Déclaration de confidentialité

Par Courtrai, nous entendons à la fois la ville et le CPAS.

Date de la dernière mise à jour : le 6 décembre 2022

Courtrai attache une grande importance à la protection de votre vie privée.
Dans cette déclaration de confidentialité, vous en apprendrez plus notamment sur les sujets suivants :

les données à caractère personnel – numériques et sur papier – vous concernant que nous traitons ;
les finalités de ce traitement et les bases juridiques en vertu desquelles nous traitons vos données à caractère personnel ;
vos droits et la manière dont vous pouvez les exercer ;
les mesures que nous prenons pour protéger vos données à caractère personnel.

Identification

« Courtrai » ou « nous » : les services de l’administration communale de la ville de Courtrai, dont le siège est sis Grote Markt 54, 8500 Courtrai, et le CPAS de Courtrai, dont le siège est sis Budastraat 27, 8500, qui sont également les responsables du traitement de données à caractère personnel relevant de cette déclaration de confidentialité ;
« Utilisateur » ou « vous » : toute personne physique, personne morale ou institution publique dont les données sont traitées.

Terminologie

« Données à caractère personnel » : toute information qui se rapporte à vous en qualité de personne physique ;
« Traitement » : toute opération ou tout ensemble d’opérations, automatisées ou non, appliquées à des données à caractère personnel, comme la collecte, la structuration, la conservation, la consultation, l’adaptation, l’utilisation, l’interconnexion, l’effacement ou la destruction de données à caractère personnel ;
« Cookie » : petit fichier texte qu’un site Web enregistre sur votre ordinateur ou appareil mobile au moment où vous le visitez.

Vos données à caractère personnel sont gérées conformément à la réglementation en vigueur (telle que prévue par le Règlement (UE) 2016/679 du Parlement européen et du Conseil du 27 avril 2016 relatif à la protection des personnes physiques à l’égard du traitement des données à caractère personnel). Courtrai applique cette réglementation au traitement informatisé et manuel des données.

Nous vous prions de parcourir attentivement cette déclaration de confidentialité avant d’utiliser nos services (physiques et numériques) et de transmettre vos données à caractère personnel à Courtrai.

Nous ne pouvons exclure de futures modifications à cette déclaration de confidentialité. Par conséquent, Courtrai se réserve le droit de modifier à tout moment cette déclaration de confidentialité, à condition de vous en informer via ce site Web.

Êtes-vous mineur (moins de 16 ans) ?

Si vous avez moins de 16 ans, nous vous encourageons, avant de communiquer vos données à caractère personnel à Courtrai en visitant notre site Web et/ou en vous rendant dans nos bureaux, à :

lire attentivement cette déclaration de confidentialité avec vos parents ou représentants légaux ;
demander l’autorisation de vos parents ou représentants légaux chaque fois que vous vous rendez sur notre site Web et que vous faites appel à nos produits ou services.

Nous demandons à vos parents et représentants légaux :

de s’impliquer dans les activités (en ligne) sur notre site et/ou dans les services produits ou services proposés ;
de donner leur consentement explicite à toute communication de données à caractère personnel vous concernant à Courtrai ;
de donner leur consentement explicite à l’achat des produits ou services proposés.

Données à caractère personnel vous concernant que nous traitons

Vous pouvez nous laisser certaines données quand vous faites appel à nos services, quand vous achetez nos produits ou services ou quand vous visitez notre site Web. Il peut s’agir de données à caractère personnel que nous avons reçues de votre part, directement ou non.
Ces données à caractère personnel sont traitées à différentes fins, avec des délais de conservation variables.

Consultez le tableau (pdf)

Nous ne traitons vos données que dans un but clair et légitime. Nous ne pouvons le faire que :

pour respecter une obligation légale ;
pour remplir une mission d’intérêt général ou relevant de l’autorité publique ;
pour exécuter un contrat ;
si vous nous en avez donné l’autorisation ;
pour lutter contre une menace grave pour votre santé.

Nous ne partagerons vos données avec d’autres instances que moyennant votre consentement explicite ou si la réglementation nous y contraint.

