Zaalhuur CK*

Omschrijving

Cultuurcentrum Kortrijk beschikt over een unieke infrastructuur: de grandeur van de bonbonnièrezaal van De Kortrijkse Schouwburg, de onlangs vernieuwde Concertstudio met zijn uitmuntende akoestiek, de intimiteit van het Arenatheater, de balletzaal of de exporuimte in de benedengalerie.
Als organisator kan je deze infrastructuur huren om er activiteiten allerhande te organiseren.

Onze zalen hebben de volgende maximumcapaciteit:

• Schouwburg: 823 personen
• Arenatheater: 120 personen
• Foyer: 350 personen
• Balletzaal: 30 personen
• Concertstudio: 224 personen

Voorwaarden

• In principe kan iedereen de zalen van Cultuurcentrum Kortrijk gebruiken voor zowel culturele als commerciële activiteiten.
  Worden NIET toegestaan: privé aangelegenheden zoals familie-, verjaardags- en communiefeesten.
• De aanvrager moet altijd de werkelijke organisator zijn. Dit blijkt onder meer uit de promotie, financiële afhandeling van het contract. Aanvragen waarbij het vermoeden aanwezig is dat de aanvrager steeds optreedt als bemiddelaar voor de werkelijke organisator worden geweigerd.
• Activiteiten mogen niet in strijd zijn met de openbare orde en de goede zeden. Indien dit wel het geval is, wordt de overeenkomst verbroken op basis van een gemotiveerd politiebesluit en dit zonder schadeloosstelling.

Aanvragen

Wie?
Iedereen kan de infrastructuur aanvragen. De aanvrager moet altijd de werkelijke organisator zijn van de culturele of commerciële activiteit die geen privé-aangelegenheid (familie-, verjaardags- of communiefeest) betreft.

Wanneer?
De aanvraag om een zaal te huren kan tijdens de openingsuren van De Kortrijkse Schouwburg, rekening houdend met volgende tijdstippen:

PODIUMZALEN:

• De erkende Kortrijkse amateurkunstenverenigingen en erkende professionele kunstorganisaties met jaarlijks weerkerende en regelmatige activiteitenperiodes hebben voorrang. Dit betekent dat zij als eerste (tussen 1 september en eind november van het gestarte seizoen) kunnen reserveren voor het daaropvolgende seizoen. Zij worden hiertoe expliciet uitgenodigd door de zaalhuurverantwoordelijke.
• De maanden november tot februari van het lopende seizoen worden voorbehouden voor het vastleggen van het eigen programma van Cultuurcentrum Kortrijk.
• Vanaf 1 maart wordt de kalender voor het komende seizoen voor alle gebruikers opengesteld.
• Je kunt in de loop van een seizoen nog steeds reserveren voor activiteiten tijdens dat seizoen zelf. Onze zalen zijn druk bezet, maar als er een gaatje vrij is in onze kalender helpen we jou graag verder.
• De foyer van De Kortrijkse Schouwburg is slechts beschikbaar voor een aparte activiteit indien er op hetzelfde moment geen andere activiteiten in het gebouw plaatsvinden.
• Wie de Schouwburgzaal huurt, heeft voorrang op het gebruik van de foyer. De foyer kan slechts door één organisator uitgebaat worden.

BALLETZAAL:

• Vanaf 1 juni van het lopende seizoen, kan je de balletzaal voor een jaarcursus reserveren voor het seizoen daarop. Vanaf 1 september kan je de balletzaal reserveren voor losse workshops of kort lopende cursussen.
• Ingebouwde stadsdiensten (bv. Conservatorium) met een vast jaarrooster hebben voorrang op het gebruik van de balletzaal. Zodra deze lesroosters ingepland zijn, neemt de zaalhuurverantwoordelijke contact op met de andere gebruikers van de balletzaal voor de verdere planning.

BENEDENGALERIE:

• Vanaf 1 juni van het lopende seizoen kan je de benedengalerie reserveren voor het seizoen daarop.

Hoe?
Reserveren gebeurt bij de zaalhuurverantwoordelijke van Cultuurcentrum Kortrijk. Je neemt best eerst contact op om de beschikbare data na te gaan.

• Wil je in de zaal repeteren of heb je een extra opbouwdag nodig, dan moet je die ook reserveren. Het aantal repetities/opbouwdagen worden beperkt tot 1 dag. Speel je een reeks van drie of meer voorstellingen, dan heb je recht op maximum twee repetities/opbouwdagen in de schouwburg en drie repetities/opbouwdagen in de concertstudio. Repetities kunnen in principe enkel op maandag, dinsdag of woensdag. Ook een repetitie in het kader van je activiteit, vermeld je best meteen bij de aanvraag.
• Na het eerste (telefonisch) contact stuurt de zaalhuurverantwoordelijke je een optiebevestiging. Op dit formulier vul je alle praktische gegevens i.v.m. je activiteit in en vermeld je uitdrukkelijk of het over een optie, dan wel over een definitieve bevestiging gaat. Je stuurt het ingevulde formulier binnen de twee weken terug per post, fax of mail. Stuur je het formulier niet terug binnen die termijn, dan gaan we ervan uit dat je niet langer geïnteresseerd bent en vervalt de optie.
• Indien je beslist de optie om te zetten naar een definitieve boeking, dan laat je dat schriftelijk weten aan de zaalhuurverantwoordelijke. In principe kan een optie niet langer dan 3 weken behouden blijven. Als de zaalhuurverantwoordelijke na deze termijn geen definitieve bevestiging of annulering krijgt, wordt de optie geschrapt.
• Zodra je optie bevestigd is, ontvang je van ons een huurcontract. De reservering is pas definitief wanneer we het huurcontract ondertekend terug ontvangen.
• Gelieve zoveel mogelijk gegevens correct in te vullen op de optiebevestiging. Dit formulier wordt later gebruikt om het contract op te stellen en de activiteit binnenshuis voor te bereiden.

Wat meebrengen?
Adres- en facturatiegegevens van de organisatie en de optiebevestiging.

Ontvangen van het huurcontract

Wanneer?
Ten laatste twee maanden voor aanvang van je activiteit ontvang je het huurcontract.

Het contract vermeldt:

• De datum van de activiteit, het aanvangsuur, de titel, de uitvoerders, de organisator en de contactpersoon. Gelieve deze gegevens te controleren, eventueel te verbeteren en aan te vullen. Op basis van deze gegevens wordt de activiteit binnenshuis voorbereidt.
• Het gehanteerde huurtarief en de prijs van eventuele bijkomende diensten. Deze vormen de basis voor de facturering. 

Ondertekening en terugsturen van het huurcontract

Wanneer?
Het huurcontract stuur je uiterlijk één maand na ontvangst ondertekend terug. Bij late reservering stuur je het contract onmiddellijk terug.

Door het ondertekenen van het huurcontract bevestig je de inhoud van de gebruikersgids te kennen en ermee akkoord te gaan. Dit betekent dat je de regels en afspraken aanvaardt en geniet van een aantal faciliteiten.