Datenschutzerklärung

Unter „Kortrijk“ verstehen wir sowohl die Stadt als auch das ÖSHZ.

Datum der letzten Aktualisierung: 6. Dezember 2022

Der Schutz Ihrer Daten ist für Kortrijk sehr wichtig.
In dieser Datenschutzerklärung erfahren Sie u. a. mehr über :

die personenbezogene Daten – in digitaler Form oder in Papierform, die wir von Ihnen verarbeiten;
die Verarbeitungszwecke und Rechtsgrundlagen, aufgrund derer wir Ihre personenbezogenen Daten verarbeiten;
Ihre Rechte und wie Sie sie wahrnehmen können;
die Maßnahmen, die wir für den Schutz Ihrer personenbezogenen Daten ergreifen.

Identifizierung

„Kortrijk“ oder „wir“: die Dienste der kommunalen Verwaltung der Stadt Kortrijk mit Hauptsitz in 8500 Kortrijk, Grote Markt 54, und das ÖSHZ Kortrijk mit Hauptsitz in 8500 Kortrijk, Budastraat 27, die auch die Verantwortlichen für die Verarbeitung der personenbezogenen Daten sind wie in dieser Datenschutzerklärung aufgeführt.
„Nutzer“ oder „Sie“/„du“: jede natürliche Person, Rechtsperson oder öffentliche Einrichtung, deren Daten verarbeitet werden.

Begriffsbestimmungen

„Personenbezogene Daten“: Daten, die sich auf Sie als natürliche Person beziehen.
„Verarbeiten“: eine mit oder ohne Hilfe automatisierter Verfahren ausgeführte Bearbeitung oder eine Reihe von Bearbeitungen von personenbezogenen Daten wie das Erheben, das Strukturieren, die Speicherung, das Abfragen, die Anpassung, die Verwendung, das Kombinieren, das Löschen oder die Vernichtung von personenbezogenen Daten.
„Cookie“: kleine Textdateien, die eine Website beim Besuch dieser Website auf Ihrem Computer oder Ihrem mobilen Gerät speichert.

Die Verwaltung Ihrer personenbezogenen Daten erfolgt gemäß den geltenden Rechtsvorschriften (wie in der Verordnung (EU) 2016/679 des Europäischen Parlaments und des Rates vom 27. April 2016 zum Schutz natürlicher Personen bei der Verarbeitung personenbezogener Daten vorgesehen). Kortrijk wendet dies sowohl auf die computergestützte als auch auf die manuelle Datenverarbeitung an.

Wir bitten Sie, diese Datenschutzerklärung sorgfältig durchzulesen, bevor Sie unsere (physischen oder digitalen) Dienstleistungen in Anspruch nehmen und Sie Ihre personenbezogenen Daten an Kortrijk weitergeben.

Zukünftige Änderungen dieser Datenschutzerklärung können nicht ausgeschlossen werden. Kortrijk behält sich daher das Recht vor, diese Datenschutzerklärung jederzeit ändern zu können, vorausgesetzt, dass Sie darüber über diese Website in Kenntnis gesetzt werden.

Bist du minderjährig (jünger als 16 Jahre)?

Bist du jünger als 16 Jahre, empfehlen wir dir, bevor du Kortrijk beim Besuch unserer Website und/oder beim Besuch unserer Büros deine personenbezogenen Daten übermittelst,

diese Datenschutzerklärung zusammen mit deinen Eltern oder deinem gesetzlichen Vertreter aufmerksam durchzulesen;
für deine (Online-)Aktivitäten auf unserer Website und wenn du unsere Dienstleistungen oder Produkte nutzt, die Zustimmung deiner Eltern oder deines gesetzlichen Vertreters einzuholen.

Wir bitten deine Eltern oder gesetzlichen Vertreter,

sich an den (Online-)Aktivitäten auf unserer Website und/oder in Bezug auf die angebotenen Dienstleistungen oder Produkte zu beteiligen;
bei der Übermittlung von personenbezogenen Daten an Kortrijk ihre explizite Zustimmung zu geben;
beim Erwerb von angebotenen Dienstleistungen oder Produkten ihre explizite Zustimmung zu geben.

