Safe Party Zone voor organisatoren

Omschrijving

Safe Party Zone is een label dat aantoont dat jij als organisator geeft om de veiligheid op jouw feest.

Het label geeft immers aan dat je een opleiding hebt gevolgd over veilig organiseren (de fuifbuddie opleiding) én dat je aan de ingang onze software gebruikt waarmee je de toegang kan ontzeggen aan gekende amokmakers.

Safe Party Zone bestaat uit een logo dat je kan vermelden op de promotie en de tickets van jouw fuif en uit een aantal computers waarmee je aan de ingang een ID-scan kan uitvoeren.

Voorwaarden

• Enkel jeugdverenigingen die erkend zijn door de Stad Kortrijk kunnen het Safe Party Zone label opgespeld krijgen.
• Minstens één lid van de jeugdvereniging heeft de opleiding tot fuifbuddie gevolgd.

Aanvragen

Wie?
De aanvraag wordt bij voorkeur gedaan door de fuifbuddie binnen de jeugdvereniging. Indien dit niet kan mag ook de hoofdorganisator van de fuif de aanvraag behandelen.

Wanneer?
De aanvraag gebeurt minstens drie weken voor je de promotie drukt van jouw fuif. Neem het beste contact op van zodra je weet waar en wanneer je de fuif zal organiseren.

Hoe?
 Je kan Safe Party Zone aanvragen door een mail te sturen naar jeugdcentrum@kortrijk.be. In deze mail vermeld je van welke jeugdvereniging je bent, waar de fuif plaats vindt en wanneer de fuif door gaat.

Verder verloop

• Er wordt gekeken of er op de datum van jouw fuif voldoende PC’s vrij zijn om het luik ‘toegangscontrole’ van Safe Party Zone op jouw fuif te handhaven. Indien zo gaan we verder, indien niet kan je het label helaas niet krijgen.
• In tweede instantie wordt gekeken of de uitbater van de zaal waar je een fuif organiseert akkoord is met het feit dat je het toegangscontrolesysteem van Safe Party Zone gebruikt aan de ingang. Daarvoor moet er immers een ‘overeenkomst betreffende de bewaking van de openbare orde’ worden gesloten tussen de uitbater en de Stad Kortrijk. Bij jouw eerste contact met Team Jeugd zal je meteen te horen krijgen of er al zo’n overeenkomst werd gesloten met de uitbater in kwestie. Indien er zo’n overeenkomst is, dan kan je verder met Safe Party Zone. Indien niet, dan moet er eerst een overeenkomst worden ondertekend. Hiervoor contacteert Team Jeugd zelf de uitbater.
• Als Safe Party Zone vrij is en de uitbater van de zaal ondertekende de ‘overeenkomst betreffende de bewaking van de openbare orde’, dan krijg je van Team Jeugd een mail. In die mail staan een aantal praktische afspraken over het afhalen van Safe Party Zone. In bijlage zitten een aantal extra’s:
  • Een logo:
    Dit logo moet vermeld worden op alle promotie van de fuif: flyers, tickets, affiches, website,… De vermelding helpt bezoekers eraan te herinneren dat ze hun identiteitskaart moeten meebrengen en toont aan mensen met een Safe Party Zone-toegangsverbod dat ze niet welkom zijn op het evenement. Zorg er dus voor dat het logo op álle promo komt: van zodra dit niet het geval is kan de bezoeker met een toegangsverbod zich op het promostuk zonder logo baseren om toch de toegang op te eisen. 
  • Een vermelding voor op de tickets:
    In het kader van de wet op de privacy moet op de tickets volgend tekst worden opgenomen:
    Dit ticket is een overeenkomst. Bij aankoop ervan verklaar je je akkoord dat jouw persoonsgegevens kunnen worden verwerkt indien je inbreuken pleegt op het huishoudelijk reglement van de fuif (www.kortrijk.be/safepartyzone) . Die verwerking van de gegevens gebeurt enkel ifv de toegangscontrole op Safe Party Zone-events en zal gebeuren volgens de modaliteiten zoals vermeld in de algemene politieverordening van de stad Kortrijk hoofdstuk 10, artikel 268 b
  • Een aantal standaard briefings:
    Uiteraard moeten jouw medewerkers en de mensen van de professionele securityfirma die je inschakelt op de hoogte zijn hoe Safe Party Zone werkt. Je krijgt daarom drie briefings mee:
    • Voor de professionele securityfirma: maak deze briefing over een de securityfirma waarmee je voor de avond een contract sloot. Op die manier zijn ze op de hoogte wat ze moeten doen aan de ingang en indien er zich ernstige feiten voordoen op de fuif.
    • Voor de vrijwilligers uit jouw organisatie die belast zijn met een veiligheidstaak: Ook de vrijwilligers die instaan voor een veiligheidstaak krijgen een briefing voor wat ze moeten doen indien zich ernstige feiten voor doen.
      LET OP: De personen die instaan voor een taak die betrekking heeft op persoonscontrole moeten hiervoor de toestemming hebben van de burgemeester. Je moet daarvoor ruim op voorhand (ten laatste 3 weken voor de fuif) hun naam, adres, geboortedatum en rijksregisternummer doormailen naar burgemeester@kortrijk.be. Nadat deze personen gecontroleerd werden op een aantal zaken (leeftijd= minimum 18 jaar, geen veroordelingen, lid van de vereniging,…) krijg je van de burgemeester een schriftelijke toestemming. Maak dat je deze toestemming op de fuif aanwezig hebt!
    • Voor de bedieners van de Safe Party Zone pc’s: Deze personen krijgen een briefing hoe ze met de pc’s moeten omgaan en hoe ze kunnen antwoorden op de meest gestelde vragen.

