Datenschutzerklärung

Datenschutzerklärung

Mit Kortrijk meinen wir sowohl die Stadt als auch das öffentliche Sozialamt (OCMW).

Datum der letzten Aktualisierung: 13. September 2024

Der Schutz Ihrer Privatsphäre ist Kortrijk sehr wichtig. In dieser Datenschutzerklärung erfahren Sie unter anderem mehr über:

• die personenbezogenen Daten – digital und auf Papier – die wir über Sie verarbeiten
• die Verarbeitungszwecke und Rechtsgrundlagen, auf deren Grundlage wir Ihre personenbezogenen Daten verarbeiten
• Ihre Rechte und wie Sie diese ausüben können
• die Maßnahmen, die wir zum Schutz Ihrer personenbezogenen Daten ergreifen

Die Verwaltung Ihrer personenbezogenen Daten erfolgt gemäß den geltenden Vorschriften (wie in der Verordnung (EU) 2016/679 des Europäischen Parlaments und des Rates vom 27. April 2016 zum Schutz natürlicher Personen bei der Verarbeitung personenbezogener Daten vorgesehen). Kortrijk wendet dies sowohl auf die computergestützte als auch auf die manuelle Datenverarbeitung an.

Wir bitten Sie, diese Datenschutzerklärung sorgfältig durchzulesen, bevor Sie unsere Dienste (physisch oder digital) nutzen und Kortrijk Ihre personenbezogenen Daten zur Verfügung stellen.

Zukünftige Änderungen dieser Datenschutzerklärung können nicht ausgeschlossen werden. Kortrijk behält sich daher das Recht vor, diese Datenschutzerklärung jederzeit zu ändern, sofern Sie hierüber über diese Website informiert werden.

Terminologie

• „Personenbezogene Daten“: Daten, die sich auf Sie als natürliche Person beziehen.
• „Verarbeitung“: jeder mit oder ohne Hilfe automatisierter Verfahren ausgeführte Vorgang oder jede solche Vorgangsreihe im Zusammenhang mit personenbezogenen Daten wie das Erheben, das Ordnen, die Speicherung, das Abfragen, die Anpassung, die Verwendung, die Verknüpfung, das Löschen oder die Vernichtung personenbezogener Daten.
• „Cookie“: kleine Textdateien, die eine Website auf Ihrem Computer oder Mobilgerät speichert, wenn Sie die Website besuchen

Identifikation

• „Kortrijk“ oder „wir“: die kommunalen Verwaltungsdienste der Stadt Kortrijk mit Sitz am Grote Markt 54, 8500 Kortrijk und OCMW Kortrijk mit Sitz in der Budastraat 27, 8500 Kortrijk, die auch für die Verarbeitung personenbezogener Daten gemäß dieser Datenschutzerklärung verantwortlich sind.
• „Nutzer“ oder „Sie“: jede natürliche oder juristische Person oder Behörde, deren Daten verarbeitet werden

Sind Sie minderjährig (unter 16 Jahre alt)?

Wenn Sie unter 16 Jahre alt sind, empfehlen wir Ihnen, bevor Sie Kortrijk beim Besuch unserer Website und/oder unserer Büros personenbezogene Daten übermitteln:

• Lesen Sie diese Datenschutzerklärung gemeinsam mit Ihren Eltern oder Ihrem gesetzlichen Vertreter sorgfältig durch.
• um die Erlaubnis Ihrer Eltern oder Ihres gesetzlichen Vertreters für Ihre (Online-)Aktivitäten auf unserer Website und bei der Nutzung unserer Dienste oder Produkte einzuholen.

Wir bitten Ihre Eltern und Erziehungsberechtigten:

• an den (Online-)Aktivitäten auf dieser unserer Website und/oder den angebotenen Diensten oder Produkten teilzunehmen.
• bei der Bereitstellung personenbezogener Daten an Kortrijk ausdrücklich Ihre Zustimmung zu erteilen.
• beim Erwerb angebotener Dienste oder Produkte eine ausdrückliche Einwilligung zu erteilen.

Die personenbezogenen Daten, die wir von Ihnen verarbeiten

Wenn Sie unsere Dienste nutzen, Dienste oder Produkte kaufen oder unsere Website besuchen, hinterlassen Sie möglicherweise bestimmte Informationen bei uns. Dabei kann es sich um personenbezogene Daten handeln, die wir direkt oder indirekt von Ihnen erhalten haben.

Die Daten werden für unterschiedliche Verarbeitungszwecke mit unterschiedlichen Aufbewahrungsfristen verwendet.