Die personenbezogenen Daten, die wir von Ihnen verarbeiten

Wenn Sie unsere Dienste nutzen, unsere Dienstleistungen oder Produkte erwerben oder unsere Website besuchen, hinterlassen Sie uns möglicherweise bestimmte Daten. Dabei kann es sich um personenbezogene Daten handeln, die wir direkt oder indirekt von Ihnen erhalten haben.
Die Daten werden für verschiedene Verarbeitungszwecke mit unterschiedlichen Aufbewahrungsfristen verwendet.

Tabelle anschauen (pdf)

Wir verarbeiten Ihre Daten nur, wenn wir hierfür einen klaren und berechtigten Grund haben. Wir können dies nur tun,

um einer gesetzlichen Verpflichtung nachzukommen;
um unserer Aufgaben von allgemeinem Interesse oder einen Auftrag öffentlicher Gewalt zu erfüllen;
um einer Vereinbarung nachzukommen;
wenn Sie Ihre Zustimmung dazu gegeben haben;
um eine ernsthafte Bedrohung für Ihre Gesundheit zu bekämpfen.

Wir geben Ihre Daten nur bei expliziter Zustimmung der Betroffenen oder wenn Vorschriften uns dazu zwingen, an andere Instanzen weiter.

Für die Verarbeitung von personenbezogenen Daten arbeiten wir mit verschiedenen IT-Partnern zusammen. Kortrijk schließt als Verantwortlicher für die Verarbeitung mit den betreffenden IT-Partnern Verarbeitungsvereinbarungen ab, um für alle Betroffenen ein Höchstmaß an Datenschutz zu gewährleisten.

Fotos und Videos

Im Rahmen der Arbeit unsere Dienste können wir Fotos oder Videoaufzeichnungen machen, auf denen auch Besucher oder Nutzer unserer Dienstleistungen zu sehen sind (beispielsweise Bewohner von Pflegeheimen, Besucher von Gemeinschaftszentren, Teilnehmer an Sportplus-Aktivitäten usw.). Wir machen hier einen deutlichen Unterschied zwischen gezielten und nicht gezielten Aufnahmen:

Nicht gezielte Aufnahmen haben nicht den Zweck, eine oder mehrere Personen deutlich abzubilden, sondern geben eher ein allgemeines Stimmungsbild wieder. Die Stadt und das ÖSHZ Kortrijk können derartige Aufnahmen für didaktische, Ausbildungs- und/oder Werbezwecke sowohl in Druckmedien wie in digitalen Medien verwenden.
Bei gezielten Aufnahmen handelt es sich um individuelle Abbildungen oder Abbildungen, auf denen eine oder mehrere Personen bei einer Gruppenaktivität hervorgehoben werden oder um Abbildungen, für die posiert wird. Für die Verwendung solcher Bilder werden die Betroffenen jeweils um ihre ausdrückliche Zustimmung gebeten und es wird angegeben, für welche Kanäle die Bilder verwendet werden. Sie können diese Zustimmung auch jederzeit widerrufen.

Schriftwechsel

Briefe, die Sie an die Dienste der Stadt und des ÖSHZ Kortrijk richten, werden von Bpost digitalisiert und dem Empfänger intern in digitaler Form übermittelt.

Ihre Rechte und wie Sie als Nutzer von Ihren Rechten Gebrauch machen können

Ihre Rechte

Gemäß Artikel 7.3 und Artikel 13 bis einschließlich Artikel 22 der genannten Verordnung (EU) 2016/679 haben Sie nach schriftlichem Antrag wie nachstehend aufgeführt das Recht,