Nous faisons appel à plusieurs partenaires informatiques pour le traitement de données à caractère personnel. En tant que responsable du traitement, Courtrai conclut des contrats de traitement avec les partenaires informatiques en question en vue de garantir au mieux la protection de la vie privée de tous les intéressés.

Photos et vidéos

Dans le cadre du fonctionnement de nos services, nous pouvons être amenés à prendre des photos ou réaliser des enregistrements sur lesquels peuvent apparaître des visiteurs ou utilisateurs de nos services (ex. résidents de nos maisons de repos et de soins, visiteurs de nos centres de quartier, participants à des activités de sport plus…). Nous établissons ici une distinction claire entre les images ciblées et non ciblées :

les images non ciblées n’ont pas pour objectif de représenter clairement une ou plusieurs personnes, mais plutôt d’esquisser une atmosphère générale. La ville et le CPAS de Courtrai peuvent utiliser ces images à des fins didactiques, de formation et/ou professionnelles, tant dans des médias imprimés que dans des médias numériques ;
les images ciblées sont des représentations individuelles, des représentations d’une ou de plusieurs personnes pendant une activité de groupe ou des représentations d’une ou plusieurs personnes invitées à poser. Avant d’utiliser de telles images, nous demandons systématiquement le consentement explicite des intéressés et nous leur indiquons les canaux sur lesquels la ou les photos seront utilisées. Il est également possible de retirer ce consentement à tout moment.

Correspondance

La correspondance que vous adressez aux services de la ville et du CPAS de Courtrai est numérisée par Bpost et mise à la disposition du destinataire sous forme numérique en interne.

Vos droits et la manière dont vous pouvez les exercer en qualité d’utilisateur

Vos droits

Conformément à l’article 7.3 et aux articles 13 à 22 du règlement (EU) 2016/679 précité, vous avez, sur demande écrite à adresser comme indiqué ci-après, le droit :

de retirer à tout moment votre consentement au traitement de vos données à caractère personnel.
Le retrait de votre consentement n’aura cependant aucune incidence sur la licéité du traitement effectué avant le retrait de votre consentement ;
d’accéder à vos données à caractère personnel ou d’en obtenir une copie ;
de faire corriger vos données à caractère personnel incorrectes ou faire compléter vos données à caractère personnel incomplètes ;
de faire effacer vos données à caractère personnel, pour autant que le traitement ne soit pas nécessaire à une obligation légale ou réglementaire, à l’exercice de nos tâches d’intérêt général, à la constitution ou à l’exercice d’un droit en justice ou à des fins d’archivage ;
d’obtenir la limitation du traitement de vos données interpersonnelles ;
d’obtenir la portabilité de vos données à caractère personnel, de sorte que vos données à caractère personnel vous soient envoyées à vous ou soient envoyées à une organisation désignée par vos soins si cela est techniquement possible, si le traitement repose sur votre consentement ou si le traitement est nécessaire à l’exécution d’un contrat dont vous êtes partie prenante et est accompli via des procédés automatisés, pour autant que le traitement ne soit pas nécessaire à l’exercice de nos tâches d’intérêt général ;
de vous opposer au traitement de vos données à caractère personnel à des fins de profilage, de marketing direct, ou pour une décision basée exclusivement sur un traitement automatisé.

Exécution

Pour pouvoir exercer ces droits, nous vous demandons d’introduire une demande écrite auprès de Courtrai en nous envoyant un courrier recommandé et daté à l’adresse précitée, à l’attention du Comité de sécurité de l’information, ou en envoyant un e-mail à privacy@kortrijk.be.

Pour avoir la certitude que la demande a effectivement été introduite par la personne adéquate, nous vous demandons de joindre à la demande une (copie de) preuve d’identité. Dans cette copie, noircissez les données à caractère personnel qui ne sont pas strictement nécessaires à votre demande ou que vous ne souhaitez pas partager avec nous à ce moment.

Après réception de votre demande, nous réagirons dans les plus brefs délais et en tout cas dans le mois. Ce délai peut cependant être prolongé à deux mois en fonction de la complexité de la demande. Nous vous informerons d’une telle prolongation.

