Gebruik zaal Jeugdontmoetingscentrum (JOC) te Kortrijk

  

Omschrijving

Het JOC is een jeugdcentrum en beschikt over een polyvalente zaal van 320m² die geschikt is voor fuiven, quizzen, recepties,…

De zaal is geschikt voor 370 personen bij een ‘staand publiek’. Indien er tafels en stoelen staan opgesteld is de capaciteit geschikt voor 240 personen. De zaal omvat standaard een geluidsinstallatie en stapelbare tafels en stoelen.

Samen met de medewerkers van het JOC kan je daarbovenop jouw eigen pakket met extra’s samen stellen. Zo beschikt de zaal over een uitgebreid drankassortiment dat reeds gekoeld op je staat te wachten. Aangevuld met onze feestverlichting, trussen en statieven, partytafels, projectiemateriaal,… zijn we er zeker van dat jouw feest een knaller wordt!

Voorwaarden

• De prioritaire doelgroep van het JOC is jeugdwerk. Daarna volgen scholen en socioculturele organisaties, al wordt er steeds voorrang verleend aan activiteiten van jeugdinitiatieven of activiteiten met een jeugdig karakter.
• Particulieren kunnen er niet terecht voor fuiven en bijeenkomsten in de privé sfeer (communies, verjaardagen, trouwfeesten ...). Heb je als jonge particulier echter een leuk idee dat geschikt zou zijn als publieke activiteit voor Kortrijkse jongeren, kom ons dan zeker bezoeken. Wij helpen je verder!
• Indien er drank wordt gebruikt of verkocht in de zaal, dan is drankafname via het JOC verplicht.
  

Aanvragen

Wie?
De verantwoordelijke of medewerker van de aanvragende organisatie.

Wanneer?
Het hele jaar door, ten minste 14 dagen voor de activiteit.

Hoe?
Je kan de beschikbaarheid van de zaal opvragen via het on-line aanvraagformulier of door contact op te nemen met het JOC

Kostprijs

• Gratis activiteiten
  • Erkende jeugdverenigingen: € 10
  • Jeugdorganisaties van buiten kortrijk € 10
  • Verenigingen voor volwassenen € 20
• Opbrengstactiviteiten (vb. fuiven)
  • Erkende jeugdverenigingen: € 30
  • Jeugdorganisaties van buiten kortrijk € 50
  • Verenigingen voor volwassenen € 70
  • Commercieel gebruik € 100

Alle prijzen zijn geldig voor één dagdeel van 6 uren.

De boekingsprocedure in 4 eenvoudige stappen

1. Aanvraag accommodatie
   On- line: Via het aanvraagformulier kan je je informeren om de accommodatie te boeken. Nadat we het aanvraagformulier hebben ontvangen wordt deze zo snel mogelijk behandeld. Je wordt terug gecontacteerd per e-mail.
   Off-line: Je kan ook contact opnemen met of een bezoekje brengen aan het JOC. Je krijgt er meteen een antwoord of de zaal beschikbaar is, waarna de nodige documenten later per e-mail of per post worden opgestuurd.
2. Optie plaatsen
   Als de zaal beschikbaar is wordt een reservatiebevestiging en gebruiksovereenkomst opgemaakt. Indien je de zaal aanvroeg door middel van een bezoek aan de JOC-balie, dan ontvang je deze bevestiging en overeenkomst meteen. In het geval van telefonisch contact, dan worden deze documenten aan de aanvrager toegezonden. In deze reservatiebevestiging zit ook de lijst met beschikbare materialen en hun gebruikstarief opgenomen. Bij het plaatsen van de boeking kan je deze lijst ingevuld mee sturen.
3. Boeking plaatsen
   Als de huurovereenkomst ingevuld terug bezorgd wordt aan het JOC, dan wordt een factuur voor de huurprijs en waarborg opgemaakt en toegezonden.  Bij het ontvangen van een kopie van de huurovereenkomst en de ontvangst van de betaling van de factuur is de reservatie definitief.
   Indien er extra materialen worden aangevraagd via de materiaallijst, dan zal de JOC verantwoordelijke contact met je opnemen om de lijst met materialen te checken op volledigheid.
   De huurprijs en waarborg kunnen betaald worden via overschrijving, of terplekke met cash of met bancontact (dit dient te gebeuren minstens 3 werkdagen voor de activiteit).
4. Betaling
   Kort na het gebruik ontvang je een uitnodiging tot betaling van de verbruikte dranken en eventuele extra gebruikte materialen. Het bedrag van deze factuur wordt verminderd met de waarborg. Indien de waarborg hoger is dan de gemaakte kosten, dan zal het verschil terug gestort worden.

Concrete afspraken

Je kan de sleutels van het gebouw en het lokaal komen afhalen in het JOC. Dit kan enkel tijdens de openingsuren. Als u belet bent op die momenten, dien je een afspraak te maken met het secretariaat. Na de activiteit vragen wij je om de sleutels terug in de brievenbus van het administratief gebouw te deponeren.

Indien je de zaal gebruikt voor een fuif, dan moet Safe Party Zone gehanteerd worden.

Annuleringsvoorwaarden

Als je een definitieve boeking wenst te annuleren neem je meteen contact op met het secretariaat.
Je betaalt een annuleringsvergoeding die  afhankelijk is van de termijn tussen geboekte periode en het moment van annulering. Raadpleeg de volledige boekingsprocedure bij nuttige documenten onderaan deze pagina.

Nuttige documenten 

Je kan de volledige Gebruikersgids JOC. Hierin staat alle nuttige info over het JOC.