtenir une copie de vos données personnelles.
- faire corriger vos données personnelles incorrectes ou de faire compléter vos données personnelles incomplètes.
- faire effacer vos données personnelles, dans la mesure où le traitement n'est pas nécessaire au respect d'une obligation légale ou réglementaire, à l'exécution de notre mission d'intérêt public, à la constatation et à l'exercice de droits en justice ou à des fins d'archivage.
- obtenir la limitation du traitement de vos données personnelles.
- obtenir la portabilité de vos données personnelles afin que vos données personnelles puissent vous être transmises ou à une organisation désignée par vous, si cela est techniquement possible et que le traitement est basé sur votre consentement ou que le traitement est nécessaire à l'exécution d'un accord auquel vous êtes partie et que le traitement est effectué via des procédures automatisées et dans la mesure où le traitement n'est pas nécessaire à l'accomplissement de notre mission dans l'intérêt public.
- vous opposer au traitement de vos données personnelles à des fins de profilage ou de marketing direct ou à une décision fondée uniquement sur un traitement automatisé.
La méthode d'exercice
Afin d'exercer ces droits, nous vous demandons d'adresser une demande écrite à Courtrai en nous envoyant une lettre datée et signée à l'adresse susmentionnée à l'attention du Comité de sécurité de l'information ou en envoyant un e-mail à privacy@kortrijk.be.
Afin de garantir que la demande soit effectivement soumise par la bonne personne, nous vous demandons d'envoyer une (copie d'une) pièce d'identité avec la demande. Dans cette copie, noircissez toutes les données personnelles qui ne sont pas strictement nécessaires à votre demande ou que vous ne souhaitez pas partager avec nous à ce moment-là.
Après réception de votre demande, nous vous répondrons dans les plus brefs délais et en tout état de cause dans un délai d'un mois. En fonction de la complexité de la demande, ce délai peut être prolongé de deux mois. Nous vous informerons de toute prolongation de ce type.
L’exercice des droits mentionnés est gratuit. Toutefois, nous nous réservons le droit de vous facturer des frais raisonnables pour les coûts administratifs qui peuvent être associés à la fourniture des informations que vous demandez ou à la prise des mesures que vous demandez.
Outre les droits énumérés ci-dessus, vous disposez également du droit, conformément aux articles 77 à 82 du règlement (UE) 2016/679 précité:
- d'introduire une réclamation auprès d'une autorité de contrôle, notamment dans l'État membre de sa résidence habituelle, de son lieu de travail ou du lieu de l'infraction présumée, si la personne concernée estime que le traitement des données à caractère personnel la concernant viole le présent règlement. En Belgique, il s’agit de l’Autorité de protection des données et de la Commission de contrôle flamande. Cela peut être fait par courrier ou en ligne, comme indiqué dans le lien suivant :
- d'intenter une action en justice contre l'Autorité de protection des données ou la Commission flamande de surveillance pour ne pas avoir traité votre plainte ou pour ne pas vous avoir informé de l'avancement ou de l'issue de votre plainte déposée ;
- d'intenter une action en justice auprès du tribunal contre Courtrai (Ville ou CPAS) pour violation de données personnelles.
Les mesures pour protéger vos données personnelles
Les mesures que nous utilisons
Courtrai prend les mesures techniques et organisationnelles appropriées pour protéger vos données personnelles et garantir un niveau de sécurité optimal.
Nous avons pris, entre autres, les mesures suivantes :
- la désignation d'un délégué à la protection des données, qui peut être contacté en cas de questions ou de problèmes par e-mail à l'adresse privacy@kortrijk.be ;
- accorder l'accès à certaines données personnelles obtenues auprès de vous uniquement à certaines personnes qui ont besoin de ces données personnelles pour exercer leurs fonctions.
- soumettre ces personnes à des obligations de confidentialité.
- tenir un registre des activités de traitement.
- tester, évaluer et ajuster régulièrement l’efficacité de nos mesures de sécurité.
- assurer des garanties quant à l'application de mesures de sécurité techniques et organisationnelles appropriées, dans le cas de sous-traitants qui traitent des données personnelles pour le compte de Courtrai.
- effectuer une analyse d’impact relative à la protection des données avant le traitement de données à caractère personnel impliquant l’utilisation de nouvelles technologies qui présentent un risque élevé pour les droits et libertés de la ou des personnes concernées.
- signaler une violation et d’autres informations pertinentes à l’autorité de contrôle et, le cas échéant, à la ou aux personnes concernées, en cas de violation de données à caractère personnel entraînant un risque élevé pour les droits et libertés de la ou des personnes concernées ;
- de coopérer avec les autorités de contrôle sur demande et de consulter les autorités de contrôle dans l’exercice de nos fonctions.
Les mesures que nous vous demandons
Bien que nous fassions tout notre possible pour protéger vos données personnelles, une protection efficace n'est possible que si vous prenez également vous-même les mesures nécessaires.