L’exercice des droits précités est gratuit. Cependant, nous nous réservons le droit de vous facturer une indemnité raisonnable pour les frais administratifs qui peuvent accompagner la fourniture des informations ou les mesures que vous avez demandées.

Outre les droits précités, vous avez, conformément aux articles 77 à 82 du règlement (UE) 2016/679 précité, également le droit :

d’introduire une plainte auprès de l’autorité de contrôle, et ce, en particulier, dans l’État membre dans lequel se trouve votre résidence habituelle, votre lieu de travail ou le lieu où la violation aurait été commise, si vous considérez que le traitement de données à caractère personnel vous concernant constitue une violation du règlement en question. En Belgique, ce sont l’Autorité de protection des données et la Vlaamse Toezichtscommissie. Vous pouvez le faire par courrier ou en ligne, comme prévu dans le lien suivant :
- Introduire une plainte | Autorité de protection des données
- Vlaamse Toezichtscommissie
d’introduire un recours juridictionnel contre l’Autorité de protection des données ou la Vlaamse Toezichtscommissie si votre réclamation n’est pas traitée ou si vous n’êtes pas informé de l’état d’avancement ou de l’issue de la réclamation que vous avez introduite ;
de former un recours juridictionnel auprès de la justice contre Courtrai (la ville ou le CPAS) pour infraction à la réglementation sur les données à caractère personnel.

Mesures mises en œuvre pour protéger vos données à caractère personnel

Mesures que nous appliquons

Courtrai prend des mesures techniques et organisationnelles adéquates pour protéger vos données à caractère personnel et vous garantir un niveau de protection optimal.

Nous prenons notamment les mesures suivantes :

nous désignons un fonctionnaire en charge de la protection des données, qui peut être contacté en cas de questions ou de problèmes par e-mail à l’adresse privacy@kortrijk.be ;
nous n’accordons un accès à certaines données à caractère personnel obtenues de votre part qu’à des personnes définies qui ont besoin de ces données à caractère personnel pour l’exercice de leurs fonctions ;
nous soumettons ces personnes à un engagement de confidentialité ;
nous tenons un registre des activités de traitement ;
nous testons, évaluons et rectifions à intervalles réguliers l’efficacité de nos mesures de sécurité ;
nous imposons des garanties en matière d’application des mesures de protection techniques et organisationnelles adéquates au cas où des sous-traitants seraient amenés à traiter des données à caractère personnel à la demande de Courtrai ;
nous effectuons une analyse d’impact relative à la protection des données avant tout traitement de données à caractère personnel quand un recours à de nouvelles technologies est susceptible d’engendrer un risque élevé pour les droits et libertés du ou des intéressés ;
nous signalons toute infraction ou autre information importante à l’autorité de contrôle et le cas échéant au(x) intéressé(s) s’il s’agit d’une infraction liée aux données à caractère personnel qui comporte un risque élevé pour les droits et libertés du ou des intéressés ;
si cela nous est demandé, nous collaborons avec les autorités de contrôle et nous consultons les autorités de contrôle dans l’exercice de nos tâches.

Mesures que nous vous demandons de prendre

Bien que nous mettions tout en œuvre pour protéger vos données à caractère personnel, il n’est possible d’assurer une protection efficace que si vous aussi prenez les mesures nécessaires.

Nous vous demandons par conséquent :

de nous fournir des informations complètes et précises ;
d’accorder le soin nécessaire à la confidentialité de vos données à caractère personnel et de vos éventuelles données d’utilisateur (comme votre nom d’utilisateur et votre mot de passe). Ces données sont en effet strictement personnelles et non cessibles.

Protocoles

Le décret RGPD prévoit l’obligation d’établir un protocole pour chaque communication électronique de données à caractère personnel. Vous trouverez ci-dessous une liste des protocoles en vigueur conclus entre Courtrai et des instances flamandes et autorités externes :