Ihre Zustimmung zur Datenverarbeitung jederzeit zu widerrufen.
Das Widerrufen Ihrer Zustimmung hat allerdings keine Auswirkung auf die Rechtmäßigkeit der Verarbeitung, die vor dem Widerrufen Ihrer Zustimmung erfolgt ist;
Einsicht in Ihre personenbezogenen Daten zu nehmen oder eine Kopie davon zu erhalten;
Ihre unzutreffenden personenbezogenen Daten korrigieren zu lassen oder Ihre unvollständigen personenbezogenen Daten vervollständigen zu lassen;
Ihre personenbezogene Daten löschen zu lassen, insofern die Verarbeitung nicht für die Erfüllung einer gesetzlichen oder reglementären Verpflichtung, die Erfüllung unseres Auftrags im öffentlichen Interesse, die Geltendmachung und Ausübung eines Rechtsanspruchs oder im Hinblick auf eine Archivierung erforderlich ist;
die Beschränkung der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten zu erwirken;
die Übertragbarkeit Ihrer personenbezogenen Daten zu erwirken, sodass Ihre personenbezogenen Daten an Sie oder an eine von Ihnen benannte Organisation übermittelt werden, falls dies technisch möglich ist und die Verarbeitung auf Ihrer Zustimmung beruht oder falls die Verarbeitung für die Ausführung einer Vereinbarung erforderlich ist, bei der Sie Vertragspartei sind, und die Verarbeitung über automatisierte Verfahren erfolgt und insofern die Verarbeitung nicht für die Erfüllung unseres Auftrags von allgemeinem Interesse erforderlich ist;
gegen die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten für eine Profilierung oder für Direktmarketing oder für eine ausschließlich auf einer automatisierten Verarbeitung beruhende Entscheidung Einspruch zu erheben.

Wahrnehmung Ihrer Rechte

Um die aufgeführten Rechte wahrnehmen zu können, bitten wir Sie, Kortrijk einen schriftlichen Antrag zu übermitteln und hierzu ein datiertes und unterzeichnetes Schreiben an die oben angegebene Adresse zu Händen des Ausschusses für Informationssicherheit (Informatieveiligheidscomité) oder eine E-Mail an privacy@kortrijk.be zu schicken.

Um sicher zu sein, dass der Antrag tatsächlich durch die betreffende Person eingereicht wird, bitten wir Sie, uns zusammen mit dem Antrag einen Identitätsnachweis (eine Kopie eines Identitätsnachweises) zu übermitteln. Schwärzen Sie auf dieser Kopie personenbezogene Daten, die für Ihren Antrag nicht unbedingt erforderlich sind, oder die Sie zu diesem Zeitpunkt nicht an uns weitergeben möchten.

Nach dem Erhalt Ihres Antrags reagieren wir so schnell wie möglich und auf jeden Fall innerhalb eines Monats. Je nach der Komplexität Ihres Antrags kann diese Frist allerdings um zwei Monate verlängert werden. Wir informieren Sie über eine derartige Fristverlängerung.

Die Ausübung der genannten Rechte ist kostenlos. Wir behalten uns jedoch das Recht vor, eine angemessene Vergütung für die Verwaltungskosten in Rechnung zu stellen, die mit der Bereitstellung der von Ihnen gewünschten Informationen oder dem Ergreifen der von Ihnen gewünschten Maßnahmen verbunden sein können.

Neben den oben genannten Rechten haben Sie gemäß Artikel 77 bis einschließlich Artikel 82 der genannten Verordnung (EU) 2016/679 ebenfalls das Recht:

eine Beschwerde bei einer Aufsichtsbehörde einzureichen, insbesondere in dem Mitgliedstaat Ihres gewöhnlichen Aufenthaltsorts, Ihres Arbeitsplatzes oder des Orts des mutmaßlichen Verstoßes, wenn Sie der Ansicht sind, dass die Verarbeitung der Sie betreffenden personenbezogenen Daten gegen diese Verordnung verstößt. In Belgien sind dies die Datenschutzbehörde und der Flämische Kontrollausschuss (Vlaamse Toezichtscommissie). Dies ist per Brief oder online wie unter dem folgenden Link erläutert möglich:
- Beschwerde einreichen | Datenschutzbehörde
- Vlaamse Toezichtscommissie
einen gerichtlichen Rechtsbehelf gegen die Datenschutzbehörde oder den Flämischen Kontrollausschuss einzulegen, weil sie Ihre Beschwerde nicht bearbeitet oder Sie nicht über den Verlauf oder das Ergebnis der von Ihnen eingereichten Beschwerde unterrichtet haben;
beim Gericht einen Rechtsbehelf gegen Kortrijk (Stadt oder ÖSHZ) wegen Verletzung des Schutzes der personenbezogenen Daten einzulegen.

