Dossierbeheerder Personeel (B1-B3)

Gepubliceerd op Dinsdag 11 januari 2022
11 januari 202230 januari 2022

Als dossierbeheerder binnen het team personeelsbeheer en -administratie ondersteun en adviseer je medewerkers vanuit je expertise. Je staat in voor het beheer en de opvolging van de personeelsdossiers in het kader van de loonadministratie. Je faciliteert enerzijds de werking van de eigen directie dankzij een intensieve samenwerking met de collega’s van het team HR, Vrijwilligerswerking en Interne dienst voor Preventie, en anderzijds werk je ook samen met andere ondersteunende diensten met het oog op een kwalitatief en duurzaam loopbaanbeleid binnen de stad en het OCMW Kortrijk.

Wil jij graag een klantgericht aanspreekpunt zijn voor onze medewerkers? Kan je je expertise omzetten in accurate dossiers? En hou je ervan om veel samen te werken in je eigen team en binnen de brede organisatie?

Schrijf je nu in

 

IN WELK TEAM KOM JE TERECHT?  

De directie Personeel zet zich in voor alle medewerkers van de organisatie. 

Team Personeelsbeheer en -Administratie bestaat uit een 20-tal medewerkers die zorgen voor een performant dossierbeheer binnen de stad, het OCMW en ook de VZW Zusters Augustinessen. Dit team zorgt o.a. voor de uitbetaling van de lonen voor meer dan 1800 medewerkers. Daarnaast zorgen ze voor budgetrapportage, tijdsregistratie, opvolging ziekteverzuim, inschakeling speciale statuten, …

Team HR bestaat uit 9 medewerkers. Zij staan in voor een adequate personeelsbezetting binnen stad en OCMW met focus op talent en groei. De juiste m/v/x op de juiste plaats, op het juiste moment in de loopbaan. Dit betekent een grote inzet op een sterk selectiebeleid, maar ook belangrijke investeringen in ontwikkeling, vormingen, feedback, welzijn, diversiteit, …

Heel wat diensten doen beroep op enthousiaste vrijwilligers voor hun werking.  Vanuit de directie personeel staan we ook in voor centrale aansturing en opvolging van de diverse vrijwilligerswerkingen die onze stad rijk is. 

Team Interne Dienst voor Preventie op het Werk - tot slot - adviseert en ondersteunt de organisatie. Gezondheid, veiligheid en welzijn hebben dagdagelijks impact op personeelsbeleid.

 

WAT ZIJN JOUW VERANTWOORDELIJKHEDEN?
  • Je staat in voor het aanmaken, beheren en autonoom afhandelen van de dossiers van de aan jou toegewezen personeelsleden en/of diensten, vanaf het moment van aanwerving tot en met ontslag met het oog op een correcte loonadministratie. Je staat daarnaast ook in voor de maandelijkse weddeberekening en loonverwerking van die groep medewerkers.

    • Bv. Je bent verantwoordelijk voor het beheer van de dossiers van de leerwerknemers, jobstudenten en stagiairs.

  • Je staat in voor de opmaak en administratieve opvolging van bestuurlijke nota’s bij elke personeelsbeweging of verandering in tewerkstellingssituatie van een personeelslid.
    • Bv. Je zorgt ervoor dat het college van burgmeester en schepenen of de algemeen directeur steeds tijdig en correct geïnformeerd worden over aanstellingen en wijzigingen van het personeelsbestand.

  • Je werkt vanuit je expertise mee aan projecten en opdrachten en begeleidt ze indien nodig om een correcte en kwaliteitsvolle uitvoering ervan te garanderen.
    • Bv. Je werkt actief mee aan de aanwervingscampagne van jobstudenten.
      Bv. Je ondersteunt projecten van collega’s zoals de implementatie van nieuwe software voor tijdsregistratie.

  • Je levert deskundig advies aan collega’s en verantwoordelijken zodat zij meer inzicht en kennis krijgen bij het tot stand komen van plannen, acties en projecten binnen de stad en het OCMW Kortrijk.
    • Bv. Je kan rapporteren over personeelsbezetting, je kan cijfers interpreteren.
      Bv. Bij wijzigingen zoals de invoering van tijdelijke werkloosheid of het verplichte telewerk, denk je mee na over de impact en de meest efficiënte manier om de uitdaging aan te pakken.