Nous vous demandons donc de :
- de nous fournir des informations complètes et exactes.
- de prendre les précautions nécessaires pour la confidentialité de vos données personnelles et de toutes données utilisateur (telles que votre nom d'utilisateur et mot de passe). Après tout, ceux-ci sont strictement personnels et non transférables.
Protocols
Le décret RGPD prévoit l’obligation d’établir un protocole pour chaque communication électronique de données personnelles. Vous trouverez ci-dessous une liste des protocoles applicables conclus entre Courtrai et les autorités flamandes et les gouvernements extérieurs :
- Protocole de communication électronique de données personnelles de l'Agence des Affaires Intérieures à la Ville de Courtrai dans le cadre du Moniteur Municipal des Centres-Villes > cliquez ici.
- Protocole de communication électronique de données personnelles de la Ville de Courtrai à l'Agence des Affaires Intérieures dans le cadre du Moniteur Urbain des Centres-Villes (SIG) > cliquez ici.
- Protocole de communication électronique de données à caractère personnel de l'Agence Soins et Santé à la Ville de Courtrai dans le cadre du transfert de données à caractère personnel conformément à l'article 34/1 du décret du 21 novembre 2003 relatif à la politique de santé préventive > cliquez ici.
- Protocole d'échange électronique de données personnelles entre le gouverneur provincial de Flandre occidentale et la ville de Courtrai dans le cadre du projet de restauration de la Lys et du Méandre > cliquez ici.
- Protocole d'échange électronique de données personnelles entre la Ville de Courtrai et Meemoo dans le cadre de l'échange (mutuel) de Matériel et de Métadonnées > cliquez ici.
- Protocole pour l'échange électronique de données entre VLAIO et la Ville de Courtrai dans le cadre du contrôle des mesures de soutien corona pour les entreprises > cliquez ici.
- Protocole pour le cadre de la communication électronique de données à caractère personnel entre l'Agence pour la Justice et l'Exécution et la Ville de Courtrai dans le cadre de l'accès à la Plateforme flamande d'Exécution > cliquez ici.
- Protocole pour la communication électronique mutuelle de données à caractère personnel entre l'Agence de l'Intérieur, l'Agence du Logement en Flandre, la Ville de Courtrai et le Centre Public d'Aide Sociale de Courtrai, dans le cadre de l'Outil Flamand du Logement et du logement des personnes temporairement déplacées d'Ukraine, afin de cartographier l'offre flamande de places d'hébergement > cliquez ici.
Délibérations
- FO n° 04/2017 9 mars 2017 (Données cadastrales récentes)
Délibération relative à l'octroi d'une autorisation générale aux villes et communes flamandes de recevoir des données personnelles par voie électronique de l'Administration générale de la documentation du patrimoine (« AAPD ») pour l'application de diverses dispositions de la réglementation flamande par les villes et communes.
- FO n° 18/2015 28 mai 2015 (DIV en lien avec les amendes du GAS)
Délibération portant octroi d'une autorisation générale aux Villes et Communes, aux sociétés communales autonomes et à l'Agence du Parking de Bruxelles-Capitale de recevoir par voie électronique les données à caractère personnel de la Direction de l'Immatriculation des Véhicules (ci-après la "DIV") aux fins d'identifier et de sanctionner les contrevenants aux règlements ou ordonnances communaux.
- FO n° 14/2016 du 21 janvier 2016 (DIV)
Délibération relative à l'autorisation ponctuelle d'accorder aux communes l'accès au registre DIV aux fins d'identifier les personnes qui, du fait de l'utilisation d'un véhicule, sont redevables d'une amende, d'une taxe ou d'un droit de stationnement - Révision de la délibération FO n° 05/2015 du 19 mars 2015 (AF-MA-2015-099).
- RR n° 13/2013 du 13 février 2013 (Données du registre national des non-résidents)
Demande de la VVSG au nom des communes pour avoir accès aux données d'information du Registre national en vue de l'exécution des tâches qui leur sont confiées.
- RR n° 28/2009 du 18 mai 2009 (Données du Registre national des bibliothèques)
Demande de Bibnet au nom des bibliothèques publiques néerlandophones de Flandre et de Bruxelles pour obtenir l'accès aux données d'information du Registre national pour l'identification et la gestion de leurs membres.
- RR n° 38/2009 17 juin 2009
Demande introduite par le Service public fédéral Technologie de l'information et de la communication (Fedict) en vue d'être autorisé à obtenir certaines données du Registre national afin de les transmettre aux services de la population dans le cadre de l'application eBirth. (RN/MA/2009/016)
Revisions
Questions et/ou commentaires
Si vous avez des questions ou des commentaires après avoir lu cette déclaration de confidentialité, vous pouvez toujours contacter le délégué à la protection des données (DPD) de Courtrai, Mr. Nick Vandommele. T 0473 86 26 19 | privacy@kortrijk.be
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