Coördinator planning en productie evenementen (B1-B3)

15 januari 202002 februari 2020

TEAM EVENEMENTEN EN VERENIGINGEN

In Kortrijk is altijd iets te beleven! 
Kortrijkse evenementen worden georganiseerd voor en door de Kortrijkzanen zelf. Van Sinksen, waar maar liefst 82 Kortrijkse verenigingen aan meewerken tot Textival.  De stad Kortrijk verzorgt naast Sinksen, zomermarktjes en zomerconcerten, de autovrije zondag, 11 juli, de intrede van de Sint, ‘Winter in Kortrijk’ met de Kerstmarkt en ijspiste, … 
Kortrijk schudde duidelijk het oubollig imago van zich af en staat ondertussen bekend als een actieve evenementenstad. 
Team Evenementen en Verenigingen wil, naast de organisatie van evenementen die 100 000-en glimlachen genereren, kwalitatieve evenementen in stad en deelgemeenten.  Het team wordt naast het zelf organiseren van evenementen de interactieve draaischijf voor al wie wil organiseren in Kortrijk. Met een pleinenplan en een evenementenkalender wil men zorgen voor een goede spreiding van evenementen over stad en deelgemeenten en wil men werken aan een sterk en divers aanbod. 
Je maakt deel uit van dit Team Evenementen en Verenigingen en staat als coördinator ‘planning en productie’ voor evenementen in voor de volledige logistieke coördinatie van een aantal Kortrijkse evenementen, zoals Sinksen, autovrije zondag, 11 juli, paasfoor ...  Je werkt de logistieke kant van de evenementen volledig uit, van pre-productie tot postproductie.  Je werkt mee aan de realiseren van een creatief, kwalitatief en veilig evenement. Dit in nauwe samenwerking met de eventcoördinatoren, teamverantwoordelijke en diverse diensten.
Daarnaast word je het logistieke aanspreekpunt van een aantal grote externe events in Kortrijk, zodat deze vlot kunnen landen op het Kortrijkse openbaar domein.

 

DOEL VAN DE FUNCTIE

  • Een evenementencel bestaat steeds uit een eventcoördinator, een communicatie-verantwoordelijke, programmator/programmatieteam en een coördinator ’planning en productie’. Dit is het centrale team dat dagelijks werkt aan de eigen producties. Samenwerken en de samenwerking met andere teams, stadsdiensten en veiligheidsdiensten is hierbij cruciaal.
  • De “Coördinator Planning en Productie voor evenementen” is verantwoordelijk voor de volledige logistiek coördinatie en uitrol van een event op een bepaalde locatie. Hij/zij zorgt voor de logistieke coördinatie, logistiek budgetbeheer, praktische leiding en planning van de verschillende actoren, diensten en leveranciers.
    Hij/zij is dé logistieke contactpersoon voor de verschillende partners en maakt de kwalitatieve, productionele, technische en veilige vertaling van de inhoudelijke programmering naar de inname op openbaar domein.
  • De “Coördinator Planning en Productie voor evenementen” werkt nauw samen met de evenementcoördinator, de programmatoren en veiligheidsdiensten. Hij/zij motiveert vrijwilligers en freelancers, externe en interne logistieke team(s)…  en optimaliseert de realisatieprocessen en planning van de logistieke coördinatie.
    De partners in de werking zijn dus o.a. de diverse organisatoren, de diverse artiesten, diverse leveranciers en firma’s, diverse logistieke ploegen, diverse diensten, diverse veiligheidsdiensten, …
  • De stad Kortrijk ziet in de coördinator “planning en productie” voor evenementen enerzijds een man/vrouw met goede kennis van het Kortrijkse openbaar domein (elektriciteitspunten, waterpunten, belastbaarheid van locatie, stakeholders, crowd control, …) zodat we eigen en externe organisaties vlekkeloos kunnen laten landen en anderzijds een uitstekende organisator van de volledige logistieke uitbouw en opvolging van de eigen evenementen (plannen maken, planning opstellen en opvolgen, de opvolging productie van a tot z., advies aan derden…).
  • De job omvat ondermeer het maken van één centrale overzichtsplan voor een organisatie om daaruit de verschillende sub-plannen en sub-planningen af te leiden.
    Het gaat om projecten technisch coördineren en dispatchen, logistiek budgetbeheer, het tekenen van inplantingsplannen op pleinen, tekenen van de nodige veiligheidsplannen, het opmaken van uurroosters voor de technische- en opbouw-, afbouw, schoonmaakploegen, mee opvolgen van aankoop/huurbeleid voor technisch materiaal, herstellingsnoden openbaar domein detecteren, de evoluties in het vakgebied opvolgen,…
  • Je verzorgt rechtstreeks het contact met de diverse leveranciers, op- en afbouwteams, logistieke partners, security, …. en staat in nauw overleg met de eventcoördinatoren en teamverantwoordelijke

    Raadpleeg hier de volledige functiebeschrijving 

 

WAT ZIJN DE TOELATINGSVOORWAARDEN ?

