Eventcoördinator (B1-B3)

03 december 201905 januari 2020

Eventcoördinator (B1-B3)

In Kortrijk is altijd iets te beleven !
Kortrijkse evenementen worden georganiseerd voor en door de Kortrijkzanen zelf.  Van Sinksen, waar maar liefst 82 Kortrijkse verenigingen aan meewerken tot Textival.
De stad Kortrijk verzorgt naast Sinksen, zomermarktjes en zomerconcerten, de autovrije zondag, 11 juli, de intrede van de Sint, ‘Winter in Kortrijk’ met de Kerstmarkt en ijspiste, …

Kortrijk schudde duidelijk het oubollig imago van zich af en staat ondertussen bekend als een actieve evenementenstad. Team Evenementen en Verenigingen wil, naast de organisatie van evenementen die
100 000-en glimlachen genereren, kwalitatieve evenementen in stad en deelgemeenten.  Het Team wordt naast het zelf organiseren van evenementen de interactieve draaischijf voor al wie wil organiseren in Kortrijk.

Met een pleinenplan en een evenementenkalender wil men zorgen voor een goede spreiding van evenementen over stad en deelgemeenten en wil men werken aan een sterk en divers aanbod.

Je maakt deel uit van het team Evenementen en Verenigingen en staat in voor de volledige coördinatie van een aantal Kortrijkse evenementen. Je leidt het toegewezen evenement van idee tot afbouw.  Dit in nauwe samenwerking met de andere eventcoördinatoren en teamverantwoordelijke. Je staat in voor het behalen van de vooropgestelde planning en deadlines.

 

DE JOB

  • In opdracht van het bestuur realiseer je de toegewezen stadsbrede evenementen. De eventcoördinatoren in  het Team Evenementen en Verenigingen staan samen in voor de organisatie van SINKSEN, Autovrije Zondag, Intrede van de Sint, 11 juli, Winter, Zomer,… Je werkt de evenementen uit in nauwe samenwerkingen met diverse partners, stakeholders, diensten, inwoners.
  • Rekening houdend met de beleidsdoelstellingen voor de evenementen teken je een meerjarenplan en een jaarlijks plan van aanpak uit.
  • Je bent sterk in organiseren:
    • Je staat in voor de totale coördinatie van de evenementen op openbaar domein en/of in de gekozen locaties
    • Je bent in staat de politieke, conceptuele, programmatorische insteken te vertalen naar concrete memorabele evenementen.
    • Je ontwikkelt, begroot en plant het volledige event. Dit houdt o.a. in de programmatie, de productie, de logistiek, de communicatie, de veiligheid, de mobiliteit,  opbouw en afbraak…
    • Je staat in voor programmatie, gekoppeld aan locatie. Je connecteert met lokale partners en stakeholders. Je regelt en verzorgt de contactmomenten met de partners, artiesten, betrokken diensten, stakeholders, veiligheidsdiensten,...
    • Je stimuleert lokale verankering en participatie in uw organisatie.
    • In nauw overleg met de logistiek coördinator, sta je in voor de technische vertaling van het concept/programma naar een  veilige en kwalitatieve   realisatie.
    • Je organisaties stralen toegankelijkheid en duurzaamheid uit.
    • Je bewaakt voortdurend de mijlpalen en het budget.
    • Je legt de nodige dossiers tijdig voor aan college van burgemeester en schepenen.
  • Je beheert je projectbudget :
    • Je detailleert de uitgaven per deelproject. Je bewaakt het volledige programmatie-, productie- en communicatiebudget en je staat in voor de financiële rapportering hierover.
    • Je maximaliseert de inkomsten :
      • Uitwerken van subsidiedossiers
      • Uitwerken van sponsorwerving
    • Je staat in voor de juridisch/financiële administratie van het evenement.
    • Je hebt kennis van de wet op overheidsopdrachten.
    • Je hebt kennis van de regelgeving m.b.t. organisatie van evenementen.
  • Je bent sterk in communicatie
    • Je kan partners warm maken om samen het evenement naar een hoger niveau te tillen. 
    • Je weet de concepten, de ideeën en de doelstellingen van het evenement duidelijk uit te leggen aan de verschillende partners en stakeholders.
    • Je  werkt samen met de communicatieverantwoordelijke een goed communicatieplan uit. Je hebt aandacht voor het gebruik van diverse communicatiekanalen i.f.v. de boodschap en de te bereiken doelgroepen.
    • Je  onderhandelt met leveranciers, artiesten … i.f.v. correcte prijzen.
    • Je bent verantwoordelijke voor de correcte afhandeling van bestellingen, contracten, nodige verzekeringen,…
    • Externe organisatoren vinden in jou de (pro)actieve stedelijke partner bij het landen van hun event op openbaar domein of in toegewezen locaties. 
    • Jij luistert naar hun creatieve opzet en vertaalt dit naar een duidelijke samenwerkingsovereenkomst.
    • Je levert de gewenste informatie aan de organisator en/of betrokken diensten. Je  brengt hiervoor de partners en interne diensten op het juiste moment rond tafel.
    • Je denkt mee i.f.v. hun organisatie en zoekt actief oplossing waar vragen ontstaan.