Die Maßnahmen für den Schutz Ihrer personenbezogenen Daten

Von uns eingesetzte Maßnahmen

Kortrijk ergreift geeignete technische und organisatorische Maßnahmen, um Ihre personenbezogenen Daten zu schützen und ein optimales Schutzniveau gewährleisten zu können.

So haben wir unter anderem die folgenden Maßnahmen ergriffen:

Einsetzung eines Datenschutzbeauftragten, der bei Fragen oder Problemen per E-Mail über privacy@kortrijk.be kontaktiert werden kann;
Gewährung des Zugangs zu bestimmten, von Ihnen erhaltenen personenbezogenen Daten nur für bestimmte Personen, die diese personenbezogene Daten für die Ausführung ihrer Aufgaben benötigen;
Geheimhaltungsverpflichtungen für diese Personen;
Führen eines Registers der Verarbeitungsaktivitäten;
Tests, Bewertungen und Anpassungen in Bezug auf die Wirksamkeit unserer Sicherheitsmaßnahmen in regelmäßigen Intervallen;
Forderung von Garantien in Bezug auf die Anwendung der geeigneten technischen und organisatorischen Sicherheitsmaßnahmen von Subunternehmen, die im Auftrag von Kortrijk personenbezogene Daten verarbeiten;
Durchführung einer Datenschutzfolgenabschätzung vor einer Verarbeitung von personenbezogenen Daten, bei der neue Technologien zum Einsatz kommen, die ein hohes Risiko für die Rechte und die Freiheiten der betroffenen Person(en) beinhalten;
Meldung von Verstößen und anderen wichtigen Informationen an die Aufsichtsbehörde und gegebenenfalls an die betroffene(n) Person(en), wenn es sich um einen Verstoß in Zusammenhang mit personenbezogenen Daten handelt, der ein hohes Risiko für die Rechte und Freiheiten der betroffenen Person(en) darstellt;
auf Anfrage Zusammenarbeit mit den Aufsichtsbehörden und Konsultation dieser Aufsichtsbehörden bei der Erfüllung unserer Aufgaben.

Die Maßnahmen, die wir Sie bitten zu ergreifen

Auch wenn wir alles tun, um Ihre persönlichen Daten zu schützen, ist ein wirksamer Schutz nur möglich, wenn Sie selbst ebenfalls die erforderlichen Maßnahmen ergreifen.

Deshalb bitten wir Sie darum,

uns vollständige und zutreffende Informationen zu übermitteln;
die gebotene Sorgfalt in Bezug auf die Vertraulichkeit Ihrer persönlichen Daten und eventueller Benutzerdaten (wie Benutzername und Passwort) anzuwenden. Denn diese Daten sind streng persönlich und nicht übertragbar.

Protokolle

Das Datenschutz-Dekret (AVG-Decreet) enthält die Verpflichtung zur Erstellung eines Protokolls für jede elektronische Übermittlung von personenbezogenen Daten. Nachstehend finden Sie eine Aufstellung der geltenden Protokolle, die zwischen Kortrijk und flämischen Instanzen und externen Behörden abgeschlossen wurden:

Protokoll für die elektronische Übermittlung von personenbezogenen Daten der Agentschap Binnenlands Bestuur (Agentur für inländische Verwaltung) an die Stadt Kortrijk im Rahmen des Stadsmonitor voor Centrumsteden (Stadtmonitor für zentrale Städte) > hier klicken.
Protokoll für die elektronische Übermittlung von personenbezogenen Daten von der Stadt Kortrijk an die Agentschap Binnenlands Bestuur (Agentur für inländische Verwaltung) im Rahmen des Stadsmonitor voor Centrumsteden (Stadtmonitor für zentrale Städte) (GIS) > hier klicken.
Protokoll für die elektronische Übermittlung von personenbezogenen Daten von der Agentschap Zorg en Gezondheid (Agentur für Pflege und Gesundheit) an die Stadt Kortrijk im Rahmen der Übermittlung von personenbezogenen Daten gemäß Artikel 34/1 des Dekrets vom 21. November 2003 über die präventive Gesundheitspolitik > hier klicken.
Protokoll für die elektronische Übermittlung von personenbezogenen Daten von der Stadt Kortrijk an die Polizeizone Vlas im Rahmen der Übermittlung von personenbezogenen Daten gemäß Artikel 34/1 des Dekrets vom 21. November 2003 über die präventive Gesundheitspolitik > hier klicken.
Protokoll für den elektronischen Austausch von personenbezogenen Daten zwischen dem Provinzgouverneur West-Flandern und der Stadt Kortrijk im Rahmen des Projekts Flusssanierung Leie und Mäander > hier klicken.
Protokoll für den elektronischen Austausch von personenbezogenen Daten zwischen der Stadt Kortrijk und Meemoo im Rahmen des (gegenseitigen) Austauschs von Material und Metadaten > hier klicken.
Protokoll für den elektronischen Austausch von Daten zwischen VLAIO und der Stadt Kortrijk im Rahmen der Kontrolle von Corona-Fördermaßnahmen für Unternehmen > hier klicken.

Beschlüsse

FB Nr. 04/2017 9. März 2017 (aktuelle Katasterdaten)
Beschluss über die Erteilung einer allgemeinen Ermächtigung für die flämischen Städte und Gemeinden, die personenbezogenen Daten von der Generalverwaltung Vermögensdokumentation (GVVD) für die Anwendung verschiedener Bestimmungen der flämischen Rechtsvorschriften durch die Städte und Gemeinden auf elektronischem Weg zu erhalten.
FB Nr. 18/2015 28. Mai 2015 (DIV in Bezug auf KVS-Bußen)
Beschluss über die Erteilung einer allgemeinen Ermächtigung für die Städte und Gemeinden, die autonomen Gemeindebetriebe und die Regionale Brüsseler Parkraumagentur, auf elektronischem Weg die personenbezogenen Daten von der Direktion für Fahrzeugzulassungen (nachstehend „DIV“) für die Identifizierung und Bestrafung von Personen zu erhalten, die gegen kommunale Vorschriften oder Verordnungen verstoßen.
FB Nr. 14/2016 vom 21. Januar 2016 (DIV)
Beschluss über die einmalige Ermächtigung zur Gewährung des Zugangs der Gemeinden zum Verzeichnis der DIV für die Identifizierung von Personen, die im Rahmen der Nutzung eines Fahrzeugs Entgelte, Steuern oder Parkgebühren schulden – Überprüfung des Beschlusses FO Nr. 05/2015 vom 19. März 2015 (AF-MA-2015-099).
NR Nr. 13/2013 13. Februar 2013 (Nationalregisterdaten von Nichtansässigen)
Antrag der Vlaamse Vereniging van Steden en Gemeenten (VVSG – Verband der flämischen Städte und Gemeinden) für den Zugang zu den Informationen des Nationalregisters zum Zweck der Erfüllung der ihnen übertragenen Aufgaben.
NR Nr. 28/2009 18. Mai 2009 (Nationalregisterdaten für Bibliotheken)
Antrag von Bibnet für die niederländischsprachigen öffentlichen Bibliotheken in Flandern und Brüssel, Zugang zu den Informationen des Nationalregisters für die Identifizierung und die Verwaltung ihrer Mitglieder zu erhalten.
NR Nr. 38/2009 17. Juni 2009
Durch den Föderalen Öffentlichen Dienst Informations- und Kommunikationstechnologie (Fedict) eingereichter Antrag zur Ermächtigung, bestimmte Daten aus dem Nationalregister zu erhalten, um diese im Rahmen der eBirth-Anwendung an die Bevölkerungsdienste weiterzugeben. (RN/MA/2009/016)

Überarbeitungen

Sie finden die früheren Fassungen dieser Datenschutzerklärung unter den folgenden Links:

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Fragen und/oder Anmerkungen

Falls Sie nach dem Lesen dieser Datenschutzerklärung noch Fragen oder Anmerkungen haben, können Sie sich jederzeit an den Datenschutzbeauftragten (DPO) für Kortrijk, Herrn Nick Vandommele wenden.
T.: 0473 86 26 19 | privacy@kortrijk.be