Dossierbeheerder Personeel (B1-B3) - (tijdelijke vacature van 6 maand)

Gepubliceerd op Vrijdag 02 april 2021
02 april 202125 april 2021

Stad en OCMW Kortrijk zoeken een dossierbeheerder voor een tijdelijke vervanging (6 maand) binnen het team Personeelsbeheer en -administratie. 

Als dossierbeheerder ondersteun en adviseer je medewerkers vanuit je expertise. Je staat in voor het beheer en de opvolging van de personeelsdossiers in het kader van de loonadministratie. Je faciliteert enerzijds de werking van de eigen directie dankzij een intensieve samenwerking met de collega’s van het team HR, Vrijwilligerswerking en Interne dienst voor Preventie, en anderzijds werk je ook samen met andere ondersteunende diensten met het oog op een kwalitatief en duurzaam loopbaanbeleid binnen de stad en het OCMW Kortrijk.

 

IN WELK TEAM KOM JE TERECHT? 

De directie Personeel staat in voor zowel de “soft” HR als de “core” HR.  Wij staan garant voor een kwalitatieve opvolging van verloning en personeelsdata, geloven rotsvast in de grote waarde van de juiste m/v/x op de juiste plaats en in de juiste rol, nu en in de toekomst, en zetten daarom ook in op allerlei projecten om het welzijn op het werk, in al haar facetten, te vergroten.  

Het team omvat een mooie diversiteit aan profielen gaande van HR-beleidsmedewerkers, HR-deskundigen, dossierbeheerders en administratief medewerkers die allen een rol spelen in het globaal HR-beleid. Breder in de directie zijn er ook medewerkers aan de slag rond thema's als vrijwilligerswerking en preventie en bescherming.

 

 
JOUW VERANTWOORDELIJKHEDEN

We sommen graag even de verschillende aspecten van de job voor je op. We houden rekening met je kennis en ervaring bij het toewijzen van concrete opdrachten. Onderstaande voorbeelden geven je al wat inzicht in wat die opdrachten zouden kunnen zijn.

Je staat in voor het aanmaken, beheren en autonoom afhandelen van de dossiers van de aan jou toegewezen personeelsleden en/of diensten, vanaf het moment van aanwerving tot en met ontslag met het oog op een correcte loonadministratie. Je staat daarnaast ook in voor de maandelijkse weddeberekening en loonverwerking van die groep medewerkers.

Bv. Je bent verantwoordelijk voor het beheer van de dossiers van de leerwerknemers, jobstudenten en stagiairs.

Je staat in voor de opmaak en administratieve opvolging van bestuurlijke nota’s bij elke personeelsbeweging of verandering in tewerkstellingssituatie van een personeelslid.

Bv. Je zorgt ervoor dat het college van burgmeester en schepenen of de algemeen directeur steeds tijdig en correct geïnformeerd worden over aanstellingen en wijzigingen van het personeelsbestand.

Je werkt vanuit je expertise mee aan projecten en opdrachten en begeleidt ze indien nodig om een correcte en kwaliteitsvolle uitvoering ervan te garanderen.

Bv. Je werkt actief mee aan de aanwervingscampagne van jobstudenten.
Bv. Je ondersteunt projecten van collega’s zoals de implementatie van nieuwe software voor tijdsregistratie.

Je levert deskundig advies aan collega’s en verantwoordelijken zodat zij meer inzicht en kennis krijgen bij het tot stand komen van plannen, acties en projecten binnen de stad en het OCMW Kortrijk.

Bv. Je kan rapporteren over personeelsbezetting, je kan cijfers interpreteren.
Bv. Bij wijzigingen zoals de invoering van tijdelijke werkloosheid of het verplichte telewerk, denk je mee na over de impact en de meest efficiënte manier om de uitdaging aan te pakken.

Je assisteert bij beleidsvoorbereidend werk en zorgt voor de uitvoering van het beleid vanuit je dagdagelijkse werking om de leidinggevenden te ondersteunen in het realiseren van de organisatie en/of dienstdoelstellingen.

