Gebruik lokaal Jeugdontmoetingscentrum Kortrijk

Omschrijving 

Het Jeugdontmoetingscentrum (JOC) heeft op de eerste verdieping vier lokalen. Twee van de lokalen werden reeds ingericht: als muziekrepetitielokaal en als danslokaal (met spiegels). De andere twee lokalen zijn polyvalent en zijn voorzien van tafels en stoelen.
* Lokaal 1: Lokaal voorzien met tafels en stoelen
* Lokaal 2: Lokaal bij voorkeur gebruikt als muziekruimte
* Lokaal 3: Lokaal bij voorkeur gebruikt als dansruimte
* Lokaal 4: lokaal voorzien van tafels en stoelen. In de ruimte staat één grote kast die voor gebruikers niet toegankelijk is.

Voorwaarden

• De prioritaire doelgroep van het JOC is jeugdwerk. Daarna volgen scholen en socioculturele organisaties, al wordt er steeds voorrang verleend aan activiteiten van jeugdinitiatieven of activiteiten met een jeugdig karakter.
• Activiteiten met een privaat karakter (verjaardagsfeest, communie,...) kunnen niet doorgaan in het JOC.

Aanvragen

Wie?
De verantwoordelijke of medewerker van de aanvragende organisatie.

Wanneer?
Het hele jaar door, ten minste 3 dagen voor de activiteit.

Hoe?
Je kan de beschikbaarheid van de zaal opvragen via de het online aanvraagformulier of door contact op te nemen met het JOC:

Kostprijs

• Gratis activiteiten
  • Erkende jeugdverenigingen: € 0
  • Jeugdorganisaties van buiten kortrijk € 5
  • Verenigingen voor volwassenen € 10
  • Opbrengstactiviteiten (vb. fuiven)
• Erkende jeugdverenigingen: € 15
  • Jeugdorganisaties van buiten kortrijk € 25
  • Verenigingen voor volwassenen € 35
  • Alle prijzen zijn geldig voor één dagdeel van 6 uren.

De boekingsprocedure in 4 eenvoudige stappen

1. Aanvraag accommodatie

• On- line: Via het aanvraagformulier kan je je informeren om de accommodatie te boeken. Nadat we het aanvraagformulier hebben ontvangen wordt deze zo snel mogelijk behandeld. Je wordt terug gecontacteerd per e-mail.
• Off-line: Je kan ook contact opnemen met of een bezoekje brengen aan het JOC. Je krijgt er meteen een antwoord of het lokaal beschikbaar is, waarna de nodige documenten later per e-mail of per post worden opgestuurd.

2. Optie plaatsen

Als de zaal beschikbaar is wordt een reservatiebevestiging en gebruiksovereenkomst opgemaakt. Indien je de zaal aanvroeg door middel van een bezoek aan de JOC-balie, dan ontvang je deze bevestiging en overeenkomst meteen. In het geval van telefonisch contact, dan worden deze documenten aan de aanvrager toegezonden. In deze reservatiebevestiging zit ook de lijst met beschikbare materialen en hun gebruikstarief opgenomen. Bij het plaatsen van de boeking kan je deze lijst ingevuld mee sturen.

3. Boeking plaatsen

Als de huurovereenkomst ingevuld terug bezorgd wordt aan het JOC, dan wordt, indien nodig, een factuur voor de huurprijs en waarborg opgemaakt en toegezonden.  Bij het ontvangen van een kopie van de huurovereenkomst en de ontvangst van de betaling van de factuur (indien die er is) is de reservatie definitief.
De huurprijs en waarborg kunnen betaald worden via overschrijving, of terplekke met cash of met bancontact (dit dient te gebeuren minstens 3 werkdagen voor de activiteit).

4. Betaling

Als er extra kosten zijn gemaakt, bijvoorbeeld door het gebruik van materiaal dat niet werd gereserveerd, dan ontvang je een na het gebruik uitnodiging tot betaling van deze extra materialen. Het bedrag van deze factuur wordt verminderd met de waarborg. Indien de waarborg hoger is dan de gemaakte kosten, dan zal het verschil terug gestort worden.

Concrete afspraken

Je kan de sleutels van het gebouw en het lokaal komen afhalen in het JOC. Dit kan enkel op maandag-, woensdag-, en vrijdagmiddag van 14-18 u. . Als je  belet bent op die momenten, dien je een afspraak te maken met het secretariaat van het JOC. Na de activiteit vragen wij je om de sleutels terug in de brievenbus van het administratief gebouw te deponeren.

Annuleringsvoorwaarden

Als je een definitieve boeking wenst te annuleren neem je meteen contact op met het secretariaat.
Je betaalt een annuleringsvergoeding die  afhankelijk is van de termijn tussen geboekte periode en het moment van annulering. Raadpleeg de volledige boekingsprocedure bij nuttige documenten onderaan deze pagina.

Nuttige documenten links

Je kan de volledige gebruikersgids hier downloaden. Hierin staat alle nuttige info over het JOC.