Technisch en praktische info van Depart XXL

DepartXXL is het eerste corona-proof evenementenplein in Vlaanderen. Het plein biedt je alles wat je nodig hebt om je event te laten door gaan volgens de corona-maatregelen zoals die op de dag van je event zullen gelden. Op dit moment kunnen maximaal zo’n 850 bezoekers het evenementterrein betreden. Om op die schaal een event Corona-proof te organiseren zijn er ontzettend veel zaken waar je rekening mee moet houden. Door deze expertise en tools aan te bieden neemt DepartXXL heel wat gewicht van je schouders.

Wat bieden we je aan?

 

Uiteraard de site zelf

• 30 containers: bars/sanitair/in & uit
• 3 compartimenten voor bezoekers 

• Max 850 bezoekers – afhankelijk van soort opstelling

DepartXXL is een site die bestaat uit 30 containers die zijn opgesteld rondom een groot binnenplein. Een aantal containers zijn ingericht: bars, backstage, inkomunits,…

Tot op vandaag mag een outdoor event in principe maar 400 bezoekers ontvangen. Permanente infrastructuren kunnen hierop een uitzondering krijgen, maar dan moeten ze wel aan een aantal voorwaarden voldoen. Het belangrijkste is dat je je publiek opdeelt in compartimenten. Voor elk compartiment moet alles apart aanwezig zijn. Zo moet er dus voor elke groep een apart toilet, een aparte bar, een aparte inkom en uitgang,… zijn. DepartXXL is zo opgebouwd dat we aan elk van deze voorwaarden voldoen.

Het terrein heeft drie van deze compartimenten die compleet van elkaar gescheiden zijn zodat de bezoekers uit de verschillende compartimenten elkaar niet kunnen kruisen tijdens het event.

Deze basisinfrastructuur wordt gratis aangeboden.

Bekijk hier de pleinfiche van het Nelson Mandelaplein in pdf. Het autocad bestand kan je aanvragen via departxxl@kortrijk.be

depart-organiseer

Naast de verschillende compartimenten zijn er nog een aantal tools die nodig zijn om de ‘corona-test’ te doorstaan. Die tools bieden wij eveneens aan:  

Ticketing

Wij kunnen ticketing voorzien, maar dit is niet verplicht indien de organisator zelf een evenwaardig systeem voorziet, dat aan volgende voorwaarden voldoet:

Digitaal bestellen en betalen
Contacttracing mogelijk

Communicatie met de tickethouders

Scannen aan de inkom

Indien je als organisator wenst gebruik te maken van het Depart XXL ticketing systeem betaal je € 1 per ticket.

Tickets verkopen aan de deur is in corona-tijden geen optie. Daarmee maak je een extra wachtrij en dat kan niet de bedoeling zijn. De manier waarop je een inkomkaartje bemachtigt is dus essentieel om de toelating te krijgen om een event te organiseren. Daarom ook is de ticketing een onderdeel van het Depart XXL verhaal. Daarnaast stelt de ticketing ons in staat om de bezoekers te registreren in een lijst die nodig is voor contacttracing en kunnen we ook vooraf communiceren met de bezoekers over bijvoorbeeld de toeleiding naar de juiste ingang. (Depart XXL heeft drie ingangen, voor elk compartiment één)

Het Depart XXL ticketing systeem uitgelicht

Voor je eventbezoekers: 

Bestellen 
Op de website van DepartXXL staan alle events die op de site door gaan. Klik op het event dat je wil bezoeken, duid het aantal tickets aan, vertel wie je bent en reken af. Je krijgt de tickets in je mailbox samen met alle richtlijnen die je moet volgen (welke parking, welke inkom, hoe kan je drankjes bestellen…).

Bezoeken
Print je ticket of sla het op op je smartphone, en begeef je naar de inkom die op je ticket staat vermeld. De verschillende inkompoorten zullen op de site duidelijk staan aangeduid. Ga in de wachtrij staan op veilige afstand, laat je ticket scannen en hup…

Voor jou als organisator: 

Samen met de tickets wordt achter de schermen heel wat voor je geregeld om corona-proof te kunnen werken.   

  • Registratie i.k.v. contacttracing 

  • Communicatie i.k.v. mobiliteit/crowdmanagement/barhandling 

  • Ticketscanners zodat je ten allen tijde weet hoeveel mensen op het terrein zijn en wie er is… 

Ticketing kost helaas ook centen. De ticketing-machinerie zelf (website waarop je event komt te staan en met enkele muisklikken een ticket bestellen, de scan-apparaten, de communicatie naar de bezoeker,…), maar ook de transactiekosten voor digitale betaling laat ons landen op een kost van €1 per ticket.