      Raadpleeg hier de volledige functiebeschrijving

WAT ZIJN DE TOELATINGSVOORWAARDEN ?

  • Interne en externe personeelsmobiliteit 

    • De medewerker heeft minstens 12 maand graadanciënniteit op B-niveau bij de stad, het OCMW, AGB SOK of AGB Parko, en een gunstig evaluatieresultaat bij de laatste evaluatie.
  • Bevordering via interne en externe personeelsmobiliteit
    • De medewerker heeft minstens 4 jaar graadanciënniteit op C-niveau of minstens 4 jaar graadanciënniteit op D4-D5-niveau én 6 jaar dienstanciënniteit bij de stad, het OCMW, AGB SOK of AGB Parko, en een gunstig evaluatieresultaat bij de laatste evaluatie.
  • Werving
    • Bachelor-diploma en min. 1 jaar aantoonbare relevante ervaring in het organiseren van events

HOE VERLOOPT DE SELECTIEPROCEDURE ?

  • Deel 1 : Screening van de CV's op basis van de vooropgestelde toelatingsvoorwaarden 
  • Deel 2 : Thuisopdracht/Case
    • Je krijgt, via mail, een case toegestuurd op donderdag 9 januari 2020. Je krijgt tijd tot en met maandag 13 januari 2020 om 23u59 om ons de case, via mail, terug te bezorgen
      ​Resultaat : min. 60/100 behalen om toegelaten te worden tot de uitgebreide mondelinge proef
  • Deel 3 : Uitgebreide mondelinge proef : vooropgestelde data 28 januari, 29 januari en 30 januari 2020 (onder voorbehoud van wijzigingen)
    • Toelichting thuisopdracht/case
    • Vraagstelling jury
    • Gedragsgericht interview
      Het minimale resultaat om als geslaagd beschouwd te worden bij de afsluiting van de selectieprocedure : 60/100

WERVINGS- EN BEVORDERINGSPROCEDURE :

  • De selectie van "Eventcoördinator (B1-B3)" heeft tot doel de openstaande vacature in te vullen. De geslaagde kandidaten worden opgenomen in een bevorderings- en wervingsreserve van "Eventcoördinator (B1-B3)" in contractueel verband en in statutair verband indien de medewerker reeds statutair aangesteld was, met een geldigheidsduur van minimum 2 jaar, met de mogelijkheid tot verlenging.

AANBOD :

  • een contract van onbepaalde duur op B-niveau 
  • maaltijdcheques van 5,50 euro en hospitalisatieverzekering 
  • gratis openbaar vervoer voor woon-werkverkeer en fietsvergoeding van 0,24 euro/km
  • een mooi verlofpakket en een flexibel uurrooster
  • naast anciënniteit vanuit openbare sector/onderwijs, kan ook anciënniteit op basis van relevante ervaring in de privé-sector of als zelfstandige meegerekend worden, met een maximum van 18 jaar
  • een loopbaan met ontwikkelingskansen en nieuwe uitdagingen

HOE DEELNEMEN?

MEER INFORMATIE?

VISIE STAD KORTRIJK

KORTRIJK kiest voor op-en-top klantentevredenheid dankzij snelle en slimme dienstverlening.
KORTRIJK is een stad waar iedereen meetelt.
KORTRIJK wil de beste stad van Vlaanderen zijn vanuit sterke partnerships en dankzij de inzet van medewerkers met een zeg-en-doe-mentaliteit.
Onze medewerkers dragen deze visie mee in al onze dienstverlening. Vanuit de helpdesk 1777, aan de balie in een dienstencentrum of bij burgerzaken, in onze sportcentra en bibliotheken, in het containerpark, de technische dienst, de boekhouding, de communicatiedienst, de maaltijdbedeling, de sociale dienst, … 
 

WELKE WAARDEN VERWACHTEN WIJ VAN ONZE MEDEWERKERS?