Bv. Je begrijpt de noden van collega’s binnen en buiten de directie, ifv beter overzicht op de personeelsbezetting.

Je staat in voor de coördinatie van de eigen taken en ziet toe op een kwalitatieve uitvoering ervan.

Bv. Je zorgt voor een vlotte en correcte opvolging van facturen en briefwisseling.

Je staat in voor goede informatiedoorstroming met het oog op een optimale samenwerking binnen het team en andere interne en externe partners.

Bv. Je deelt kennis met de collega’s. Je antwoordt op vragen van collega’s. Je neemt actief deel aan overlegmomenten.

Je hebt aandacht voor de eigen professionele ontwikkeling teneinde je expertise op peil te houden.

Bv. Je zoekt vlot informatie op om je beter te informeren. Je zoekt actief naar manieren om je expertise te vergoten.

 

MEER INFO

 

WAT MAG JE VAN ONS VERWACHTEN? 
  • Een contract van 6 maand op B1-B3-niveau. Bij voorkeur te starten op 1 juli 2021.
  • Maaltijdcheques van 7,00 euro.
  • Gratis aansluiting bij GSD-V.
  • Gratis openbaar vervoer voor woon-werkverkeer.
  • Fietsvergoeding.
  • Eindejaarspremie.
  • Groepsverzekering (tweede pensioenpijler).
  • Een mooi verlofpakket (33 tot 35 dagen) en een flexibel uurrooster.
  • Mogelijkheden tot telewerk.
  • Naast anciënniteit vanuit openbare sector/onderwijs, kan ook anciënniteit op basis van relevante ervaring in de privésector of als zelfstandige meegerekend worden, met een maximum van 18 jaar.
  • Een kans om interessante ervaring op te doen.

 

AAN WELKE VOORWAARDEN MOET JE  VOLDOEN? 

 

  • Je kan deelnemen via werving als je een relevant bachelordiploma hebt in personeelsbeheer, sociale wetgeving, … (Ook laatstejaarsstudenten die afstuderen in juni 2021 komen in aanmerking)

of

  • Je kan deelnemen via werving als je een algemeen bachelordiploma hebt en minimum 1 jaar relevante ervaring met personeelsadministratie of een relevante opleiding gevolgd hebt. (Ook laatstejaarsstudenten die afstuderen in juni 2021 komen in aanmerking)

of

  • Je kan deelnemen via werving als je geen bachelordiploma hebt, maar slaagt voor een niveau- en capaciteitstest, en als je daarnaast minimum 1 jaar relevante ervaring met personeelsadministratie of een relevante opleiding gevolgd hebt.

 

HOE VERLOOPT DE SELECTIEPROCEDURE? 

 

Screening CV

Aan de hand van de toelatingsvoorwaarden gaan we na of je al dan niet kan deelnemen aan deze selectieprocedure.

We maken een preselectie op basis van je cv en motivatiebrief. Belangrijke criteria zijn jouw ervaring of jouw opleiding, jouw motivatie en jouw beschikbaarheid.

Deel 1

Kort digitaal interview van 15 minuten. We peilen naar je jobinzicht, je motivatie, je beschikbaarheid. Het minimale resultaat om door te stromen naar het tweede deel is 60/100.

Deel 2

Uitgebreid interview van 1 uur. We peilen naar je kennis van de job en je persoonlijkheid. Het minimale resultaat om te slagen is 60/100.

 

HEB JE INTERESSE? 

Solliciteren kan enkel digitaal tot en met 25 april 2021. 

Schrijf je nu in

HEB JE VRAGEN? 

Voor meer informatie kan je contact opnemen met Leen Hooghe,  selectieverantwoordelijke voor deze procedure op het nummer 0473 86 28 34 of via vacature@kortrijk.be

Bij groep Kortrijk staan we open voor de diversiteit van kandidaten zonder onderscheid in geslacht, geloof, huidskleur, leeftijd, seksuele voorkeur of eventuele handicap

dossierbeheerder verwerkt loon