Bars & Dranken

• Vrij van brouwer indien gewenst
• Standaardaanbod van dranken  + koelingen en taps via Depart

• Bestelapp en cashless betaling verplicht

• Transactiekost voor organisator: 13ct payconic/17ct bancontact

Net zoals in de horeca mag een bezoeker niet zelf naar de bar lopen om een drankje te bestellen. Voor een totale capaciteit van 850 bezoekers is dat geen sinecure. Daarom is ook het systeem om vanop je stoel te bestellen en betalen in DepartXXL aanwezig.  

  • De bezoeker scant een QR-code en komt op een menukaart terecht met alle drankjes die ter beschikking zijn. Hij of zij beslist wat te drinken, betaalt en de bestelling wordt afgeprint in de bar. Daar maken de medewerkers de bestelling klaar die dan door een runner naar de bubbel wordt gebracht.  

  • De barapp kost op zich niets aan de organisator. Digitaal betalen kost wel centen. Een transactie met Payconic kost 13 cent, een transactie met Bancontact kost 17 cent. Deze kost wordt dus aangerekend per transactie (bestelling), niet per drankje!! Cash betalen is geen optie.

  • Op de site zelf wordt er gratis wifi aangeboden, zodat bezoekers geen gebruik moeten maken van hun eigen mobiele data (bijv. bij scannen QR codes, bestelling dranken, etc.).

DepartXXL is vrij van brouwer. Elke organisator kan in zee met zijn leverancier. Voor organisatoren die niet helemaal thuis zijn in deze wereld hebben we uiteraard een mooi aanbod. Omdat Depart zelf vlakbij is kunnen we het drankenassortiment vanuit Depart aanbieden tegen bijzonder mooie prijzen. Voor zij die willen. 

Hygiëne en ontsmetting 

• Ontsmettingszuiltjes aanwezig
• Affichage en grondmarkeringen aanwezig

• Ontsmettingsgels handen aanwezig

• Ontsmettingsmateriaal voor materiaal aanwezig

• Verplicht op te volgen hygiëneplan

Wie corona zegt zegt handen ontsmetten. DepartXXL zou niet corona-proof zijn als alle ontsmettingszuiltjes, affiches en grondmarkeringen niet aanwezig zouden zijn. Daarnaast beschikt DepartXXL over een hygiëneplan die ook voor jou als organisator een belangrijke leidraad is.  

Eventbeheerder 

• Raad en daad van een adviseur

Wie na het aanbod van DepartXXL nog koudwatervrees heeft om een event te organiseren is bij de Stad Kortrijk aan het juiste adres om advies te krijgen in hoe je event te organiseren. Elk event moet bijvoorbeeld een ‘CERM’ invullen, een Covid-Event-Risico-Model. Als organisator krijg je een eventbeheerder toegewezen die je hierin op weg kan zetten. Met dit, maar met nog nog zo veel meer. 

Podium 

• Podium 12x6m
• Getakelde frond/mid/backtruss

• Geen klank- en/of lichtinstallatie voorzien

DepartXXL heeft een mooi podium van 12x6m. In dat podium hangt een getakelde front, mid en backtruss. Er hangt weliswaar geen klank- en lichtshow in het geheel, dus daarvoor moet je als organisator zelf aan de slag.  

Meubels 

• Geen meubilair aanwezig
• Wel bubbelmarkering

De bubbels op Depart XXL zijn niet bemeubeld. Het ene event heeft tafels en stoelen nodig, het andere barkrukken en een ton of gewoon klapstoeltjes… Bovendien moeten deze meubels na elk gebruik ontsmet worden. Daarom kozen we ervoor om dit niet aan te bieden. Wat we wel hebben zijn verschillende attributen die nodig zijn, zoals de QR-codes bij elke bubbel, of kunstgrastapijtjes om de bubbels van elkaar te onderscheiden.  

Toegankelijk 

• Volledig toegankelijk

De Stad Kortrijk zet zoals steeds in op toegankelijkheid van elk event. Voor DepartXXL is dat niet anders. We werkten aan een volledige toegankelijkheid van elk compartiment, met oprijhellingen, een vlakke houten vloer, miva-sanitair, enz. …

Bijkomende vragen of onduidelijkheden? Aarzel dan zeker niet om contact met ons op te nemen via het telefoonnummer 056 27 74 00 of departxxl@kortrijk.be

 

Dien je event aanvraag in via het evenementenloket

Event kalender en ticket info

Coronamaatregelen voor events

 

 

Depart XXL
Depart XXL