We zetten graag in op de talenten van onze medewerkers. We zijn dus op zoek naar heel veel verschillende profielen. Als werkgever geloven wij er sterk in dat ondanks de grote diversiteit aan teams en soorten dienstverlening, wij van alle medewerkers toch dezelfde waarden mogen verwachten.
Wat je functie ook is, wij zoeken mensen die kunnen samenwerken, die respectvol omgaan met anderen, die ondernemend zijn en openstaan voor feedback zodat ze zichzelf verder kunnen ontwikkelen.

  • Samen
    Kortrijk gelooft in een sterk intern en extern netwerk.
    Medewerkers gedragen zich als partners om elkaar te ondersteunen, om van elkaar te leren en om elkaar nog verder te brengen. Een doel bereik je niet ondanks elkaar, maar mét elkaar. Kortrijk als werkgever investeert samen met haar medewerkers in een leuke werksfeer, in wederzijds vertrouwen en in een interessante loopbaan. Onze organisatie heeft niet alle expertise in huis en dat hoeft ook niet. We onderhouden goede relaties met onze partners en kunnen op hen rekenen om onze dienstverlening nog beter te maken. We houden van het principe van wederkerigheid. Ook wij zijn een betrouwbare partner en maken onze beloftes waar.

  • Divers
    In Kortrijk is er plaats voor iedereen.
    Onze organisatie is voortdurend in verandering. Daarom is het belangrijk dat we rekening houden met elkaar. Leidinggevenden hebben oog voor de talenten van hun medewerkers, maar ook voor de medewerkers die het moeilijker hebben om mee te evolueren. We hebben ook respect voor elkaar, er is ruimte voor ieders mening en we stellen ons loyaal op. Enkel dankzij de diversiteit aan talenten kunnen we onze doelstellingen bereiken. Als dienstverlenende organisatie staat de klant centraal. De diversiteit van onze klanten daagt ons uit om bij alles wat we doen, rekening te houden de impact op de verschillende doelgroepen in onze samenleving. We willen een stem geven aan kinderen en jongeren, aan mensen die digitaal sterk zijn en aan mensen die moeite hebben met technologie, aan geboren en nieuwe Kortrijkzanen, aan de  hoogopgeleiden en de ondernemers, maar ook aan de inwoners die het financieel moeilijk hebben, etc. Kortrijk is er op maat van haar inwoners.

  • Ondernemend
    Kortrijk heeft ambitie.
    De organisatie heeft de ambitie om de beste stad van Vlaanderen te worden. Daarom geeft Kortrijk als werkgever haar medewerkers de kans om hun talenten te ontplooien. Medewerkers stellen zich positief-kritisch op, worden gestimuleerd om out of the box te denken en spreken in termen van opportuniteiten in plaats van problemen. Leidinggevenden moedigen hun medewerkers aan om te groeien in hun job en waarderen de inzet van hun team, ook als het eens tegenzit. Kortrijk is een stad van, voor en door ondernemers. We kijken met open blik naar wat er rond ons gebeurt en we grijpen alle kansen. Mensen en organisaties met een stevige portie durf en ondernemerschap, kunnen op Kortrijk rekenen om hen te ondersteunen. Als mensen naar Kortrijk kijken, dan zien ze dat het er bruist.

  • Open
    Kortrijk staat voor duidelijkheid en transparantie.
    Kortrijk is een grote werkgever met een enorme divers aanbod aan dienstverlening. Toch weet elke medewerker wat zijn plaats is in de organisatie en wat van hem verwacht wordt. Leidinggevenden en medewerkers onderhouden een open relatie waarin plaats is voor wederzijdse feedback. Ons organogram schept duidelijkheid, maar trekt geen grenzen. Collega’s zoeken elkaar op, delen informatie en kijken over het muurtje. De samenleving en onze dienstverlening worden steeds complexer. We communiceren duidelijk waar we voor staan en we horen graag of onze manier van werken nog beter kan. We zijn bereid om in dialoog te gaan. We zorgen ervoor dat informatie onze inwoners en organisaties op een snelle, eenvoudige en begrijpelijke manier bereikt. We zetten in op bereikbaarheid en service.

Bij Kortrijk staan we open voor de diversiteit van de kandidaten zonder onderscheid in geslacht, geloof, huidskleur, leeftijd, seksuele voorkeur of eventuele handicap

Foto event