Wir verarbeiten Ihre Daten nur, wenn wir hierfür einen klaren und berechtigten Zweck haben. Dies ist nur möglich:

• zur Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung
• zur Erfüllung unserer im öffentlichen Interesse liegenden Aufgaben oder eines hoheitlichen Auftrags
• eine Vereinbarung ausführen
• wenn Sie hierzu Ihre Zustimmung gegeben haben
• zur Bekämpfung einer ernsthaften Bedrohung Ihrer Gesundheit

Wir geben Ihre Daten nur dann an Behörden weiter, wenn die betroffene Person ausdrücklich eingewilligt hat oder wir durch gesetzliche Vorschriften dazu verpflichtet sind.

Zur Verarbeitung personenbezogener Daten nutzen wir verschiedene IT-Partner. Als Verantwortlicher schließt Kortrijk mit den betreffenden IT-Partnern Datenverarbeitungsverträge ab, um für alle Beteiligten ein Höchstmaß an Vertraulichkeit zu gewährleisten.

Foto und Video

Im Rahmen der Bereitstellung unserer Dienste können Fotos oder Aufnahmen erstellt werden, auf denen auch Besucher oder Nutzer unserer Dienste (z. B. Bewohner von Pflegeheimen, Besucher von Gemeindezentren, Teilnehmer von Sport- und Freizeitaktivitäten usw.) zu sehen sind. Dabei unterscheiden wir klar zwischen nicht zielgerichteten und zielgerichteten Bildern:

• Bei den ungerichteten Bildern geht es nicht darum, eine oder wenige Personen deutlich zu zeigen, sondern einen allgemeinen Eindruck der Atmosphäre zu vermitteln. Die Stadt und das OCMW von Kortrijk dürfen diese Bilder für Bildungs-, Schulungs- und/oder Werbezwecke sowohl in gedruckten als auch in digitalen Medien verwenden.
• Zielgerichtete Bilder sind Einzelbilder oder Bilder, die eine oder mehrere Personen während einer Gruppenaktivität hervorheben, oder ein Bild, für das posiert wurde. Für die Verwendung solcher Bilder wird immer die ausdrückliche Zustimmung der betreffenden Person eingeholt und angegeben, für welche Kanäle das/die Foto(s) verwendet wird/werden. Sie können diese Einwilligung auch jederzeit widerrufen.

Korrespondenz

Die Korrespondenz, die Sie an die Dienste des Stadt- und OCMW Kortrijk senden, wird von Bpost digitalisiert und dem Empfänger intern in digitalem Format zur Verfügung gestellt.

Personalisierte Wahlbotschaften

Im Anschluss an die Wahlen werden Wählerverzeichnisse erstellt. Die Wählerverzeichnisse enthalten die Namen, Geburtsdaten und Hauptwohnsitze belgischer und nichtbelgischer Wähler.

Wenn politische Parteien oder Kandidaten die im Wahlgesetz festgelegten Voraussetzungen für den Erhalt eines Wählerverzeichnisses erfüllen, sind Städte und Gemeinden verpflichtet, ihnen dieses Verzeichnis auszuhändigen. Antragsteller dürfen diese Liste ausschließlich für den vorgesehenen Zweck verwenden, d. h. für Wahlzwecke im Rahmen des Direktmarketings.

Da das Wahlgesetz die Bereitstellung dieses Wählerverzeichnisses vorschreibt, können Bürger ihre Gemeindebehörden nicht von vornherein auffordern, ihre personenbezogenen Daten aus dem Wählerverzeichnis zu löschen.

Wenn Bürgerinnen und Bürger nicht möchten, dass ihre personenbezogenen Daten von politischen Parteien zu Wahlzwecken verwendet werden, können sie dies der Stadtverwaltung melden. Ihre Daten werden dann im Wählerverzeichnis gekennzeichnet, um den Empfängern anzuzeigen, dass sie der Verwendung ihrer Daten für Direktmarketingzwecke widersprechen.

Sie können dies tun, indem Sie eine E-Mail an verkiezingen@kortrijk.be senden oder einen Termin am Empfang des Rathauses vereinbaren.

Chatbot / Virtueller Assistent

Die Website Kortrijk.be verfügt über einen öffentlichen Chatbot, der rund um die Uhr Hilfe zu bestimmten Themen bietet. Dieser Chatbot liefert nur allgemeine Antworten und erfasst keine personenbezogenen Daten. Die Angabe personenbezogener Daten ist bei der Übermittlung von Anfragen durch den Bürger nicht erforderlich.  Diese Gespräche werden für analytische und technische Zwecke 90 Tage lang gespeichert.  Während dieser Zeit können diese bei Problemen vom Administrator eingesehen werden.