  • Werving : 

    • Bachelordiploma en min. 1 jaar aantoonbare relevante ervaring als coördinator planning en productie van evenementen
    • Geen bachelordiploma maar wel min. 1 jaar aantoonbare relevante ervaring als coördinator planning en productie van evenementen en slagen voor een capaciteitstest
  • Interne en externe personeelsmobiliteit: 
    • De medewerker heeft minstens 12 maand graadanciënniteit op B-niveau bij de stad, het OCMW, AGB SOK of AGB Parko en een gunstig evaluatieresultaat bij de laatste evaluatie.
  • Bevordering via interne en externe personeelsmobiliteit:
    • De medewerker heeft minstens 4 jaar graadanciënniteit op C-niveau of minstens 4 jaar graadanciënniteit op D4-D5-niveau én 6 jaar dienstanciënniteit bij de stad, het OCMW, AGB SOK of AGB Parko, en een gunstig evaluatieresultaat bij de laatste evaluatie.

       

HOE VERLOOPT DE SELECTIEPROCEDURE?

  • Deel 1:

    • Screening van de CV’s op basis van de vooropgestelde toelatingsvoorwaarden
  • Deel 2:
    • Thuisopdracht/case:  Je krijgt, via mail, een case toegestuurd op donderdag 6 februari 2020. Je krijgt tijd tot en met maandag 10 februari 2020 om 23u59 om ons de case, via mail, terug te bezorgen.
      Resultaat: min. 60/100 behalen om toegelaten te worden tot de uitgebreide mondelinge proef (eliminerend)
  • Deel 3: Uitgebreide mondelinge proef: vooropgestelde data : donderdag 20 februari en vrijdag 21 februari 2020 (Onder voorbehoud van wijzigingen en het aantal effectief deelnemende kandidaten)
    • Toelichting thuisopdracht/case
    • Vraagstelling jury
    • Gedragsgericht interview
      Resultaat: het minimale resultaat om als geslaagd beschouwd te worden bij de afsluiting van de selectieprocedure: 60/100

 

WERVINGS- EN BEVORDERINGSRESERVE :

  • De selectie van "Coördinator planning en productie evenementen" heeft tot doel de openstaande vacature in te vullen. De geslaagde kandidaten worden opgenomen in een bevorderings- en wervingsreserve van "Coördinator planning en productie evenementen (B1-B3)" in contractueel verband en in statutair verband indien de medewerker reeds statutair aangesteld was, met een geldigheidsduur van minimum 2 jaar, met de mogelijkheid tot verlenging.

 

AANBOD :

  • Een contract van onbepaalde duur op B-niveau 
  • Maaltijdcheques van 5,50 euro en hospitalisatieverzekering 
  • Gratis openbaar vervoer voor woon-werkverkeer en fietsvergoeding van 0,24 euro/km
  • Een flexibel uurrooster
  • Naast anciënniteit vanuit openbare sector/onderwijs, kan ook anciënniteit op basis van relevante ervaring in de privé-sector of als zelfstandige meegerekend worden, met een maximum van 18 jaar
  • Een loopbaan met ontwikkelingskansen en nieuwe uitdagingen

 

HOE DEELNEMEN?

 

MEER INFORMATIE?

 

VISIE STAD KORTRIJK

KORTRIJK kiest voor op-en-top klantentevredenheid dankzij snelle en slimme dienstverlening.
KORTRIJK is een stad waar iedereen meetelt.
KORTRIJK wil de beste stad van Vlaanderen zijn vanuit sterke partnerships en dankzij de inzet van medewerkers met een zeg-en-doe-mentaliteit.
Onze medewerkers dragen deze visie mee in al onze dienstverlening. Vanuit de helpdesk 1777, aan de balie in een dienstencentrum of bij burgerzaken, in onze sportcentra en bibliotheken, in het containerpark, de technische dienst, de boekhouding, de communicatiedienst, de maaltijdbedeling, de sociale dienst, … 
 

WELKE WAARDEN VERWACHTEN WIJ VAN ONZE MEDEWERKERS?