Protocole relatif à la communication par voie électronique de données à caractère personnel de l’Agentschap Binnenlands Bestuur (Agence flamande de l’administration intérieure) à la ville de Courtrai dans le cadre du Stadsmonitor voor Centrumsteden (Moniteur urbain pour les centres-villes) > cliquez ici.
Protocole relatif à la communication par voie électronique de données à caractère personnel de la ville de Courtrai à l’Agentschap Binnenlands Bestuur (Agence flamande de l’administration intérieure) dans le cadre du Stadsmonitor voor Centrumsteden (Moniteur urbain pour les centres-villes) (GIS)) > cliquez ici.
Protocole relatif à la communication par voie électronique de données à caractère personnel de l’Agentschap Zorg en Gezondheid (Agence flamande Soins et santé) à la ville Courtrai dans le cadre de la transmission de données à caractère personnel conformément à l’article 34/1 du décret du 21 novembre 2003 relatif à la politique de santé préventive > cliquez ici.
Protocole relatif à la communication électronique de données à caractère personnel de la ville de Courtrai à la zone de police Vlas dans le cadre de la transmission de données à caractère personnel conformément à l’article 34/1 du décret du 21 novembre 2003 relatif à la politique de santé préventive > cliquez ici.
Protocole relatif à l’échange électronique de données à caractère personnel entre le gouverneur de la province de Flandre occidentale et la ville de Courtrai dans le cadre du projet Restauration de la Lys et de ses méandres > cliquez ici.
Protocole relatif à l’échange électronique de données à caractère personnel entre la ville Courtrai et Meemoo dans le cadre de l’échange mutuel de matériel et de métadonnées > cliquez ici.
Protocole relatif à l’échange électronique de données entre le VLAIO et la ville Courtrai dans le cadre du contrôle des mesures de soutien aux entreprises dans le contexte coronavirus > cliquez ici.

Délibérations

AF n° 04/2017 du 9 mars 2017 (données cadastrales récentes)
Délibération portant autorisation générale pour les Villes et Communes flamandes de se voir communiquer de manière électronique des données à caractère personnel de l’Administration générale de la Documentation patrimoniale (« AGDP ») pour l’application de diverses dispositions de la réglementation flamande par les villes et communes.
AF n° 18/2015 28 mai 2015 (DIV dans le cadre d’amendes SAC)
Délibération portant autorisation générale pour les Villes et Communes, les régies communales autonomes et l’Agence du stationnement de la Région de Bruxelles-Capitale de se voir communiquer de manière électronique de données à caractère personnel de la Direction pour l’Immatriculation des Véhicules (ci-après la « DIV ») afin d’identifier et de sanctionner les auteurs d’infractions aux règlements ou ordonnances communaux.
AF n° 14/2016 du 21 janvier 2016 (DIV)
Délibération portant autorisation unique pour les Communes d’accéder au répertoire de la DIV à des fins d’identification des personnes qui sont débitrices, du fait de l’utilisation d’un véhicule, d’une rétribution, taxe ou redevance de stationnement - Révision de la délibération AF n° 05/2015 du 19 mars 2015 (AF-MA-2015-099).
RN n° 13/2013 13 février 2013 (Données du Registre national de non-résidents)
Demande formulée par la Vlaamse Vereniging van Steden en Gemeenten (Union des villes et communes flamandes) afin d’obtenir, au profit des communes, un accès aux informations du Registre national en vue de l’exécution des tâches qui leur sont confiées.
RN n° 28/2009 18 mai 2009 (Données du Registre national pour bibliothèques)
Demande de Bibnet pour les bibliothèques publiques néerlandophones de Flandre et de Bruxelles d’avoir accès aux informations du Registre national en vue de l’identification et de la gestion de leurs membres.
RN n° 38/2009 17 juin 2009
Demande formulée par le Service public fédéral Technologie de l’Information et de la Communication (Fedict) afin d’obtenir l’autorisation de recevoir certaines données du Registre national dans le but de les transférer aux services de l’état civil dans le cadre de l’application eBirth (RN/MA/2009/016)

Révisions

Vous trouverez les versions précédentes de cette déclaration de confidentialité ci-dessous :

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Vous trouverez de plus amples informations dans les paramètres des cookies.

Questions et/ou remarques

Si vous avez encore des questions ou remarques après avoir lu cette déclaration de confidentialité, vous pouvez prendre contact avec le fonctionnaire en charge de la protection des données (DPO) pour Courtrai, Monsieur Nick Vandommele.
T 0473 86 26 19 | privacy@kortrijk.be