Wenn der Bürger keine zufriedenstellende Antwort vom Chatbot erhält, kann er über den Chatbot ein Ticket erstellen, damit die Stadt Kortrijk sich weiter darum kümmert. Darin werden persönliche Daten des Bürgers erfasst. In diesem Fall werden die Kontaktdaten und die Frage erfasst. Diese Daten werden vom Team 1777 zur weiteren Bearbeitung der Frage/Meldung herangezogen.

Die Rechte und die Art und Weise, wie Sie Ihre Rechte als Benutzer ausüben können

Die Rechte

Gemäß Artikel 7.3 und den Artikeln 13 bis 22 der oben genannten Verordnung (EU) 2016/679 haben Sie auf schriftlichen Antrag wie unten beschrieben das Recht:

• Ihre Einwilligung zur Datenverarbeitung jederzeit zu widerrufen.

Der Widerruf Ihrer Einwilligung berührt jedoch nicht die Rechtmäßigkeit der Verarbeitung, die vor Ihrem Widerruf stattgefunden hat.

• auf Ihre personenbezogenen Daten zuzugreifen oder eine Kopie davon zu erhalten.
• auf Berichtigung Ihrer unrichtigen personenbezogenen Daten oder Vervollständigung Ihrer unvollständigen personenbezogenen Daten.
• die Löschung Ihrer personenbezogenen Daten zu verlangen, soweit die Verarbeitung nicht zur Erfüllung einer gesetzlichen oder behördlichen Verpflichtung, zur Wahrnehmung unserer im öffentlichen Interesse liegenden Aufgabe, zur Geltendmachung und Ausübung von Rechtsansprüchen oder zu Archivierungszwecken erforderlich ist.
• die Einschränkung der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten zu verlangen.
• die Übertragbarkeit Ihrer personenbezogenen Daten zu erwirken, so dass Ihre personenbezogenen Daten an Sie oder eine von Ihnen benannte Organisation übermittelt werden können, sofern dies technisch möglich ist und die Verarbeitung auf Ihrer Einwilligung beruht oder die Verarbeitung für die Erfüllung eines Vertrags, dessen Vertragspartei Sie sind, erforderlich ist und die Verarbeitung mithilfe automatisierter Verfahren erfolgt und soweit die Verarbeitung nicht für die Erfüllung unserer im öffentlichen Interesse liegenden Aufgabe erforderlich ist.
• Widerspruch gegen die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten zu Profiling- oder Direktmarketingzwecken oder gegen eine ausschließlich auf einer automatisierten Verarbeitung beruhende Entscheidung einzulegen.

Die Methode der Übung

Um diese Rechte auszuüben, bitten wir Sie, eine schriftliche Anfrage an Kortrijk zu richten, indem Sie uns einen datierten und unterzeichneten Brief an die oben genannte Adresse zu Händen des Informationssicherheitsausschusses senden oder eine E-Mail an privacy@kortrijk.be schicken.

Um sicherzustellen, dass die Anfrage tatsächlich von der richtigen Person gestellt wird, bitten wir Sie, der Anfrage ein Ausweisdokument (oder eine Kopie davon) beizufügen. Schwärzen Sie in dieser Kopie alle personenbezogenen Daten, die für Ihre Anfrage nicht unbedingt erforderlich sind oder die Sie uns zu diesem Zeitpunkt nicht mitteilen möchten.

Nach Erhalt Ihrer Anfrage werden wir so schnell wie möglich und in jedem Fall innerhalb eines Monats antworten. Je nach Komplexität der Anfrage kann sich diese Frist um zwei Monate verlängern. Wir werden Sie über eine solche Verlängerung informieren.

Die Ausübung der genannten Rechte ist kostenlos. Wir behalten uns jedoch das Recht vor, Ihnen eine angemessene Gebühr für die Verwaltungskosten in Rechnung zu stellen, die mit der Bereitstellung der von Ihnen angeforderten Informationen oder der Durchführung der von Ihnen angeforderten Maßnahmen verbunden sein können.