Hoe installeer je Safe Party Zone op jouw fuif?

Ophalen materialen

In de mail die je van Team Jeugd ontving staat een aantal afspraken over het afhalen van Safe Party Zone vermeld.  

Wie haalt af?

De persoon die Safe Party Zone heeft aangevraagd komt bij voorkeur het materiaal halen 

Wanneer haal je af?

Het tijdstip waarop het materiaal kan worden afgehaald wordt meegedeeld in de e-mail met de richtlijnen voor Safe Party Zone. Het materiaal kan opgehaald worden in het JOC. 

Wat krijg je mee?

• PC’s in flightcases:
  Het belangrijkste van Safe Party Zone bestaat uit laptops die zitten opgeborgen in flight cases. De software van Safe Party Zone is een database waarin de gegevens staan verborgen van gekende amokmakers. Aan de ingang wordt door middel van een scan van de identiteitskaart van de bezoekers gekeken of zij in de database staan opgenomen. Indien dit het geval is verschijnt er een rood licht op het scherm en wordt hen de toegang ontzegd.
• Infozuil
  Uiteraard moeten bezoekers van een Safe Party Zone fuif weten waar ze aan toe zijn. Dit kan door middel van de vermelding van het logo op de promo, de tekst op de tickets, maar ook dankzij de infozuil aan de ingang. Hier staan de ‘huisregels’ vermeld, met als belangrijkste item het feit dat een toegangsverbod kan uitgevaardigd worden indien de veiligheid van andere fuivers bewust,  herhaaldelijke en/of zwaar in het gedrang werd gebracht.
• Opzetten Safe Party Zone
  De infozuil én de pc’s waarmee gescand wordt dienen te worden opgesteld vóór de bezoeker een ingangsticket heeft besteld. Hiermee vermijd je dat iemand na het betalen van een ticket toch de toegang wordt ontzegd.
  Het aantal PC’s die je dient op te stellen wordt mee bepaald door de grootte van de fuif. Je kan er zelf over beslissen om het scannen al dan niet op te splitsen volgens de rijen V.V.K. en A.D.D.. Ervaring leert dat dit eigenlijk niet nodig is.

Terug brengen materialen

Wie?

De persoon die Safe Party Zone heeft aangevraagd komt bij voorkeur het materiaal terug brengen

Wanneer?

Het tijdstip waarop het materiaal terug gebracht moet worden wordt meegedeeld in de e-mail met de richtlijnen voor Safe Party Zone.

Kosten

Safe Party Zone is gratis