  • Je assisteert bij beleidsvoorbereidend werk en zorgt voor de uitvoering van het beleid vanuit je dagdagelijkse werking om de leidinggevenden te ondersteunen in het realiseren van de organisatie en/of dienstdoelstellingen.
    • Bv. Je begrijpt de noden van collega’s binnen en buiten de directie, ifv beter overzicht op de personeelsbezetting.

  • Je staat in voor de coördinatie van de eigen taken en ziet toe op een kwalitatieve uitvoering ervan.
    • Bv. Je zorgt voor een vlotte en correcte opvolging van facturen en briefwisseling.

  • Je staat in voor goede informatiedoorstroming met het oog op een optimale samenwerking binnen het team en andere interne en externe partners.
    • Bv. Je deelt kennis met de collega’s. Je antwoordt op vragen van collega’s. Je neemt actief deel aan overlegmomenten.

  • Je hebt aandacht voor de eigen professionele ontwikkeling teneinde je expertise op peil te houden.
    • Bv. Je zoekt vlot informatie op om je beter te informeren. Je zoekt actief naar manieren om je expertise te vergoten.

Meer Info

 

WAT VERWACHTEN WE VAN JOU? 

Onze waarden en bedrijfscultuur spelen een cruciale rol in ons verhaal. We vinden het dan ook belangrijk dat elke medewerker de Kortrijkse waarden uitdraagt. Ben je ondernemend? Sta je open voor andere meningen? Durf je open communiceren? En ben je een echte teamplayer. Dan zal je je helemaal kunnen vinden in onze filosofie. Kom meer te weten over onze missie en  waarden. 

 

WAT MAG JE VAN ONS VERWACHTEN? 
  • We leggen een wervingsreserve aan. In eerste instantie hebben we momenteel een jobaanbod voor een contract van bepaalde duur op B-niveau, tot eind 2022 (ifv vervanging). Daarna is er mogelijkheid tot een vast contract vanaf 2023.

  • Maaltijdcheques van 7,00 euro. 

  • Een gratis hospitalisatieverzekering met gunsttarief voor partner en kinderen bij overgang naar een vast contract.

  • Gratis aansluiting bij GSD-V

  • Gratis openbaar vervoer voor woon-werkverkeer. 

  • Fietsvergoeding. 

  • Eindejaarspremie. 

  • Groepsverzekering (tweede pensioenpijler). 

  • Een mooi verlofpakket (33 tot 35 dagen) en een flexibel uurrooster. 

  • Mogelijkheden tot telewerk. 

  • Naast anciënniteit vanuit de openbare sector of onderwijs, kan ook relevante ervaring uit de privésector of als zelfstandige meegerekend worden met een maximum van 18 jaar. 

  • Een loopbaan met ontwikkelingskansen en nieuwe uitdagingen. 

 

AAN WELKE VOORWAARDEN MOET JE  VOLDOEN?

Ben je een externe kandidaat? 

  • Je hebt een bachelordiploma of een gelijkgesteld diploma dat toegang geeft tot niveau B (https://www.werkenbijdeoverheid.be/diplomaperniveau).
  • Je hebt geen bachelordiploma, maar je hebt minimaal 1 jaar aantoonbare relevante beroepservaring in een gelijkaardige functie of je hebt een getuigschrift van een relevante opleiding. Dan kan je deelnemen als je slaagt voor een digitale niveau-en capaciteitstest.

Ben je een interne kandidaat? 

  • Je hebt een contract onbepaalde duur en minstens 12 maand graadanciënniteit op B-niveau bij de stad of het OCMW.  
  • Je hebt een contract onbepaalde duur en minstens 4 jaar niveauanciënniteit op C-niveau bij een lokaal bestuur of minstens 4 jaar niveauanciënniteit op D4-D5-niveau bij een lokaal bestuur én 6 jaar dienstanciënniteit  bij de stad of het OCMW.

Wervingsreserve (of bevorderingsreserve) 

Alle geslaagde kandidaten worden opgenomen op een wervingsreserve die minstens twee jaar geldig is, met mogelijkheid tot verlenging. 

 

HEB JE INTERESSE?

Inschrijven kan tot en met 30 januari 2022, enkel digitaal via https://www.jobsolutions.be/register/10442-63

 

HEB JE VRAGEN?

Voor meer informatie kan je contact opnemen met Leen Hooghe, de selectieverantwoordelijke voor deze procedure, via vacatures@kortrijk.be .

 

Bij Kortrijk staan we open voor de diversiteit van kandidaten zonder onderscheid in geslacht, geloof, huidskleur, leeftijd, seksuele voorkeur of eventuele handicap.

dossierbeheerder verwerkt loon