Zusätzlich zu den oben aufgeführten Rechten haben Sie gemäß Artikel 77 bis 82 der oben genannten Verordnung (EU) 2016/679 auch das Recht:

• Beschwerde bei einer Aufsichtsbehörde, insbesondere in dem Mitgliedstaat ihres Aufenthaltsorts, ihres Arbeitsplatzes oder des Orts des mutmaßlichen Verstoßes, wenn die betroffene Person der Ansicht ist, dass die Verarbeitung der sie betreffenden personenbezogenen Daten gegen diese Verordnung verstößt. In Belgien sind dies die Datenschutzbehörde und die flämische Aufsichtskommission. Dies kann per Brief oder online unter folgendem Link erfolgen:
  • Beschwerde einreichen | Datenschutzbehörde
  • Flämische Aufsichtskommission
• rechtliche Schritte gegen die Datenschutzbehörde oder die flämische Aufsichtskommission einzuleiten, wenn diese Ihre Beschwerde nicht bearbeitet oder Sie nicht über den Fortschritt oder das Ergebnis Ihrer eingereichten Beschwerde informiert;
• Klage gegen Kortrijk (Stadt oder OCMW) wegen Verletzung des Schutzes personenbezogener Daten einzureichen.

Die Maßnahmen zum Schutz Ihrer personenbezogenen Daten

Unsere Maßnahmen

Kortrijk ergreift geeignete technische und organisatorische Maßnahmen, um Ihre personenbezogenen Daten zu schützen und ein optimales Sicherheitsniveau zu gewährleisten.

Wir haben unter anderem folgende Maßnahmen ergriffen:

• die Ernennung eines Datenschutzbeauftragten, der bei Fragen oder Problemen per E-Mail unter privacy@kortrijk.be kontaktiert werden kann;
• Gewähren Sie Zugriff auf bestimmte von Ihnen erhaltene personenbezogene Daten nur denjenigen Personen, die diese personenbezogenen Daten zur Erfüllung ihrer Aufgaben benötigen.
• diese Personen zur Geheimhaltung zu verpflichten.
• Führen eines Verzeichnisses der Verarbeitungstätigkeiten.
• die Wirksamkeit unserer Sicherheitsmaßnahmen regelmäßig zu testen, zu bewerten und anzupassen.
• Durchsetzung von Garantien hinsichtlich der Anwendung geeigneter technischer und organisatorischer Sicherheitsmaßnahmen im Falle von Subunternehmern, die personenbezogene Daten im Auftrag von Kortrijk verarbeiten.
• Durchführung einer Datenschutz-Folgenabschätzung vor der Verarbeitung personenbezogener Daten unter Einsatz neuer Technologien, die ein hohes Risiko für die Rechte und Freiheiten der betroffenen Person(en) darstellen.
• Meldung einer Verletzung und anderer relevanter Informationen an die Aufsichtsbehörde und gegebenenfalls an die betroffene(n) Person(en) im Falle einer Verletzung des Schutzes personenbezogener Daten, die ein hohes Risiko für die Rechte und Freiheiten der betroffenen Person(en) mit sich bringt;
• auf Anfrage mit Aufsichtsbehörden zusammenzuarbeiten und uns bei der Erfüllung unserer Aufgaben mit Aufsichtsbehörden abzustimmen.

Die Maßnahmen, die wir von Ihnen verlangen

Obwohl wir alle möglichen Anstrengungen unternehmen, um Ihre personenbezogenen Daten zu schützen, ist ein wirksamer Schutz nur möglich, wenn Sie auch selbst die erforderlichen Maßnahmen ergreifen.

Wir bitten Sie daher:

• um uns vollständige und genaue Informationen zur Verfügung zu stellen.
• die notwendige Sorgfalt für die Vertraulichkeit Ihrer persönlichen Daten und etwaiger Benutzerdaten (wie Benutzername und Passwort) walten zu lassen. Schließlich sind diese streng persönlich und nicht übertragbar.

Protokolle

Die DSGVO sieht die Verpflichtung vor, für jede elektronische Übermittlung personenbezogener Daten ein Protokoll zu erstellen. Nachfolgend finden Sie eine Liste der geltenden Protokolle, die zwischen den Behörden von Kortrijk und Flandern sowie externen Regierungen geschlossen wurden:

• Protokoll für die elektronische Übermittlung personenbezogener Daten von der Agentur des Innern an die Stadt Kortrijk im Rahmen des City Monitor für Stadtzentren > klicken Sie hier.
• Protokoll für die elektronische Übermittlung personenbezogener Daten von der Stadt Kortrijk an die Agentur für Inneres im Rahmen des City Monitor für Stadtzentren (GIS) > klicken Sie hier.
• Protokoll für die elektronische Übermittlung personenbezogener Daten von der Agentur für Pflege und Gesundheit an die Stadt Kortrijk im Rahmen der Übermittlung personenbezogener Daten gemäß Artikel 34/1 des Dekrets vom 21. November 2003 über die präventive Gesundheitspolitik > klicken Sie hier.
• Protokoll für die elektronische Übermittlung personenbezogener Daten von der Stadt Kortrijk an PZ Vlas im Rahmen der Übermittlung personenbezogener Daten gemäß Artikel 34/1 des Dekrets vom 21. November 2003 zur präventiven Gesundheitspolitik > klicken Sie hier.
• Protokoll für den elektronischen Austausch personenbezogener Daten zwischen dem Provinzgouverneur von Westflandern und der Stadt Kortrijk im Rahmen des Projekts zur Renaturierung der Flüsse Leie und Mäander > klicken Sie hier.
• Protokoll für den elektronischen Austausch personenbezogener Daten zwischen der Stadt Kortrijk und Meemoo im Rahmen des (gegenseitigen) Austauschs von Material und Metadaten > klicken Sie hier.
• Protokoll für den elektronischen Datenaustausch zwischen VLAIO und der Stadt Kortrijk im Rahmen der Kontrolle von Corona-Unterstützungsmaßnahmen für Unternehmen > klicken Sie hier.
• Protokoll für den Rahmen der elektronischen Kommunikation personenbezogener Daten zwischen der Agentur für Justiz und Vollstreckung und der Stadt Kortrijk im Zusammenhang mit dem Zugriff auf die flämische Vollstreckungsplattform > klicken Sie hier.
• Protokoll für die gegenseitige elektronische Übermittlung personenbezogener Daten zwischen der Agentur für Inneres, der Agentur für Wohnungswesen in Flandern, der Stadt Kortrijk und dem OCMW von Kortrijk im Rahmen des flämischen Wohnungstools und der Unterbringung vorübergehend aus der Ukraine vertriebener Personen, um das flämische Angebot an Notunterkünften abzubilden > klicken Sie hier.

Überlegungen

• FO-Nr. 04/2017 9. März 2017 (Aktuelle Katasterdaten)

Beratung über die Erteilung einer allgemeinen Genehmigung an die flämischen Städte und Gemeinden zum elektronischen Empfang personenbezogener Daten von der Allgemeinen Verwaltung für Denkmaldokumentation („AAPD“) zur Anwendung verschiedener Bestimmungen der flämischen Verordnung durch die Städte und Gemeinden.

• FO-Nr. 18/2015 28. Mai 2015 (DIV im Zusammenhang mit GAS-Bußgeldern)

Beschlussfassung über die Erteilung einer allgemeinen Genehmigung an die Städte und Gemeinden, die autonomen kommunalen Unternehmen und die Parkagentur Brüssel-Hauptstadt, um auf elektronischem Wege die personenbezogenen Daten der Fahrzeugzulassungsdirektion (nachfolgend „DIV“) zu empfangen, um Verstöße gegen kommunale Vorschriften oder Verordnungen zu identifizieren und zu bestrafen.

• FO Nr. 14/2016 vom 21. Januar 2016 (DIV)

Beschluss zur einmaligen Ermächtigung, Gemeinden Zugriff auf das DIV-Register zu gewähren, um Personen zu identifizieren, die aufgrund der Nutzung eines Fahrzeugs zur Zahlung einer Parkgebühr, -steuer oder -strafe verpflichtet sind – Überarbeitung des Beschlusses FO Nr. 05/2015 vom 19. März 2015 (AF-MA-2015-099).

• RR Nr. 13/2013 13. Februar 2013 (Nationale Registerdaten von Nichtansässigen)

Antrag der VVSG im Namen der Gemeinden auf Zugriff auf die Informationsdaten des Personenstandsregisters zur Erfüllung der ihnen übertragenen Aufgaben.

• RR Nr. 28/2009 18. Mai 2009 (Nationale Registerdaten für Bibliotheken)

Anfrage von Bibnet im Namen niederländischsprachiger öffentlicher Bibliotheken in Flandern und Brüssel, um Zugriff auf die Informationsdaten des Nationalregisters zur Identifizierung und Verwaltung ihrer Mitglieder zu erhalten.

• RR Nr. 38/2009 17. Juni 2009

Antrag des Föderalen Öffentlichen Dienstes Informations- und Kommunikationstechnologie (Fedict) auf die Ermächtigung, bestimmte Daten aus dem Nationalregister abzurufen, um sie im Rahmen der Anwendung eBirth an die Bevölkerungsdienste weiterzuleiten. (RN/MA/2009/016)

Revisionen

Fragen und/oder Kommentare

Wenn Sie nach dem Lesen dieser Datenschutzerklärung Fragen oder Anmerkungen haben, können Sie sich jederzeit an den Datenschutzbeauftragten (DPO) für Kortrijk, Herrn Nick Vandommele, wenden.

 T 0473 86 26 19 | privacy@kortrijk.be

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Eine Weitergabe der Cookies an Dritte erfolgt nicht.

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