We zetten graag in op de talenten van onze medewerkers. We zijn dus op zoek naar heel veel verschillende profielen. Als werkgever geloven wij er sterk in dat ondanks de grote diversiteit aan teams en soorten dienstverlening, wij van alle medewerkers toch dezelfde waarden mogen verwachten.
Wat je functie ook is, wij zoeken mensen die kunnen samenwerken, die respectvol omgaan met anderen, die ondernemend zijn en openstaan voor feedback zodat ze zichzelf verder kunnen ontwikkelen.

  • Samen
    Kortrijk gelooft in een sterk intern en extern netwerk.
    Medewerkers gedragen zich als partners om elkaar te ondersteunen, om van elkaar te leren en om elkaar nog verder te brengen. Een doel bereik je niet ondanks elkaar, maar mét elkaar. Kortrijk als werkgever investeert samen met haar medewerkers in een leuke werksfeer, in wederzijds vertrouwen en in een interessante loopbaan. Onze organisatie heeft niet alle expertise in huis en dat hoeft ook niet. We onderhouden goede relaties met onze partners en kunnen op hen rekenen om onze dienstverlening nog beter te maken. We houden van het principe van wederkerigheid. Ook wij zijn een betrouwbare partner en maken onze beloftes waar.

  • Divers
    In Kortrijk is er plaats voor iedereen.
    Onze organisatie is voortdurend in verandering. Daarom is het belangrijk dat we rekening houden met elkaar. Leidinggevenden hebben oog voor de talenten van hun medewerkers, maar ook voor de medewerkers die het moeilijker hebben om mee te evolueren. We hebben ook respect voor elkaar, er is ruimte voor ieders mening en we stellen ons loyaal op. Enkel dankzij de diversiteit aan talenten kunnen we onze doelstellingen bereiken. Als dienstverlenende organisatie staat de klant centraal. De diversiteit van onze klanten daagt ons uit om bij alles wat we doen, rekening te houden de impact op de verschillende doelgroepen in onze samenleving. We willen een stem geven aan kinderen en jongeren, aan mensen die digitaal sterk zijn en aan mensen die moeite hebben met technologie, aan geboren en nieuwe Kortrijkzanen, aan de hoogopgeleiden en de ondernemers, maar ook aan de inwoners die het financieel moeilijk hebben, etc. Kortrijk is er op maat van haar inwoners.

  • Ondernemend
    Kortrijk heeft ambitie.
    De organisatie heeft de ambitie om de beste stad van Vlaanderen te worden. Daarom geeft Kortrijk als werkgever haar medewerkers de kans om hun talenten te ontplooien. Medewerkers stellen zich positief-kritisch op, worden gestimuleerd om out of the box te denken en spreken in termen van opportuniteiten in plaats van problemen. Leidinggevenden moedigen hun medewerkers aan om te groeien in hun job en waarderen de inzet van hun team, ook als het eens tegenzit. Kortrijk is een stad van, voor en door ondernemers. We kijken met open blik naar wat er rond ons gebeurt en we grijpen alle kansen. Mensen en organisaties met een stevige portie durf en ondernemerschap, kunnen op Kortrijk rekenen om hen te ondersteunen. Als mensen naar Kortrijk kijken, dan zien ze dat het er bruist.

  • Open
    Kortrijk staat voor duidelijkheid en transparantie.
    Kortrijk is een grote werkgever met een enorm divers aanbod aan dienstverlening. Toch weet elke medewerker wat zijn plaats is in de organisatie en wat van hem verwacht wordt. Leidinggevenden en medewerkers onderhouden een open relatie waarin plaats is voor wederzijdse feedback. Ons organogram schept duidelijkheid, maar trekt geen grenzen. Collega’s zoeken elkaar op, delen informatie en kijken over het muurtje. De samenleving en onze dienstverlening worden steeds complexer. We communiceren duidelijk waar we voor staan en we horen graag of onze manier van werken nog beter kan. We zijn bereid om in dialoog te gaan. We zorgen ervoor dat informatie onze inwoners en organisaties op een snelle, eenvoudige en begrijpelijke manier bereikt. We zetten in op bereikbaarheid en service.

Bij Kortrijk staan we open voor de diversiteit van de kandidaten zonder onderscheid in geslacht, geloof, huidskleur, leeftijd, seksuele voorkeur of eventuele handicap

Coordinator planning en productie